Processus d’accueil, d’orientation et d’intégration (page en construction)
Page en construction
Préparation avant l'arrivée
Courriel de confirmation d'embauche ou de stage
Si vous vous joignez au CISSSMO depuis une autre organisation, ce courriel contient une foule de documents essentiels qu’il vous faut compléter et nous renvoyer le plus rapidement possible.
Corps du courriel (félicitations, documents à compléter, formations à suivre, personnes contact)
Lisez attentivement le courriel, celui-ci détaillera ce qui est attendu de vous relativement à l’ensemble des pièces jointes.
Confirmation d'embauche (dossier employé, disponibilités, infos utiles)
Conservez précieusement ce document, qui vous indique notamment votre numéro d’employé en haut de la première page ainsi que de nombreuses informations utiles pour votre accueil et votre intégration.
Documents d'embauche à compléter (déclaration engagement, accès égalité, assurances, impôts)
Vous avez des difficultés à compléter ces documents? Aucun souci, contactez simplement XXX afin de bénéficier de soutien pour cette étape.
Liste des formations ENA à suivre
Certaines formations obligatoires doivent être suivies avant votre première journée. N’hésitez pas à consulter le guide pour l’environnement numérique d’apprentissage (ENA) afin de savoir comment vous connecter et utiliser la plateforme.
Descriptif de la journée d'accueil organisationnelle
Votre passage au CISSSMO débutera avec une demi-journée d’accueil organisationnel.
Descriptif du régime d'assurance Beneva
Découvrez notre partenaire Beneva.
Transmission des documents finaux
Si vous vous joignez au CISSSMO depuis une autre organisation, assurez-vous de bien nous transmettre l’ensemble des documents demandés. Typiquement, deux envois vous seront demandés. Un pour la photo, l’autre pour les documents.
Réception de la photo
La photo est essentielle pour produire votre carte employé.
Réception du diplôme, du permis, du spécimen chèque, des formulaires et des attestations
- Assurez-vous d'avoir complété et envoyé les documents qui vous ont été acheminés dans votre courriel de confirmation d'embauche, et ce avant votre première journée au travail :
- Documents pour compléter l’ouverture de votre dossier (ex. : diplôme, certificat de naissance. etc.);
- Toutes vos attestations d’expérience;
- Spécimen de chèque;
- Formulaires à compléter.
Expression des disponibilités
Suite à la réception de votre courriel d'embauche, assurez-vous d'aller exprimer vos disponibilités, si cela vous concerne, afin que le Service de gestion des activités de remplacement (GAR) puisse procéder à la validation de celles-ci et planifier vos formations/orientations.
Afin d’être outillé pour exprimer votre disponibilité, veuillez consulter les outils suivants :
- Guide du salarié pour l’expression des disponibilités
- Capsule vidéo pour disponibilité : Vous trouverez la capsule vidéo et les documents associés sur la page ‘’Disponibilités’’ de la gestion des activités de remplacement.
Transmission de la carte employé via le gestionnaire ou superviseur
Votre gestionnaire ou superviseur vous transmettra votre carte employé lors de votre accueil. Si celle-ci n’est pas en sa possession, assurez-vous d’avoir bien transmis votre photo par courriel. Un délai de X jours est attendu entre l’envoi de la photo et la réception de la carte.
Transmission par courriel de la confirmation salariale
Une fois l’ensemble des documents nécessaires transmis, vous recevrez par courriel une confirmation de votre salaire.
L’échelon salarial dépendant de vos diplômes et de vos expériences, il n’est malheureusement pas possible de confirmer le salaire exact tant que les documents pertinents n’ont pas été étudiés. Il vous est toutefois possible d’estimer votre salaire en vous rendant sur le site du CPNSSS et en consultant l’échelle salariale de votre titre d’emploi.
Préparation du milieu
À la suite de la confirmation de votre arrivée, votre gestionnaire ou superviseur ainsi que votre nouvelle équipe se mobilisent pour vous accueillir. Voici un aperçu des éléments qui seront réalisés avant votre première journée.
Annonce de l'arrivée à l'équipe
Sauf dans de très rares exceptions, votre équipe aura été mise au courant de votre arrivée et vous attendra avec impatience à votre première journée.
