Accueil employé / stagiaire / gestionnaire

Félicitations, vous vous êtes dotés d’un nouvel employé ou d'un nouveau gestionnaire dans votre équipe. Il peut aussi s'agir d'un stagiaire qui sera parmi vous pour une période de temps déterminée! En tant que supérieur immédiat, vous avez un rôle de premier plan à jouer dans son intégration au sein du CISSS de la Montérégie-Ouest.

Objectifs et impacts d'un programme d’accueil et d'intégration

L’intégration dans son nouvel emploi est une étape importante du parcours d’un individu dans une organisation. La qualité de l’accueil réservé aux nouvelles recrues a un impact significatif sur la productivité et l’atteinte des objectifs organisationnels, mais également sur le sentiment de compétence, le lien d’appartenance et ultimement, l’envie des individus de poursuivre leur parcours au sein de l’organisation.

Le contexte actuel de pénurie de main-d’œuvre nous pousse à investir des ressources considérables dans le recrutement, mais nous négligeons parfois nos programmes d’accueil et d’intégration. Qui plus est, lorsqu’un poste est demeuré vacant depuis un certain temps ou qu’il est comblé dans une équipe réduite, les attentes envers la nouvelle recrue sont souvent hautes. L’équipe peut s’attendre à ce que la personne nouvellement arrivée s’approprie le poste dans les plus brefs délais possibles et qu’elle soit disposée à « apprendre sur le tas ».

La qualité de l’intégration d’un nouvel employé ne repose pas uniquement sur son adaptation à ses nouvelles tâches. Elle doit permettre à la personne de comprendre le contexte organisationnel qui s’y rattache et de se sentir incluse parmi son nouveau groupe de pairs.

Il est important de se rappeler que nous n’avons qu’une seule chance de faire une bonne première impression !

La clé : planifier et structurer

La durée du processus d’intégration peut varier selon différents facteurs, entre autres, la nature du poste, l’expérience de l’employé et selon qu’il arrive de l’extérieur ou de l’intérieur de l’organisation. Il demeure toutefois essentiel que des mécanismes établis soient en place pour permettre au nouveau venu d’obtenir les renseignements et le soutien nécessaire pour se sentir compétent et à sa place. La structure du programme d’accueil devrait inclure des mécanismes avant l’arrivée au moment de l’accueil et durant la période d’apprentissage (premiers mois).

Responsabilités partagées liés à l'accueil et l'intégration 

Dans un processus d’accueil et d’intégration structuré, plusieurs intervenants doivent être mis à contribution pour accueillir, informer, orienter et encadrer le nouvel employé :

Services des ressources humaines et directions conseils :

• Formalisent l’embauche ;
• Fournissent les informations administratives et logistiques liées à l’embauche ;
• Accueillent la personne au sein de l’organisation (ex. : journée d’accueil organisationnelle) ;
• Présentent les directives et politiques organisationnelles ;
• Planifient les balises organisationnelles du processus d’accueil et d’intégration.

Gestionnaire ou personne désignée du secteur :

• Veille à la mise en place d’un processus d’accueil local clair et documenté ;
• Accueille la personne au sein de l’équipe ;
• Présente les collègues et collaborateurs ;
• Présente le service : raison d’être, organigramme, organisation du travail, objectifs, valeurs de gestion, interrelations avec les autres services ;
• Explique le poste et les attentes envers l’employé ;
• Présente le plan d’intégration au sein du service et la rétroaction prévue sur l’intégration ;
• Organise l’environnement et fournit les outils nécessaires à la fonction ;
• Recueille et donne du feedback : à la fin de la première journée, à la fin de la première semaine, fin du processus d’intégration.

Collègues :

• Socialisent et participent à l’inclusion dans l’équipe ;
• Soutiennent dans l’entrainement à la tâche ;
• Transmettent des connaissances ;
• Expliquent les tâches, le déroulement d’une journée type, les principaux obstacles au quotidien, les principales interrelations (interne/externe) ;
• Sensibilisent aux enjeux organisationnels et à l’importance de du rôle ;
• Établissent un niveau de collaboration ;
• Agissent comme personne-ressources.

J'accueille un nouvel employé

👉 Un aide-mémoire 👈 a été créé pour vous aider à mettre en place les principales conditions gagnantes pour maximiser l’expérience de votre nouvel employé.

Vous y retrouverez de l'information pour vous permettre de :

• Préparer l'arrivée de votre employé;
• Accueillir votre nouvel employé;
• Préparer l'orientation théorique et pratique;
• Optimiser l'intégration de votre nouvel employé.

Informations utiles :

• Requête Octopus : Avant son arrivée dans votre service, une requête Octopus doit être faite pour créer les divers comptes (Windows, Outlook, Logibec, etc.) de votre nouvel employé. Vous pouvez utiliser le lien direct suivant : https://monteregie.octopus-itsm.com/Login.aspx
• Vignette de stationnement : pour tout savoir sur le sujet, consultez la page Stationnement.

Consultez aussi : 

• Pour tout savoir sur la Période de probation / initiation et essai
• Nouveau service pour l'accompagnement en matière d'expérience employé : Article à consulter !
• Présentation Powerpoint présentée lors de la journée d'accueil des nouveaux employés

À partager aux nouveaux employés :

• Page intranet Je suis un nouvel employé
• Document Pas de questions sans réponse : bottin des ressources pour les nouveaux employés 
• Formations à suivre, dont celles obligatoires : Formations organisationnelles et Feuillet de formations requises
• À l’attention des nouveaux employés DRHDOAJ seulement : Formation sur la confidentialité du dossier employé 

J'accueille un nouveau gestionnaire 

Pour obtenir toute l'information sur l'accueil des gestionnaires, visitez la page Programme d'accueil et d'intégration des nouveaux cadres.

