Nos directions/Direction générale/Service des communications et des...

Service des communications et des affaires publiques

Le Service des communications et des affaires publiques vise à soutenir les différentes communications de l’organisation, et ce, tant à l’interne qu’à l’externe.

Notre mandat

Contribuer aux efforts déployés afin que les différents messages qui circulent dans l’organisation soient clairs, accessibles et axés sur l’humain. Le Service des communications et des affaires publiques participe également au développement et à la vigie de l’image de marque de l’organisation. Nous nous occupons, entre autres :

De donner des conseils et stratégies en matière de communication et élaboration de plan de communication.
De la coordination des différentes plateformes de communication de l'organisation.
Des relations avec le Ministère, le siège social et les bureaux de députés.
Des relations avec les médias, de la gestion de crises et de l'organisation de conférences de presse.
De la production graphique d'outils de communication (affiches, dépliants, publicités, etc.).
De l'organisation d’événements organisationnels (événements de la Direction générale, programme de reconnaissance, rencontres des gestionnaires, etc.).
De la coordination de tournages et d'entrevues.
Et beaucoup plus!

Notre structure

Nos services

Service aux directions

Quoi

Soutenir et conseiller les directeurs (ou tout autre gestionnaire désigné par celui-ci) dans la réalisation de leurs projets;
Déployer des stratégies de communication appropriées à l'atteinte des objectifs des directions.

Comment

Par l'analyse requise pour la préparation, la coordination et l'exécution de plans de communication;
La démarche que nous appliquons :
1. 1. Comprendre;
  2. Identifier les enjeux;
  3. Saisir les objectifs opérationnels;
  4. Définir les objectifs de communication;
  5. Déterminer les stratégies et les moyens;
  6. Mesurer.

Demande de soutien

Toutes les demandes de soutien doivent être adressées par les directeurs ou les gestionnaires autorisés à solliciter le Service des communications par le guichet d'accès (Forms) du Service des communications et des affaires publiques. Le délai minimum de réponse est de 48 h et varie en fonction de la priorité de de la demande. Veuillez vous référer à l'offre de service (complète ou résumé) pour connaître les services offerts.

Communications internes

Quoi

Diffuser l'information requise pour suivre et comprendre l'évolution de l'organisation;
Exprimer de la reconnaissance, susciter une mobilisation et un sentiment d'appartenance en organisant des activités et en créant des outils;
Favoriser le rayonnement des équipes.

Comment

Rédaction d'articles sur les plateformes de diffusion pour les publics internes;
Promotion d'opportunités et d'outils pour le développement professionnel et le bien-être de nos employés;
Organisation d'événements organisationnels;
Accompagnement des gestionnaires dans les bonnes pratiques de communications;
Planification d'activités et outils en lien avec l'accueil et l'intégration;
Coordination du programme de reconnaissance organisationnel (avec la Direction des ressources humaines);
Coordination des plateformes de communication internes (cyberlettres, intranet, FB employés);
Etc.

Demande de soutien

Communications externes

Quoi

Présenter les caractéristiques de Santé Québec Montérégie-Ouest qui en font un employeur de choix;
Soutenir les objectifs de recrutement par l'élaboration de stratégies marketing appropriées;

Comment

Production de matériel publicitaire et achat média;
Utilisation judicieuse des médias sociaux et des sites Web de l'organisation;
Production de contenu pour le rayonnement des directions ( bons coups, parcours inspirants, promotion des services, etc.);
Réception et rediffusion des témoignages d'usagers sur nos canaux;
Rôle-conseil sur notre rôle d'ambassadeur en termes d'attraction et de rétention et sur la bonne utilisation de notre marque employeur;
Etc.

Demande de soutien

Relations médias, gouvernementales et avec les partenaires

Quoi

Valoriser Santé Québec Montérégie-Ouest auprès des médias;
Exprimer sa position sur les enjeux qui le concernent;
Entretenir des relations positives avec les instances politiques et les partenaires.

Comment

Préparation de lignes de presse et accompagnement des porte-paroles lors d’entrevues;
Organisation d'événements de presse;
Promotion de sujets à potentiel médiatique positif;
Vigie médiatique;
Préparation d’états de situation et de veilles médiatiques;
Gestion de crise;
Etc.

Gabarit note d'information (veille médiatique)

Document à remplir et à envoyer à l'adresse relationsmedias.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca lorsqu'une situation a un potentiel de se retrouver dans les médias ou de nuire à la réputation de l'organisation : Gabarit note d'information.

