Gestion des activités de remplacement (GAR DRHDO)
Notre rôle et offre de service
OFFRE DE SERVICE DE LA GAR DRHDO
Le service de la gestion des activités de remplacement à la direction des ressources humaines et du développement organisationnel est responsable de la confection des horaires et de la gestion de la liste de rappel pour le personnel administratif, les professionnels et le personnel des services auxiliaires. Notre centrale d’appel est opérationnelle tous les jours de 6h00 à minuit.
Voici une liste exhaustive, mais non limitative de nos principaux services :
Responsable de la gestion du personnel de la liste de rappel et des équipes volantes;
Responsable de la planification de la main-d’œuvre indépendante;
Assure les remplacements long terme et ponctuels en appliquant les dispositions de la convention collective;
Contribue et participe à la confection des horaires de travail;
Conseille, soutien et accompagne les gestionnaires et les responsables aux horaires dans la gestion et la confection de leurs horaires;
Promu les meilleurs pratiques en matière d’activités de remplacement;
Offre de la formation continue auprès des gestionnaires et des responsables aux horaires.
Nos équipes
Les services de la gestion des activités de remplacement au CISSS de la Montérégie-Ouest sont constitués de :
Deux (2) cadres intermédiaires;
Deux (2) agents et agentes de gestion du personnel;
Deux (2) techniciens et techniciennes en administration;
Onze (11) agentes et agents administratifs classe 1; et
Vingt-deux (22) agentes et agents administratifs classe 2.
Gestionnaire de la GAR DRHDO
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Véronique Lemieux, CRHA, est cheffe du service de la gestion des activités de remplacement à la direction des ressources humaines et du développement organisationnel. Détentrice d’un baccalauréat en administration des affaires – gestion des ressources humaines et d’un microprogramme de deuxième cycle en administration des services de santé, elle œuvre depuis plus de 23 ans à titre de conseillère principale dans le milieu des ressources humaines, dont quatre (4) ans à titre de gestionnaire au CISSS de la Montérégie-Ouest au sein du service de la gestion des activités de remplacement. Véronique est aussi la supérieure immédiate des employés de la liste de rappel et de l’équipe volante pour le personnel administratif, les assistants en réadaptation, les professionnels et le personnel des services auxiliaires. |
Pour avoir une liste exhaustive du Qui fait quoi? à la GAR, clique ici : Qui fait quoi à la gestion des activités de remplacement
Boîte à outils pour les employés
Clique ici pour consulter la boîte à outils pour les gestionnaires et les responsables aux horaires
Gestion de mon horaire et de mes disponibilités
Gestion de mon horaire
Tu peux consulter ton horaire en tout temps, du travail ou de la maison, sur un ordinateur en cliquant ici.. Il est déconseillé de consulter le GRH-Web sur votre téléphone intelligent ou sur une tablette électronique. Tu auras besoin de ton code usager et du mot de passe qui t’ont été remis lors de ton embauche. On te recommande de consulter ton horaire régulièrement (au moins deux (2) fois par semaine), car il peut être modifié par la GAR ou par ton gestionnaire.
Le code usager est composé des deux (2) premières lettres de ton nom de famille, des deux (2) premières lettres de ton prénom, suivi d'un nombre. Le mot de passe est composé des deux (2) premières lettres de ton nom de famille, des deux (2) premières lettres de ton prénom, et des trois (3) derniers chiffres de ton numéro d'assurance social, suivi du #.
Par exemple, les accès de François Untel serait UNFR0123 et son mot de passe unfr456#.
Gestion de mes disponibilités
À certaines occasions, tu auras la possibilité de modifier et de mettre à jour tes disponibilités court terme, long terme ou temps supplémentaire. Pour plus d’informations, rends-toi sur la page complète des disponibilités en en cliquant ici pour plus d'informations.
ATTENTION ! Tu ne peux pas modifier tes disponibilités à tout moment. Nous t’invitons à consulter les dispositions locales de ta convention collective pour savoir à quel moment tu peux le faire.
Tu peux également consulter le document qui contient les dates d'application pour les demandes de réduction de disponibilité. 
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Demande de congé
Si tu souhaites bénéficier d’un congé ou modifier tes vacances, tu dois aviser ton supérieur immédiat le plus rapidement possible afin qu’il puisse évaluer ta demande. Tu peux consulter le formulaire approprié en cliquant ici.