J'accueille un stagiaire

👉 Un aide à la tâche pour les gestionnaires👈 a été crée pour vous aider à suivre les étapes importantes pour l'accueil du stagiaire dans votre équipe.

Visionnez la capsule vidéo : 

Consultez aussi la page Stages pour plus d'informations.

IMPORTANT !

Changement au niveau du fonctionnement pour les offres de stages au CISSS de la Montérégie-Ouest. 
Clicstage, la nouvelle plateforme dédiée à la gestion des offres de stages est effective dès le 18 janvier 2023. 
Les superviseurs seront maintenant les personnes sollicitées pour déposer leurs offres de stage via la plateforme Clicstage.
Avant tout dépôt d’offre de stage, le superviseur devra préalablement obtenir l’autorisation de son gestionnaire.  

Boîte à outils - pour l'accueil des stagiaires

Les étapes pour l'accueil des stagiaires : 

• Analyse de la capacité des équipes
• L'accueil du stagiaire sur le milieu et dans l'équipe
• Évaluation du stagiaire et recommandation pour embauche
• Gestion des revenus de stage  

Consulter l'aide à la tâche en cliquant ici

Loi, politique et procédure de gestion des stages au CISSSMO

La Loi 14, rentrant en vigueur le 24 août 2022, vise à assurer la protection des stagiaires en milieu de travail, que ce soit pour l’obtention d’un permis d’exercice délivré par un ordre professionnel ou dans le cadre d’un programme d’études ou de formation de niveau secondaire, professionnel, collégial ou universitaire, qui est offert par un établissement d’enseignement et qui mène à l’obtention d’un diplôme, d’un certificat ou d’une attestation d’études. Consultez le résumé des droits des stagiaires et les responsabilités des établissements du réseau de la santé et des services sociaux accueillant un stagiaire aux fins de réalisation d'un stage.
 
La politique sur la gestion des stages au CISSSMO s’adressant à l’ensemble du personnel met de l’avant les objectifs généraux et spécifiques de la gestion d’activités d’enseignement pratique et des stages cliniques et non cliniques au sein du CISSS de la Montérégie-Ouest. 
 
Une procédure de gestion des stages découlant de la politique de gestion des stages vient également encadrer le processus d’accueil des stagiaires. 
 
Un schéma de la procédure de gestion des stages est disponible pour faciliter la compréhension de celle-ci.

Faire une offre de stage 

L'équipe de coordination des stages est heureuse de recevoir vos offres de stages en tout temps durant l’année.
Des périodes de sollicitation sont prévues deux fois par année auprès des gestionnaires, celles-ci ont lieu : 

• Fin août, pour les stages des sessions hiver et printemps
• En janvier, pour les stages des sessions été et automne

Selon les disciplines et les demandes que nous recevons des établissements d’enseignement, les coordonnateurs de stages peuvent également solliciter directement les gestionnaires et leurs employés. 
Si votre employé manifeste un intérêt, il doit s'inscrire sur la plateforme Clicstage et remplir son offre de stage. Une fois remplie, le gestionnaire concernée recevra un courriel pour l'informer. 
Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la page des stages.

Formation pour les superviseur

Une formation en ligne sur la plateforme ENA intitulée supervision de stage (#3737) est disponible pour les employés qui souhaitent devenir superviseur(e) de stage.

Revenus de stage et incitatifs pour la supervision de stage

Dans le document ci-dessous "Questions-réponses - Incitatifs pour la supervision de stage", nous traitons des revenus de stages du point 4 au point 23. Une note de service à l'intention des gestionnaires donne également plus d'information sur l'attribution et l'utilisation des revenus de stage.

Questions-réponses : Incitatifs pour la supervision de stage  ,
Utilisation des revenus de stage

Relève potentielle 

Complétez le formulaire d'identification de la relève potentielle en cliquant ici

J'accueille un stage d'un jour

Résumé de la procédure d'accueil - Stage d'un jour (observation)

J'accueille une nouvelle ressource MOI (mains d'oeuvre indépendante)

Rôles et responsabilités du gestionnaire quant aux ressources MOI.

J'accueille un employé nouvellement arrivé au Canada

En construction...

J'accueille un employé à la suite d'un processus de supplantation

Outis_Accueil-Supplantation

J'accueille une nouvelle personne-ressource en encadrement clinique (PREC) - membre du conseil multidisciplinaire

Pour obtenir des informations sur l’accueil d’un nouveau PREC, visitez la page L’encadrement professionnel, au bas de la page la section :
« Personnes-ressources en encadrement clinique (PREC) – Membres du conseil multidisciplinaire » sous l’onglet « Accueil des nouveaux PREC ».

Répertoire d'idées pour un accueil qui a de l'impact!

Comment faire vivre une expérience employée marquante à la personne nouvellement en poste, lui faire sentir qu’elle est attendue dans son milieu et que sa nouvelle équipe est réjouie de son arrivée? Le gestionnaire et l’équipe en place sont les mieux placés pour identifier les actions qui correspondent à leurs valeurs et leurs couleurs. Voici tout de même une banque d’idées inspirantes, pour prévoir une attention qui aura de l’impact!

À venir sous peu…

Outils

• Affiche de bienvenue : pour impression (couleur) et affichage lors de la première journée de l'employé