Demande de soutien

Si vous avez des questions ou avez besoin de soutien, veuillez écrire à relationsmedias.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Programme d’accès aux services de santé et aux services sociaux en langue anglaise

Au Québec, la langue officielle de l’administration publique est le français. Tous les établissements de santé et de services sociaux du Québec offrent donc leurs services dans cette langue. Toutefois, certaines personnes se sentent plus à l’aise de communiquer en anglais et ont le droit de recevoir les services dans cette langue.

Consultez la page Programme d’accès aux services de santé et aux services sociaux en langue anglaise.

Formation linguistique

Santé Québec Montérégie-Ouest, en sa qualité de prestataire de services de santé et de services sociaux, bénéficie d’un programme de formation linguistique proposant des activités de formation en anglais à des fins professionnelles, en vue de permettre au personnel d’atteindre et de maintenir le niveau de compétence requis dans leur fonction. Sur une base volontaire, les employés en relation avec la clientèle d’expression anglaise peuvent faire la demande à leur supérieur immédiat pour obtenir une formation linguistique.

Pour toute question en lien avec la formation linguistique, veuillez communiquer avec formation.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Demandes de traduction

Afin de permettre une communication claire avec les usagers d’expression en langue anglaise, Santé Québec Montérégie-Ouest offre un service de traduction pour les documents répondant aux critères d’admissibilité.

Pour toute question sur le programme d’accès, veuillez communiquer avec Karissa Ann Clayberg, agente de planification, de programmation et de recherche : 514 265-3783 ou karissa-ann.clayberg.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Clarté santé, le centre de littératie en santé

Ce service a pour but d'aider Santé Québec Montérégie-Ouest à produire une information accessible, fiable et adaptée pour les usagers et leurs proches. Le tout, afin d'accroître la capacité des usagers à mieux comprendre et à utiliser l'information en santé pour prendre soin de leur bien-être et améliorer leur santé au quotidien.

Consultez la page Clarté santé : et si on parlait le même langage que les usagers?

Sous notre responsabilité

Politique d'affichage et de sollicitation

La politique en matière d’affichage et de sollicitation a pour objectif d’harmoniser et d'encadrer les pratiques de toutes les installations de Santé Québec Montérégie-Ouest pour favoriser une circulation de l’information optimale et réduire la pollution visuelle.

Le Service des communications et des affaires publiques a le mandat de s’assurer de l’adhésion et de la compréhension de la présente politique au sein de l’établissement. Il assure une vigie et un contrôle de l’affichage et de la sollicitation, en collaboration avec l’ensemble des personnes-ressources identifiées dans les directions.

Consultez la page Politique d'affichage et de sollicitation pour en savoir plus!

Formation « La communication interpersonnelle et de gestion »

Formation pour comprendre l’impact réel de vos communications quotidiennes, que ce soit des communications interpersonnelles ou de groupe. Cette formation, d'une durée de 1 h 20, dresse les bases pour des communications efficaces, utiles et humaines.

Objectifs de la formation :

Comprendre les aptitudes essentielles d’un gestionnaire pour des relations interpersonnelles réussies;
Saisir les impacts de l’absence ou le manque de communication ainsi que ceux d’une communication réussie;
Intégrer une structure de communication au sein de son équipe;
Connaître les canaux de communication de l’organisation afin de mieux communiquer au sein de son équipe et à l’extérieur de celle-ci;
Être en mesure d’animer une rencontre avec efficacité et en exprimant clairement ses idées;
Découvrir des pratiques de communication utiles dans mon rôle de gestionnaire;
Réfléchir collectivement à la communication et faire un partage de nos expériences respectives.
Offerte dans le cadre du Programme d'accueil et d'intégration des cadres, cette formation est également ouverte à tous les gestionnaires.

Pour vous inscrire : Mon parcours de gestion

Déploiement et vigie de l'identité visuelle de Santé Québec Montérégie-Ouest

L'identité visuelle d'une organisation est un actif précieux et fragile. Elle se bonifie chaque fois qu'on l'expose et elle perd de sa valeur quand elle est transformée, déformée ou mal utilisée.

Tous les visuels et gabarits de l'organisation doivent être utilisés tels quels et ne doivent, en aucun cas, être modifiés. Tous les outils peuvent être consultés dans la page Ma boîte à outils. Consultez aussi la note de service Respect de l'identité visuelle Santé Québec.

