Service des archives
Mandat et responsabilités |
Le service des archives médicales assure la gestion intégrée de l'information clinique afin de:
- soutenir la continuité et la qualité des soins;
- assurer la protection des renseignements personnels;
- répondre aux exigences légales et organisationnelles;
- soutenir la gestion et la prise de décision par la production de données fiables.
Le service des archives médicales assume les responsabilités suivantes :
Gestion des dossiers médicaux
- agir comme un agent d’innovation en soutenant la transformation numérique des renseignements de santé afin d’en améliorer l’accessibilité, la qualité et la sécurité.
- assurer la création, la mise à jour, la conformité et la conservation des dossiers médicaux.
- veiller à la complétude des dossiers et effectuer les suivis requis auprès des intervenants.
- assurer la disponibilité des dossiers selon les besoins cliniques et administratifs.
Protection des renseignements personnels
- assurer le respect des lois et politiques en matière de confidentialité.
- gérer les accès aux dossiers selon le principe du moindre privilège.
- journaliser les accès aux différents systèmes.
- traiter les demandes d’accès à l’information dans les délais prescrits.
Gestion documentaire
- assurer la numérisation, l'indexation et l'archivage des documents.
- gérer le cycle de vie documentaire, incluant la conservation et la destruction sécurisée.
- maintenir la qualité et l'intégrité des informations documentées
Circulation et logistique des dossiers
- assurer la circulation efficiente des dossiers médicaux entre les installations.
- effectuer le suivi des prêts et des retours de dossiers.
- répondre aux besoins prioritaires, notamment en contexte d'urgence.
Production et gestion des données statistiques
- participer à la codification et à la structuration des données nécessaires à la production de statistiques.
- produire, valider et diffuser les statistiques médicales et administratives.
- analyser et interpréter les données afin de soutenir la gestion et la planification.
- contribuer aux activités de reddition de comptes et aux exigences ministérielles.
Soutien aux équipes et à la gestion
- offrir un soutien aux équipes cliniques en matière de documentation.
- accompagnement les gestionnaires dans l'utilisation et l'interprétation des données.
- collaborer aux audits, vérifications et projets organisatrionnels.
Gestion des systèmes d'information
- assurer la gestion des accès et le soutien aux utilisateurs des systèmes d'information cliniques.
- participer à l'implantation, au pilotage et à l'optimisation des outils numériques/ systèmes d'information.
- contribuer à l'amélioration continue des processus, des données et des outils.
- assurer la mise à jour des pratiques et des procédures.
Conformité et gouvernance
- assurer la conformité aux normes, lois et exigences en matière de gestion de l'information
Notre structure |
À venir - Organigramme
Coordonnées |
CSSS du Haut-St-Laurent
| Centre de santé et de services sociaux du Haut-St-Laurent (CSSS du Haut-St-Laurent) établissement regroupé Courriel : archives.hsl.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca |
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| Télécopieur : 450-829-2688 |
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| Télécopieur : 450-264-3664 |
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CSSS Jardins-Roussillon
| Centre de santé & de services sociaux Jardins-Roussillon (CSSS Jardins-Roussillon) Courriel : Hôpital Anna-Laberge : archives.jr.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca CLSC : archives.clscjr.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca |
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| Télécopieur : 450-699-2510 |
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| Télécopieur : 450-691-6202 |
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| Télécopieur : 450-454-4538 |
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| Télécopieur : 450-444-6276 |
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CSSS du Suroît
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Centre de santé et de services sociaux du Suroît (CSSS du Suroît) |
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| Télécopieur : 450-373-0325 |
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| Télécopieur : 450-429-6602 |
|
| Télécopieur : 450-371-7454 |
|
| Télécopieur : 450-371-4910 |
|
| Télécopieur : 450-371-6340 |
|
| Télécopieur : 450-455-8631 |
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CSSS Vaudreuil-Soulanges
