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SIED | Système d'information sur les événements démographiques (page d'information)

13 septembre 2022

Mise à jour : 5 octobre

À compter du 20 septembre 2022, le bulletin de décès (SP-3) passe au format numérique par le biais du système d’information des évènements démographiques (SIED).

Le système a pour principaux objectifs de simplifier la gestion des bulletins de décès en passant du papier au numérique et d’accélérer le traitement des évènements démographiques, en commençant par les décès, à l’Institut de la statistique du Québec. Le formulaire de décès demeure le même que la version papier.

Se connecter au bulletin de décès informatisé

Application Système d’information des évènements démographiques (SIED)

🖱️ Sélectionner l’option « Connexion avec un compte Outlook du SSSS » sur la page d’accueil.

🛠 Procédure pour se connecter et se déconnecter du SIED

RAPPEL IMPORTANT concernant un enjeu de sécurité et la marche à suivre pour l'utilisation d'un poste de travail partagé

Pour accéder à SIED : https://sied.msss.gouv.qc.ca
Vous devez sélectionner « Connexion avec un compte Outlook »
Vous devez saisir votre adresse Outlook « SSSS » (CISSS ou .med pour les médecins) et votre mot de passe de ce même compte Outlook :

Attention : Si aucune authentification n’est nécessaire pour accéder au SIED et que vous utilisez un ordinateur partagé, assurez-vous d’être connecté à votre nom.

Si ce n’est pas votre nom qui s’affiche, c’est que l’utilisateur précédent ne s’est pas déconnecté de son compte Outlook (voir point 4).
Pour se déconnecter du SIED en toute sécurité (important sur un ordinateur avec session Windows partagée),

Dans SIED (en haut à droite de la fenêtre) :

Et dans Outlook (en haut à droite de la fenêtre) :

À noter que pour le moment, les deux déconnexions sont nécessaires même si vous n’avez pas ouvert votre Outlook. L’équipe SIED du MSSS travaille actuellement pour éviter que vous ayez aussi à vous déconnecter de Outlook.

Version imprimable de la procédure.

Utiliser le bulletin de décès informatisé | outils utiles

Cette section regroupe tous les outils utiles à l'utilisation du SIED.

Demande de création ou modification d'un compte

Faites une requête dans Octopus (Archives médicales/Création ou modification d'un compte).

Utilisation d'un poste de travail partagé | RAPPEL IMPORTANT!

Consultez la note de service concernant un enjeu de sécurité et la marche à suivre pour l'utilisation d'un poste de travail partagé (fenêtre de navigation privée).

Formation

Un environnement de formation est accessible (super-utilisateurs et personnes en ayant fait la demande) : cliquez ici

Vidéos utiles

Consulter les formulaires en cours :

Compléter les différentes sections :

Autres outils liés aux formulaires :

Guide de l'utilisateur

Disponible directement sur la plateforme SIED : Section Guides et formulaires.

Questions-réponses

Quels médecins assumeront la signature des décès?

Pour les hôpitaux, c’est le médecin traitant ou le médecin de garde.
Pour les CHSLD, c’est le médecin traitant ou le médecin de garde.
Pour les CLSC, c’est le médecin responsable du suivi en SPFV à domicile de l’usager.

Le déploiement du SIED se fera dans un 2e temps dans les GMF extramuros.

Est-ce qu'il y aura des capsules de formations spécifiques à chacune des directions?  

Non, ce sont des capsules vidéos faites par le MSSS et qui sont plutôt par onglet ou par outils disponibles dans le formulaire SIED. Ces capsules vidéos sont disponibles sur la page intranet du SIED et dans la boîte à outils des médecins (mdcisssmo.com).

Est-ce que les intervenants qui remplissent le SP-3 seront documentés dans l’applicatif du MSSS afin qu'ils n'aient pas à réécrire une note au dossier ? 

Il y a une journalisation visible à partir des outils pour chacun des formulaires SIED. Par contre, celle-ci ne remplace pas la note au dossier. Celle-ci pourrait être raccourcie en faisant référence au formulaire SIED.

Est-ce que les agentes administratives des départements seront impliquées pour compléter les informations générales du formulaire?

Les agentes administratives pourront compléter les onglets Lieu/Identification, État civil, Auteur et Disposition du corps selon les processus mis en place dans chacune des missions.

Où sera déposé le lien web pour accéder à SIED ?

L’application est disponible par la page intranet du SIED et dans la boîte à outils des médecins (mdcisssmo.com).

Où retrouver mon code d’utilisateur ?

Il n’y a pas de code d’utilisateur spécifique pour accéder au SIED. Les utilisateurs doivent sélectionner l’option « Connexion avec un compte Outlook du SSSS » sur la page d’accueil.

Pour accéder au SIED, vous devrez entrer votre adresse ainsi que votre mot de passe Outlook SSSS habituel.

Pour plus d’information, consulter la procédure de connexion disponible sur intranet ou dans la boîte à outils des médecins.

Devons-nous connaitre le nom de l'entreprise de services funéraires (ESF) qui arrive parfois plus tard par la famille, pour pouvoir signer ?

L’onglet « Disposition du corps » où l’identification de l’ESF est inscrite n’a pas être obligatoirement complété pour que le médecin puisse signer le formulaire.

Par contre, lorsque l’information sera connue, n’oubliez pas d’aller l’ajouter, car c’est seulement lorsque l’ESF est identifié que ces derniers ont accès au formulaire de leur côté pour la prise en charge du corps.

Est-ce que le médecin doit remplir l’information de la disposition du corps?