En utilisant les outils et les gabarits officiels disponibles, nous contribuons collectivement à renforcer la reconnaissance de Santé Québec et à offrir une image claire, uniforme et reconnue par l’ensemble de la population.

Le Service des communications peut vous accompagner pour l’adaptation des outils de communications afin qu’ils soient conformes à notre nouvelle image.

Rencontres des gestionnaires

Le Service des communications et des affaires publiques est resonsable de l'organisation des rencontres des gestionnaires.

Pour en savoir plus sur ces rencontres, consultez la page Rencontres des gestionnaires (accessible uniquement aux gestionnaires).

Matériel graphique pour les usagers

Pour assurer une cohérence dans les visuels et dans la clarté des messages, tout le matériel graphique (affiches, feuillets, dépliants, etc.) remis aux usagers doit être produit par le Service des communications et des affaires publiques.

Consultez Répertoire des feuillets pour usagers pour voir les feuillets existants. Au besoin, les gestionnaires peuvent faire une nouvelle demande de création de matériel graphique à notre équipe.

Nos canaux de communication

Intranet

Depuis 2019, l'intranet est le principal outil de référence pour tout le personnel de Santé Québec Montérégie-Ouest

Quelques-uns des atouts de notre intranet :

Accessible partout (dans nos installations, à la maison ou sur la route), sur toutes les plateformes (tablette, téléphone intelligent et ordinateur), en tout temps!
Accès à un bottin des employés pour trouver les coordonnées de vos collègues.
Accès à un bottin des services pour trouver les coordonnées des services, des départements, des salles de conférence, etc.
Permet de trouver des documents pertinents à votre travail avec un moteur de recherche.
Permet de tout savoir sur ses conditions de travail (avantages, relevés, etc.).
Permet de savoir qui fait quoi dans chacune des directions et de connaître les détails des projets.
Accès aux nouvelles organisationnelles en temps réel.

Consultez la page L'intranet : pour tout savoir pour en savoir plus!

Médias sociaux

Faites partie de la grande communauté virtuelle de Santé Québec Montérégie-Ouest en vous abonnant aux réseaux sociaux suivants :

Futur Hôpital de Vaudreuil-Soulanges :

À noter que les réseaux sociaux sont accessibles uniquement sur les appareils non connectés au réseau interne.

Cyberlettres

espaceEMPLOYÉS

L'espaceEMPLOYÉS est la cyberlettre qui s’adresse à l’ensemble des employés. Publiée un mardi sur deux (sauf lors de la période estivale), elle vise à diffuser l’actualité et les dernières nouvelles organisationnelles importantes qui peuvent avoir un effet sur votre quotidien. Elle permet aussi de faire du rayonnement sur les projets et les individus de l’organisation. Vous ne recevez pas cette cyberlettre? communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Vous avez une nouvelle (information ou bon coup) à partager pour diffusion? Contactez votre gestionnaire et il pourra nous faire une demande de publication!

espaceGESTIONNAIRES

L'espaceGESTIONNAIRES est la cyberlettre qui s’adresse à tous les gestionnaires. Publiée un mercredi sur deux (sauf lors de la période estivale), elle offre un résumé des différents enjeux, nouvelles et messages clés qui concernent les gestionnaires et leur permet de prendre rapidement connaissance d’une action précise à prendre. Vous êtes gestionnaire et ne recevez pas cette cyberlettre? communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

espaceMÉDICAL

L'espaceMÉDICAL est la cyberlettre qui s’adresse aux médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes. Publiée un jeudi sur deux, elle dresse le portrait des informations importantes qui concernent plus spécifiquement le Conseil des médecins, dentistes, pharmaciens et sages-femmes (CMDPSF). Vous travaillez en collaboration avec ces professionnels et vous aimeriez recevoir cette cyberlettre? communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

espacePHVS

L'espacePHVS est la cyberlettre utilisée pour communiquer au sujet du futur hôpital de Vaudreuil-Soulanges. Publiée selon les nouvelles à communiquer, elle permet d’informer l’ensemble des parties prenantes du projet concernant l’état d’avancement des travaux, les grandes réalisations de l’équipe, les portraits d’employés, les services offerts, etc. Pour vous abonner, c'est ici! (Tout au bas)!

espacePARTENAIRES

L’espacePARTENAIRES est la cyberlettre envoyée à plusieurs partenaires de Santé Québec Montérégie-Ouest environ quatre fois par année. Les bons coups et l’actualité de l’organisation, les campagnes à promouvoir ainsi que toute autre information pertinente pour les partenaires sont partagés dans cette infolettre.

