L'intranet : pour tout savoir

Dans un contexte où les employés, les gestionnaires et les médecins ont à jongler avec une réalité multisites et auprès de diverses clientèles (plusieurs missions), le besoin d’être efficace dans nos communications et de faire circuler rapidement l’information prend tout son sens. Depuis 2019, l'intranet est le principal outil de référence pour tout le personnel. 

Quelques-uns des atouts de notre intranet :

• Accessible partout (dans nos installations, à la maison ou à l'extérieur), sur toutes les plateformes (tablette, téléphone intelligent et ordinateur), en tout temps.
• Certains documents, nouvelles et pages sont disponibles sans se connecter.
• Accès à un bottin des employés pour trouver les coordonnées de vos collègues.
• Accès à un bottin des services pour trouver les coordonnées des services, des départements, des salles de conférence, etc.
• Permet de trouver des documents pertinents à votre travail avec un moteur de recherche.
• Permet de tout savoir sur ses conditions de travail (avantages, relevés, etc.).
• Permet de savoir qui fait quoi dans chacune des directions et de connaître les détails des projets.
• Accès aux nouvelles organisationnelles en temps réel.

Un intranet vivant où tout le monde collabore!

• Vous devez modifier un document disponible sur intranet ou faire l'ajout d'une nouvelle publication?
• Une information n'est pas à jour dans le contenu de votre secteur?
• Vous voulez mettre à jour votre fiche dans le bottin des employés?
• Vous désirez ajouter une fiche dans le bottin des services?

Contactez un des contributeurs intranet de votre direction! Nous vous invitons aussi à compléter le Formulaire de demande de dépôt ou de mise à jour d'un document sur intranet.

Vos questions? Les réponses!

Questions sur les contributeurs des directions

Pourquoi nommer des contributeurs par direction et quel est leur rôle?

Chaque direction a nommé un « noyau » de contributeurs à l’intranet afin que cette nouvelle plateforme soit efficace, à jour et utile pour tout le monde. Ces contributeurs sont donc des acteurs clés de la réussite de ce projet et de la pérennité de notre intranet. Consultez l’Organigramme éditeurs et contributeurs intranet.

Vous pourrez communiquer avec ces personnes pour :

• Ajouter ou modifier les documents : on demande alors de remplir un formulaire (simple) détaillant le document!
• Changer les coordonnées dans le profil des employés figurant dans le bottin (exemple : numéro de poste ou titre d'emploi).
• Ajouter ou modifier une fiche dans le bottin des services.
• Modifier le contenu d’une section, d’une direction ou d’une page. 

Questions sur l'accès

Qui a accès à intranet?

Tout le monde à l’interne a accès à l’intranet du CISSS de la Montérégie-Ouest : employés, médecins et bénévoles. L’accès est possible à partir de n’importe quel appareil en utilisant vos codes de votre compte personnalisé : poste de travail du CISSS, portable, tablette, téléphone intelligent et même à partir de votre ordinateur personnel.

Les postes de travail commun dans le CISSS donnent également accès à l’intranet par défaut à un compte public accessible à tous.

Plusieurs niveaux d’accès ont été créés afin d’alimenter l'intranet de manière adéquate et d’assurer une cohérence :

1. Les éditeurs : principalement les membres du Service des communications.
2. Les contributeurs : toutes les techniciennes de direction ainsi que d'autres membres du personnel, selon les besoins des directions.
3. Les abonnés : l’ensemble des employés du CISSS (employés et gestionnaires), de même que certains partenaires (fondations, bénévoles, comités des usagers, etc.).

Consultez l'Organigramme éditeurs et contributeurs intranet!

Comment accéder à l’intranet à partir de mon compte utilisateur personnel?

La majorité des nouvelles sont maintenant disponible sans mot de passe ni identifiant! Il suffit de cliquer sur les hyperliens dans la cyberlettre espaceCISSSMO!

Pour accéder à intranet complet et consulter les pages, documents (cliniques et administratifs), le bottin des employés, etc., utilisez le nom d’utilisateur et mot de passe reçu :

1. Allez sur intranet.cisssmo.rtss.qc.ca
2. Entrez votre NOM D’UTILISATEUR : 2 premières lettres du nom et 2 premières lettres du prénom + 4 chiffres
3. Entrez votre MOT DE PASSE TEMPORAIRE

Vous pouvez ensuite changer votre mot de passe en mettant votre curseur sur votre nom tout en haut à droite de la page d'accueil d'intranet. Vous devez ensuite cliquer sur MON MOT DE PASSE.

Comment accéder à l’intranet à partir d’un poste de travail et du compte public?

Il vous suffit d’ouvrir une page internet. Le service informatique a lié les postes de travail publics automatiquement à l’adresse intranet et où une session du compte public est ouverte en permanence. Si vous constatez que l’intranet ou que la session compte public sur un poste de travail commun n’est pas disponible, vous pouvez faire une requête Octopus.

Comment puis-je me créer un compte ou obtenir mes codes personnels?