Selon les processus des missions, ce sont les agentes administratives ou les infirmières qui collaborent à la complétion de cet onglet du formulaire.

Si un médecin a des questions/problèmes avec qui peut-il communiquer?

Vous devez vous référer au document « SIED-Aide aux utilisateurs » pour vous guider à savoir à qui adresser votre question ou votre problème. Celui-ci est disponible via la page http://mdcisssmo.com/ ou la page Intranet dédiée au SIED.

Pour tout soutien supplémentaire, vous devez acheminer un courriel détaillé de votre besoin à l'adresse courriel suivante : dspem.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Pour le support urgent au SIED de soir, de nuit et de fin de semaine, vous devez communiquer avec le coordonnateur d'activité de garde (hôpitaux, CHSLD et CLSC). Si non urgent, vous référer à la question 9 du présent document.

Comment les utilisateurs peuvent-ils retrouver les guides d’utilisateur ?

Les guides d’utilisateur sont disponibles dans l’environnement du SIED sous la rubrique « Guides et formulaires ».

Est-ce que le SIED remplace le formulaire K-27 (déclaration de décès Covid-19) ?

Non le formulaire K-27 doit continuer d’être remplis.

Qui remplit les causes de décès lors d’une autopsie ?

Cela a toujours été au pathologiste qui fait l'autopsie qui signait le SP3. Cela demeure le cas avec la plateforme SIED.

D'où l'importance une fois les informations nominatives (Lieu/Identification, État civil) complétées de partager le SP3 à l'installation de votre CISSS ou à l'établissement référent qui pratiquera l'autopsie pour que le pathologiste puisse le compléter.

Quels champs peuvent être modifiés dans le formulaire et par qui une fois la déclaration de décès signée?

Les formulaires ne peuvent plus être modifiés après la signature du médecin à l’exception des centres hospitaliers, où l’archiviste médicale peut apporter une correction lors de la révision du dossier.

Voici les démarches à faire pour chacune des institutions lorsque le bulletin de décès n'est plus modifiable directement dans le SIED :

ISQ : Les informations à corriger peuvent être acheminées par courriel à l’adresse registre_demographique@stat.gouv.qc.ca. Inscrivez seulement le numéro du formulaire et la modification à effectuer
DEC : Le DEC doit recevoir un document signé et daté du médecin qui a constaté le décès, indiquant la nature de l’information à corriger et de brèves explications sur les raisons pour lesquelles l’information doit être corrigée. De son côté, le DEC accepte les communications par télécopieur. Le numéro de télécopieur actuel est 418 528-9411.

Est-ce que le formulaire SIED doit être déposé au dossier de l’usager?

L’impression est faite au besoin. Il est à noter que les formulaires sont disponibles dans le SIED pour une durée de 100 ans.

Peut-on continuer de remplir le formulaire papier (SP-3) la mise en production du SIED?

Une période de transition finissant le 20 octobre 2022 est acceptée de la part du MSSS. Il sera donc possible pendant cette période de compléter le formulaire papier SP-3 et l’envoyer au organismes externes (INQ et Directeur de l’état civil).

Par contre, il ne doit pas avoir de doublon. C’est-à-dire que si le formulaire a été complété et envoyé papier, aucun formulaire SIED ne doit être complété pour le même usager.

À partir du 21 octobre 2022, aucune copie ne peut être envoyé aux organismes externes (INQ et DEC).

Qui peut supprimer un formulaire saisi en double ?

Vous devez contacter une archiviste médicale de votre installation. Celle-ci pourra supprimer un formulaire saisi en double qui n'a pas été signé par un médecin.

Nouvelles

Note de service - Déploiement et procédure

Autres outils

Page Web d'information | MSSS
Processus de gestion de la déclaration de décès - mission hospitalière
Pour la liste des ESF avec permis 2022, cliquez ici.

Besoin de soutien (connexion, utilisation, etc.)

Des difficultés pour vous connecter?

PERSONNEL

MÉDECINS

Problème relié avec votre compte Outlook «SSSS» :
1. Requête Octopus (Technologie de l’information)
2. Si urgence : communiquez au 1 877 600-4669, option 3.

Problème relié à la plateforme SIED :
ex.: Un message indique que vous n’avez pas d’installation associée à votre compte

1. Faites une requête dans Octopus
(Archives médicales/Création ou modification d'un compte)

2. Si urgence, communiquez avec un pilote locale
(voir ci-dessous)

Écrivez au dspem.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Pilotes locales

CLSC et CHSLD : Valérie Martin au 450 454-4671, poste 6207
Hôpital Anna-Laberge : Mylène Denault au 450 699-2425, poste 4200
Hôpital Barrie-Mémorial : Marie-Christine Lemieux au 450 829-2321, poste 3214
Hôpital du Suroît : Bianca Raymond au 450 371-9920, poste 2662

À noter que les pilotes locales sont disponibles en semaine, de jour seulement. De soir et de nuit, vous devez laisser un message dans la boîte vocale et un retour d’appel sera fait dès que possible.

Problème concernant l'utilisation du SIED?

PERSONNEL

MÉDECINS

Vous pouvez adresser votre question à l'un des super-utilisateurs de votre direction.

Pour tout soutien supplémentaire, vous devez acheminer un courriel détaillé de votre besoin à l'adresse courriel suivante : dspem.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Pour un support urgent de soir, nuit, fin de semaine et jours fériés : communiquez avec le coordonnateur de garde (hôpitaux, CHSLD et CLSC).

Direction des programmes Soins critiques et spécialisés (DPSCS)

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