Envoi des requêtes Octopus nécessaires (carte d'accès, courriel, ordinateur, jeton, logiciel, iris, codes cliniques)
Ces requêtes peuvent prendre jusqu’à trois semaines pour être résolues. Ne paniquez donc pas si la demande a été réalisée trop tard et que certains accès ne sont pas fonctionnels à vos débuts.
Désignation d'un pair-accompagnateur pour la période d'orientation et d'intégration
Le pair-accompagnateur est une personne identifiée par votre gestionnaire ou superviseur pour vous soutenir à travers votre période d’orientation et d’intégration. Celle-ci pourra vous aider à vous familiariser avec votre nouveau rôle et votre nouvelle équipe en plus de répondre à la majorité de vos questions.
Si vous n’avez pas de pair-accompagnateur dédié, n’hésitez pas à en demander un à votre gestionnaire ou superviseur.
Désignation d'un responsable de la première journée d'accueil
Souvent rempli par le gestionnaire ou le pair-accompagnateur, le rôle de la personne responsable de la première journée d’accueil est de vous accueillir à votre arrivée lors de votre première journée et de vous faire visiter les lieux.
Préparation du plan d'intégration de la nouvelle personne
Le plan d’intégration vise à donner un aperçu des premières semaines. Un exemple peut d’ailleurs être trouvé ici.
Si vous n’avez pas de plan d’intégration, n’hésitez pas à en demander un à votre gestionnaire ou superviseur.
Élaboration du plan de transfert de connaissances avec le prédécesseur ou un collègue
Pour certains types de poste, un document de transfert de connaissances peut être complété par la dernière personne l’ayant occupé. Un modèle est disponible ici.
Préparation de l'espace de travail de la nouvelle personne (nom sur la porte, pigeonnier, casier, matériel)
Sauf dans de très rares exceptions, votre espace de travail aura été préparé pour votre première journée.
Prise de contact par le milieu
Quelqu’un de votre nouvelle équipe devrait vous contacter par téléphone ou par courriel avant votre accueil afin de répondre à vos questions et vous communiquez des détails importants. Si à moins d’une semaine de votre première journée, personne n’a pris contact avec vous, n’hésitez pas à communiquer directement avec votre gestionnaire ou superviseur pour l’en informer.
Appel (présentation, réponse aux questions, explication journée accueil)
Le CISSS de la Montérégie-Ouest encourage les milieux à communiquer de vive-voix avec leurs nouveaux collaborateurs avant leur première journée. Il est toutefois possible que certains privilégient l’utilisation du courriel.
Courriel (détails journée d'accueil, choses à apporter)
Une communication devrait vous être transmise par courriel avant votre arrivée par votre nouvelle équipe avec les détails nécessaires pour votre première journée. Consultez vos courriels indésirables au besoin et n’hésitez pas à interpeller votre gestionnaire ou superviseur si nécessaire.
Préparation de l'organisation
Pendant que vous et votre nouvelle équipe vous préparez à votre première journée, différents acteurs de l’organisation s’assurent également que tout soit prêt pour vos débuts :
- Création du dossier Logibec
- Création du dossier stagiaire
- Création de l'horaire de la nouvelle personne
- Planification d'une première rencontre avec la nouvelle personne
Premières journées - Accueil
Accueil organisationnel
Tout nouvel employé doit se présenter à une journée d'accueil organisationnelle. Elle permet d’avoir l’information de base concernant l’organisation, mais aussi certains modes de fonctionnement propres au réseau de la santé et des services sociaux.
Présentation Powerpoint offerte lors de la journée d'accueil
Accueil dans le milieu
Voici un aperçu de ce que devraient comprendre vos premières journées :
- Premier contact avec l'équipe (gestionnaire, pair-accompagnateur, collègues)
- Visite des lieux (installation, aires communes, poste de travail)
- Présentation du fonctionnement de l'équipe (offre de service, rôles, responsabilités, procédures)
- Présentation des ressources (intranet, documents de référence, personnes-ressources)
- Discussion avec votre gestionnaire ou superviseur (horaire de travail, attentes mutuelles)
- Présentation du plan d'intégration (incluant les formations)
- Remise des outils (matériel, accès)
Premières semaines - Orientation
L’orientation consiste à un ensemble d’activités permettant au nouvel employé de se familiariser progressivement à ses nouvelles fonctions, aux normes de pratiques, au fonctionnement de l’équipe et à l’organisation des services. Cette étape vise aussi l’acquisition et l’intégration des connaissances, de compléments de théorie et des techniques nécessaires à l’exercice de ses nouvelles tâches ou nouvelles fonctions (FIQ, 2019). Plusieurs modalités d’apprentissage (observations, lectures, formations, coaching, accompagnement individualisé, etc.) peuvent être offertes.