| Centre de santé & de services sociaux Vaudreuil-Soulanges (CSSS Vaudreuil-Soulanges) Télécopieur: 450-424-3039 Courriel : divulgation.vaudreuil.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca |
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Réadaptation
| Centre réadaptation en déficience physique CRDP (CMR) Télécopieur: 450 676-8739 Courriel: Archives-CMR16@ssss.gouv.qc.ca |
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| Services spécialisées DITSA (2e ligne) CRDITSA de la Montérégie-Est (CRDITEDME) CRDITSA de la Montérégie-Ouest (SRSOR) Télécopieur: 450 348-6739 Courriel: 16_crdi-tsa_acces_information@ssss.gouv.qc.ca |
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| Services spécialisées (3e ligne) Longueuil Télécopieur: 450-443-9083 Courriel: archives.crd.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca |
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Pilotage des applicatifs et statistiques |
Applicatifs sous la responsabilité des archives
- APR-DRG
- DMÉ organisationnel
- DSQ
- I-CLSC
- Index-patient maître d'établissement (IPO/IPM/eClinibase)
- Med-Echo
- SIED
- SIR-SRD
- Stat-Guichet
Missions desservies par les archives |
1e ligne
- Note de service - Octopus I-CLSC
- Calendrier des périodes financières 2025-2026 I-CLSC
- Qui fait quoi - Archivistes médicales en CLSC
Réadaptation
À venir
Hôpitaux
À venir
Hôpital Anna-Laberge
À venir
Hôpital Barrie-Memorial
À venir
Hôpital du Suroît
À venir
Documents d'encadrement et outils de référence |
Documents d'encadrement
- CDR-10362 - Cadre de référence sur la gestion, la tenue et l'accès aux dossier des usagers
- Note de service - Processus PRA-DPSCS-10000 sur les données brutes et les données à conserver au dossier de l'usager
- PRA-DPSCS-10000 - Processus données brutes ou à conserver au dossier de l'usager
- Feuilet d'information - Où se trouve l'information clinique au CISSSMO
- PRS-DPSCS-10001 - Gestion de l’avis sur le préjudice grave lié à la santé mentale lors d’une demande d’accès au dossier
- CLI-60653 Accès au dossier - Avis sur le préjudice grave
Vérifcateur général du Québec (VGQ)
À venir
Accès à l'information et confidentialité |
Comment faire une demande ?
À venir
Où envoyer la demande ?
À venir
Cadre légal (LRSSS)
À venir
Formulaire à utiliser
- AH-216 - Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier (français)
- AH-216A - Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier (anglais)
- Note de service - Autorisation de communiquer des renseignements - dossier usager décédé
- CLI-60527 - Autorisation de communiquer des renseignements - dossier usager décédé (français)
- CLI-60527A - Autorisation de communiquer des renseignements - dossier usager décédé (anglais)
- Note de service - Partage de renseignements de santé et de services sociaux
- CLI-60264 - Partage de renseignements de santé et de services sociaux inter-organismes
- Note de service - Communication des données confidentielles par messagerie électronique non sécurisée
- CLI-60705 - Communication de renseignements personnels par messagerie électronique (français)
- CLI-60705A - Communication de renseignements personnels par messagerie électronique (anglais)
Journalisation
À venir
Protection des renseignements personnels
Inventaire des fichiers de renseignements personnels
Dossier médical électronique (DMÉ) |
Formations
Les trois capsules suivantes s'adressent principalement aux utilisateurs en mode consultation
Page de connexion au DMÉ
Recherche d'un dossier patient
Consultation de documents numérisés
Une formation complète sur l'utilisation du dossier médical électronique (DME) MYLE est disponible sur la plateforme numérique ENA (#18876)
Cette formation comporte deux profils:
- profil clérical: s'adresse aux agents administratifs
- profil médical: s'adresse aux professionnels prescripteurs et autres professionnels
Procédures et outils d'encadrement
- Processus de communication d'une note dans le DME MYLE entre médecins spécialistes et médecins de famille pratiquant au CISSS de la Montérégie-Ouest
- Demande de réinitialisation mot de passe - DMÉ MYLE
- Balises encadrant la fonction "étoile" dans le DMÉ MYLE
- Visualisation documents approuvés dans le DMÉ MYLE
- Filtrage des notes pour consultation dans le DMÉ MYLE
- Étapes à suivre en cas de problème ou de panne - DMÉ MYLE
Numérisation et indexation
À venir
Communications (Notes de service)
- Utilisation des comptes génériques - DMÉ MYLE
- Dossier médical électronique (DMÉ MYLE) pour les services de 2e ligne
- Rappel important - Ne pas supprimer les mémos dans DMÉ MYLE
- Mise à jour du dossier médical électronique (DMÉ MYLE) – 13 juillet 2026
Dossier Santé Québec (DSQ) |
Système d'information des événements démographiques (SIED) |