Calendrier de confection des horaires
Le service de la GAR affiche les horaires quatre (4) fois par année pour une période de 12 semaines (16 semaines en été). Tu peux consulter le calendrier de confection des horaires en cliquant ici.
Tu peux également consulter le Calendrier de confection des horaires 2024-2025.
Présentation Powerpoint de la journée d'accueil
Pour comprendre la base et le fonctionnement du service de la gestion des activités de remplacement, consulte la présentation Powerpoint de la journée d’accueil | Journée d'accueil GAR.
Procédure de réclamation d’un manque à gagner
Tu peux consulter le formulaire à compléter ci-dessous :
GAR-DRHDOAJ (Cat. 2-3-4) : Réclamation d'un manque à gagner | Formulaire GAR-DRHDO
Même si nous vous demandons de prioriser le formulaire électronique, nous accepterons les formulaires en version papier également.
Espace étudiant
Le sais-tu? Si tu es aux études dans un domaine relié à un titre d’emploi de la Nomenclature des titres d'emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du réseau de la santé et des services sociaux, il est possible de déroger à la disponibilité minimale pour travailler seulement une fin de semaine sur deux (1/2 FDS).
Voici les étapes à respecter si tu désires remplir une demande de réduction de disponibilité ou congé d’études pour chacune de vos sessions.
Tu étudies dans un domaine relié à la Nomenclature des titres d'emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du réseau de la santé et des services sociaux et tu as plus d’un (1) an de service. Voici comment faire pour pouvoir bénéficier du congé pour études :
- Remplir une nouvelle disponibilité web qui sera en vigueur dès votre première journée d’école. Une capsule webinaire est disponible en ligne afin de vous aider si vous éprouvez des difficultés à remplir une disponibilité.
- Remplir le formulaire de demande de congé et modification de vacances : formulaire de demande de congé et modification de vacances.
- Une fois complété, tu dois faire autoriser le formulaire par ton gestionnaire et lui fournir une preuve d’études. Cette preuve doit contenir les informations suivantes : nom, prénom, statut (temps plein, temps partiel), domaine d'études, nom de l'établissement ainsi que les dates de début et de fin de session.
IMPORTANT ! Une nouvelle demande de congé d'études devra être complétée à chaque début de session. Cette demande doit être acheminée au moins 30 jours à l'avance.
Tu as moins d’un (1) an de service et tu es actuellement étudiant à temps complet. Voici comment faire pour déroger de la disponibilité minimale et travailler une fin de semaine sur deux.
- Remplir une nouvelle disponibilité web qui sera en vigueur dès votre première journée d’école. Une capsule webinaire est disponible en ligne afin de vous aider si vous éprouvez des difficultés à remplir une disponibilité.
- Remplir le formulaire de demande de congé et modification de vacances : formulaire de demande de congé et modification de vacances.
- Une fois complété, tu dois faire autoriser le formulaire par ton gestionnaire et lui fournir une preuve d’études. Cette preuve doit contenir les informations suivantes : nom, prénom, statut (temps plein, temps partiel), domaine d’études, nom de l’établissement ainsi que les dates de début et de fin de session.
Si tu es titulaire de poste ou en remplacement long terme dans un service
Tu dois envoyer tes documents à ton chef de service avant la date butoir.
Si tu fais partie d’une équipe volante ou tu assures un poste à temps partiel temporaire, sans remplacement et sans poste (TPT)
Tu dois faire faire parvenir tes documents à l’une des adresses courriel ici-bas selon votre catégorie d’emploi avant la date butoir.
Adresses courriel de la GAR :
Catégories 1 et 2 (PAB, PAU, ASSS et ADS) : evtpo.dsieu.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Catégories 2 (services auxiliaires, techniques et de metier, 3 et 4) : gar.etudiants.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Questions fréquemment posées
Que dois-je faire lorsque je dois m'absenter ou que je débute un arrêt de travail?
Si tu dois t’absenter du travail pour une raison qui échappe à ton contrôle, voici ce que tu dois faire :
- Communique avec un agent de la GAR par téléphone le plus rapidement possible afin d’activer le processus de remplacement de ton quart de travail (l’agent indiquera une absence à motiver ‹AAM› à ton horaire);
- Justifie ton absence auprès de ton supérieur immédiat (ton gestionnaire modifiera l’AAM pour le code d’absence approprié).