Orientation par le milieu
Formations
Votre développement professionnel ne faisant que commencer, nous vous invitons à consulter éventuellement la page du service de la formation pour répondre à toutes vos questions à ce sujet. D’ici là, il est essentiel que vous maitrisiez les deux concepts suivants.
Formations obligatoires
Plusieurs formations sont obligatoires à votre arrivée. Nous vous invitons à contacter votre gestionnaire ou superviseur afin de savoir lesquelles.
Environnement numérique d’apprentissage (ENA)
Cliquez sur le lien suivant pour accéder à l'ENA
👤 Nom utilisateur: idem que GRH-PAIE
🔒 Mot de passe: idem que GRH-PAIE
Pour vous aider !
Consultez le Guide d'apprenant ENA. Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions avec des indications pas à pas.
Pour toute autre question sur l’ENA, n’hésitez pas à consulter la page intranet dédiée.
Premiers mois - Intégration
Intégration dans le milieu
Soutien par le pair-accompagnateur
Le pair-accompagnateur est une personne identifiée par votre gestionnaire ou superviseur pour vous soutenir à travers votre période d’orientation et d’intégration. Celle-ci pourra vous aider à vous familiariser avec votre nouveau rôle et votre nouvelle équipe en plus de répondre à la majorité de vos questions.
Si vous n’avez pas de pair-accompagnateur dédié, n’hésitez pas à en demander un à votre gestionnaire ou superviseur.
Échanges périodiques avec le gestionnaire
Des rencontres informelles de suivi devraient être planifiées par votre gestionnaire ou superviseur tout au long de votre période d’intégration. N’hésitez pas à faire preuve de proactivité en l’invitant vous-même à prévoir cette rencontre.
Évaluation de l'accueil, de l'orientation et de l'intégration
Évaluation par le milieu
Suivi de la première semaine
Peu importe votre situation, une rencontre informelle de suivi devrait être planifiée par votre gestionnaire ou superviseur après environ une semaine. N’hésitez pas à faire preuve de proactivité en l’invitant vous-même à prévoir cette rencontre.
Fin de la période d'essai
Les employés ayant fait l’objet d’une mutation au sein du CISSS bénéficient d’une période d’essai.
Cet outil (hyperlien à venir) permet d’estimer la date de fin de la période d’essai.
Mi-probation
Les nouveaux employés bénéficient d’une période de probation.
La durée de la période de probation varie en fonction des titres d’emploi et des catégories de personnel. Cet outil permet d’estimer les dates de mi-probation et de fin de probation.
Nous vous invitons également à vous familiariser dès votre arrivée en poste avec votre formulaire d’évaluation d’une période de probation.
À noter que le formulaire ci-dessus sert à l’évaluation de la probation de tous les employés sauf les infirmières auxiliaires, infirmières, infirmières cliniciennes, externes, PAB, CEPAB, CEPI, ASSS et ADS. Voici le lien vers les formulaires d'évaluation de probation pour ces titres d'emploi.
Une évaluation informelle de mi-probation devrait être réalisée par votre gestionnaire. N’hésitez pas à faire preuve de proactivité en invitant vous-même celui-ci à prévoir cette rencontre.
Fin de la probation
Les nouveaux employés bénéficient d’une période de probation.
La durée de la période de probation varie en fonction des titres d’emploi et des catégories de personnel. Cet outil permet d’estimer les dates de mi-probation et de fin de probation.
Nous vous invitons également à vous familiariser dès votre arrivée en poste avec votre formulaire d’évaluation d’une période de probation.
À noter que le formulaire ci-dessus sert à l’évaluation de la probation de tous les employés sauf les infirmières auxiliaires, infirmières, infirmières cliniciennes, externes, PAB, CEPAB, CEPI, ASSS et ADS. Voici le lien vers les formulaires d'évaluation de probation pour ces titres d'emploi.
Évaluation par le nouvel employé ou stagiaire
Une mauvaise expérience, un défi, un irritant ou simplement des questions non répondues? Nous nous engageons à améliorer l'expérience d'accueil, orientation et intégration de tous les contributeurs du CISSSMO. Laissez-nous tout simplement votre commentaire.