Qu’est-ce qu’un partenaire? Ce sont les gens qui collaborent de loin ou de près avec Santé Québec Montérégie-Ouest sur différents projets et services. Par exemple, les commissions scolaires, les organismes communautaires, certaines ressources en hébergement, les élus et plusieurs autres. Pour vous abonner à cette cyberlettre, écrivez à relationsmedias.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Info-travaux

L'Info-travaux est la cyberlettre envoyée aux voisins de proximité du futur hôpital de Vaudreuil-Soulanges. Elle permet de diffuser les entraves en raison de travaux à venir.

Vous êtes un voisin du futur hôpital de Vaudreuil-Soulanges et voulez la recevoir? Écrivez à projet.hvs.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Site Web : Portail Santé Montérégie

Un seul portail pour les 3 établissements de la Montérégie! Vous y trouverez :

Les coordonnées de nos installations;
De l'information sur les services offerts;
Des conseils santé;
Des nouvelles du réseau;
De la recherche par code postal pour connaitre les services près de chez vous (un atout très important de notre nouveau site Web);
Et beaucoup plus!

Consultez notre site Web : www.santemonteregie.qc.ca

Site Web de recrutement : emplois-cisssmo.ca

Pierre angulaire de la stratégie de recrutement, emplois-cisssmo.ca se démarque tant sur la scène locale qu’internationale. Il a été conçu avec une vision long terme afin d’accueillir des milliers de visiteurs mensuellement à la recherche d’un nouvel emploi.

Consultez-le et n'hésitez pas à le partager sur vos réseaux!

Extranet Santé Montérégie

Depuis 2024, un extranet commun aux 3 établissements de la Montérégie (Est, Ouest et Centre) existe. Cette plateforme Web présente des contenus destinés au personnel de la santé et des services sociaux et aux partenaires du réseau, dont notamment :

Les organismes communautaires;
Les pharmaciens communautaires;
Les propriétaires de RI-RTF-RPA;
Les municipalités;
Le réseau scolaire;
Les milieux de garde;
Et d'autres partenaires;

Contrairement au Portail Santé Montérégie qui diffuse des renseignements qui s’adressent principalement à la population ou aux sites intranet qui sont réservés seulement au personnel d’un même établissement, l’extranet est un site qui est accessible à tous, mais qui se spécialise dans la diffusion d’information de nature administrative, professionnelle, informationnelle et documentaire produite par les 3 établissements de la Montérégie.

Consultez l'extranet et ajoutez-le à vos favoris :

Disponible à cette adresse : https://extranet.santemonteregie.qc.ca/
L’extranet est également accessible à partir de la page d’accueil de santemonteregie.qc.ca sous l’onglet Accès rapide.

Découvrez en plus sur cette plateforme ici.

Des outils pour vous soutenir

Boîte à outils graphiques et de soutien administratif

Vous cherchez un gabarit de lettre, de présentation PowerPoint, de compte-rendu, etc.?
Vous aimeriez avoir accès à une banque d'images, de logos et d'icône pour illustrer vos documents?
Vous souhaitez avoir des conseils de conception selon les normes (respect des normes du Programme d'identification visuelle (PIV))?

Pour toutes les réponses, consultez la page Ma boîte à outils.

Ajoutez la page dans vos favoris afin d'avoir tout à portée de main.

Organisation d’événements

Vous devez organiser une rencontre d'équipe, un événement pour souligner les années de services d'un employé ou tout simplement planifier votre propre soirée du temps des Fêtes? Le Service des communications et des affaires publiques a préparé quelques documents et outils pour vous outiller dans l'organisation de vos événements internes et externes. Consultez la page Organisation d'événements pour tout savoir!

Outils de communication destinés aux gestionnaires

Prise de photos

Afin qu’une nouvelle intranet, une publication sur les médias sociaux ou une nouvelle sur un site Web attire l’intérêt, il est essentiel d’avoir une photo pour accompagner votre contenu.

Outils :

Tenir un kiosque dans une installation (trucs et conseils)

À venir

Veuillez vous assurer de respecter la Politique d'affichage et de sollicitation.

Création de vidéos

Le Service des communications et des affaires publiques produit des vidéos pour les campagnes organisationnelles qui répondent à l’ensemble des besoins de l'organisation (large public cible) dans un objectif de rayonnement et d’attraction.