ATTENTION ! En cas d’urgence, en dehors des heures d’ouverture de la GAR, tu dois rejoindre un coordonnateur d’activités de soins.
N.B. S'il s'agit d'un arrêt de travail, tu dois faire parvenir ton billet médical au service de la gestion intégrée de la présence au travail (bureau de santé) par courriel : ssmet.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca ou par télécopieur au 450-699-8134. Tu peux consulter la page complète du service de la gestion intégrée de la présence au travail en en cliquant ici.
Que dois-je faire si on m'a téléphoné ou texté pour m'offrir un remplacement ou des quarts de travail?
Si un membre de notre équipe a laissé un message sur ton téléphone pour t’offrir des quarts de travail en régulier ou en temps supplémentaire : RAPPELLE-NOUS!
Tu es disponible en temps régulier?
Les quarts de travail en temps régulier (au ponctuel ou en affectation long terme) sont octroyés par ancienneté. Lorsqu’un agent communique avec toi, tu es prioritaire pour ledit quart de travail ou ledit remplacement pendant un certain délai. Dépassé ce délai, si l’affectation est octroyée à un autre employé, tu ne pourras plus la réclamer.
ATTENTION ! Un quart de travail qui te revient en régulier pourrait être ajouté automatiquement à ton horaire s’il est prévu à plus de sept (7) jours d’avis. On te recommande de consulter ton horaire au moins deux (2) fois par semaine.
Tu es disponible en temps supplémentaire?
Les quarts de travail en temps supplémentaires sont octroyés par tour de rôle*. Lorsqu’un agent communique avec toi, tu es prioritaire pour ledit quart de travail pendant un certain délai. Dépassé ce délai, si le quart de travail est octroyé à un autre employé, tu ne pourras plus le réclamer.
*Le tour de rôle est calculé selon la dernière offre que tu as reçue pour un quart de travail en temps supplémentaire. Un quart de travail accepté ou refusé et même un message laissé sur ton répondeur sont des exemples de situation pour lesquelles tu perds ta priorité sur ton tour de rôle.
Dans tous les cas, les agents de la GAR communiqueront avec toi à une seule reprise pour chaque quart de travail. C’est aussi possible que plusieurs quarts de travail te soit offert dans le même appel. Dans ce cas, c’est maintenant de ta responsabilité de nous rappeler pour nous informer de ta disponibilité ou de ta non disponibilité à prendre un quart de travail.
Que dois-je faire lorsque mon code d'accès à Espresso Web (Logibec), pour consulter mon horaire, ne fonctionne pas ou que j'ai oublié mon mot de passe?
Tu as besoin de soutien ? Communique avec le service de l’administration du personnel, de la rémunération, des avantages sociaux et des systèmes d’information de gestion : remuneration.as.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
Que dois-je faire si j'ai une erreur sur ma paie?
Tu dois contacter ton gestionnaire, celui-ci pourra s'assurer de faire une correction.
Qui dois-je contacter pour connaître le nombre de jours de vacances ou de maladie qu'il me reste dans ma banque?
Lors de ta connexion à Espresso Web (Logibec), tu peux retrouver cette information sous la section Dossier employé puis Banques. Cette information se trouve également au bas de ton talon de paie.
À qui dois-je m’adresser pour faire mon choix de vacances ou modifier celui-ci?
Lorsque le moment est venu d'exprimer ses choix de vacances, tu dois te rendre sur le module GRH-PAIE Web afin de formuler tes préférences dans les délais prescrits.
Lorsque tu désires modifier ton choix de vacances à l'extérieur des délais prescrits, tu dois remplir le formulaire de demande de congé ou modification de vacances CISSSMO.
Une fois complétée, le formulaire devra être acheminé à ton gestionnaire.
Quelles sont les dates de sorties d’horaire et les dates limites pour remettre une demande de congé?
Pour connaître les dates de sorties d'horaire et les dates limites pour remettre une demande de congé, tu peux consulter le calendrier de confection des horaires 2023-2024
Comment puis-je savoir si je suis éligible pour faire du temps supplémentaire (TS)?
La rémunération à taux supplémentaire est applicable :
- Pour tout travail effectué en supplément à la journée normale de travail ou de la semaine régulière de travail;
- Les heures complétées à l'intérieur de l'intervalle minimum de 16 heures entre deux quarts de travail, à moins que l'intervalle ait été réduit par arrangement local.
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