Il vous est possible de produire vos propres vidéos de rayonnement et d’attraction et de les diffuser sur vos médias sociaux ou à l'interne.

Règles pour les vidéos maison :

Le logo de Santé Québec Montérégie-Ouest ne peut pas être utilisé et le nom de l’organisation ne doit pas apparaître dans la vidéo.
L’utilisation des visuels associés à la marque employeur n’est pas permise dans le cadre d’une vidéo maison.
L’image de Santé Québec Montérégie-Ouest doit être protégée et réservée aux productions officielles supportées par le Service des communications et des affaires publiques.

Si vous n’êtes pas à l’aise de filmer à l’aide d’un téléphone cellulaire, il est également possible d’opter pour l’enregistrement d’une rencontre Teams. Cette option vous permet de démarrer une rencontre et d’enregistrer les échanges plus facilement.

Outils

Relations médias, gouvernementales et avec les partenaires

Foire aux questions sur les outils graphiques

Qui est responsable de la création d'outils graphiques pour les usagers?

Tout le matériel graphique destiné aux usagers (feuillets, dépliants, affiches, outils visuels, etc.) doit obligatoirement passer par le Service des communications et des affaires publiques avant sa diffusion.

Cette étape essentielle permet :

de valider la clarté des messages;
d’assurer une cohérence visuelle et rédactionnelle;
de respecter l’identité visuelle et les orientations de Santé Québec Montérégie-Ouest.

Pour toute création, mise à jour ou adaptation de matériel destiné aux usagers, les gestionnaires sont invités à communiquer avec le Service des communications et des affaires publiques, selon la méthode en place pour leur direction. Uniquement les gestionnaires sont autorisés à faire une demande.

Est-ce qu'il existe un répertoire avec l'ensemble des feuillets pour les usagers?

Oui. Le Répertoire des feuillets pour usagers regroupe l’ensemble des feuillets officiels pouvant être utilisés et distribués aux usagers.

Les avantages de ce répertoire :

Simplifie le repérage des feuillets existants.
Assure l’utilisation de documents à jour, validés et conformes aux normes organisationnelles.
Favorise des messages clairs, cohérents et accessibles pour l’ensemble des usagers.
Fais gagner du temps aux gestionnaires et aux professionnels dans leur quotidien.

Est-ce que je peux utiliser la signature courriel de mon choix et y ajouter un bandeau aux couleurs de mon équipe ou de mon projet?

Non. Notre image de marque est un actif précieux et fragile. Elle se bonifie chaque fois qu’on l’expose et elle perd de sa valeur lorsqu’elle est transformée, déformée ou mal utilisée. C’est pourquoi les signatures courriel et les éléments visuels utilisés dans nos communications doivent respecter les directives organisationnelles et celles du Programme d’identification visuelle (PIV) du MSSS. Ce programme encadre notamment l’utilisation du logo, des couleurs et des signatures afin d’assurer une image cohérente, professionnelle et reconnaissable de Santé Québec Montérégie-Ouest.

Plusieurs gabarits et outils conformes, incluant les signatures courriel officielles sont disponibles pour les employés. L’utilisation de ces outils communs permet de véhiculer un message clair et des couleurs partagées par l’ensemble de l’organisation, tout en évitant la multiplication de signatures ou de bandeaux personnalisés qui pourraient nuire à la cohérence de notre image.

Pour en savoir plus et accéder aux outils disponibles :

Foire aux questions générales

Comment intégrer un enregistrement Teams dans une page intranet?

Les contributeurs intranet peuvent inclure le lien d’enregistrement que vous fournira Teams lorsque la rencontre sera terminée et l’inclure comme hyperlien dans la page intranet de votre choix.

Portez attention à :

Date d’expiration : si la plateforme met par défaut une expiration dans 90 jours, c’est possible de faire la modification dans les détails du fichier.
Accès : vérifier que l’accès à la vidéo sera possible pour tous. C’est aussi possible de modifier le tout dans les paramètres.

Au besoin, Copilot peut vous aider à naviguer dans les différentes options possibles!

Obtenir du soutien

Comment faire une demande de soutien au Service des communications?

Comment poser une question de nature générale

Si vous avez une question générale et que vous ne trouverez pas la réponse sur cette page, vous pouvez nous écrire à communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Direction:

Dernière mise à jour:

Septembre 2026