Les nouveaux employés reçoivent leur code d'accès à l'embauche, en même temps que leur code pour Logibec (système de paie/horaire).

Si vous n'avez pas reçu votre code, écrivez à embauches.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca. Si vous rencontrez des problèmes de connexion, écrivez au soutien.intranet.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca. Merci de spécifier votre nom d'utilisateur GRH-Paie lors de votre demande.

Le mot de passe qu'on m'a remis ne fonctionne pas, que dois-je faire?

Essayez d’abord de régénérer votre mot de passe directement sur la page de connexion intranet intranet.cisssmo.rtss.qc.ca. Si vous êtes incapable de régénérer votre mot de passe, communiquez avec soutien-intranet.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca. Merci de spécifier votre nom d'utilisateur GRH-Paie lors de votre demande.

Mon accès à intranet fonctionne, mais pas mon accès à Logibec (système de paie/horaire), qui dois-je contacter pour Logibec?

Questions sur le bottin des employés

C'est quoi exactement le bottin des employés?

Avec plus de 10 600 employés qui travaillent au CISSS de la Montérégie-Ouest, le bottin des employés va définitivement vous faciliter la vie. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Il y a des erreurs dans ma fiche d’employé du bottin, que dois-je faire?

Communiquez avec un des contributeurs de votre direction en consultant l'Organigramme éditeurs et contributeurs intranet.

Je ne figure pas dans le bottin des employés, pourquoi et que dois-je faire?

Il se peut que des employés nouvellement arrivés n'apparaissent pas immédiatement dans le bottin des employés. Si après plus d'une semaine en poste votre fiche n'apparaît toujours pas dans le bottin des employés, veuillez communiquer avec embauches.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca 

Questions sur le bottin des services

C'est quoi exactement le bottin des services?

Vous retrouverez dans le bottin des services les numéros de téléphone pour des services, des départements, des salles de conférence, etc. de notre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article.

Je constate une erreur dans une fiche ou il manque une fiche pour un service, que dois-je faire?

Communiquez avec un des contributeurs de votre direction en consultant l'Organigramme éditeurs et contributeurs intranet.

Questions sur l'utilisation et le contenu de l'intranet

Pourquoi devrais-je utiliser l'intranet?

• Pour me faciliter la tâche lorsque je recherche une information concernant :
  • Mon organisation
  • Les diverses directions : les services qui me sont offerts et la façon de les joindre
  • Obtenir rapidement de l’information si je suis un nouvel employé (paie, stationnement, trousse d’accueil, etc.)
  • Ma paie et ma feuille de temps, mes avantages sociaux, etc.
• Pour rester informé en continu sur ce qui se passe à mon travail, sur l’état d’avancement des projets, sur les nouvelles activités offertes, etc.

Pourquoi avoir créé une plateforme intranet harmonisée?

L’intranet a été conçu avec 3 grands principaux objectifs soit :

• De faciliter le partage de nos documents et publications, en permettant une recherche efficace;
• D’améliorer les communications internes et de rejoindre rapidement l’ensemble des employés dans une réalité multisite, et multi missions;
• De rassembler toutes les informations utiles aux 9 500 employés en un seul et même lieu, facile d’accès.

Que retrouve-t-on dans les différentes sections?

Mon organisation - Cette section vous INFORME! Sur nos comités et conseils, les coordonnées de nos installations, nos partenaires, mais aussi de l’info sur notre philosophie de gestion, nos salles de pilotage et même… le secret de la caramilk !

Nos nouvelles - L’ensemble de nos nouvelles cliniques et organisationnelles s’y retrouve! Vous avez manqué la nouvelle dans le fil d’actualités? Vous êtes de retour de vacances et en avez perdu un bout? Consultez cette section pour TOUT savoir!

Nos activités - Les activités organisées par toutes les directions s’y trouvent : conférences, soirées, tournées, etc. Inscrivez-vous en ligne !

Nos directions - Pour tout savoir sur l’ensemble des directions, leur offre de service, leurs nouvelles ou comment les joindre, allez-y faire un tour!

Nos publications et documents - Véritable bibliothèque de documents produits à l’interne, par toutes nos directions et mises à jour en continu. Vous chercher une ordonnance collective, une règle de soins, un organigramme, un dépliant, un formulaire… ouvrez le moteur de recherche et trouvez !

Notre centre de documentation - Un lieu d’information unique comprenant un accès à notre catalogue de bibliothèque, des accès aux bases de données, des informations sur les droits d'auteur, des images et pictogrammes. 

Nos applications et liens Web - Regroupe un bon nombre d’hyperliens vers des applications ou des sites externes. Comme ceux-ci vous seront fort utiles :

• Logibec, Hélios, sites ministériels, etc.
• Accès aux intranets des anciennes composantes et au Portail transitoire

Consultez Guide des utilisateurs d'intranet pour en savoir plus!

Est-ce que l'intranet contient l'ensemble des documents des anciens intranets?

Non. C'est l’ensemble de l’information (contenu et documents) qui figurait sur l’ancien portail transitoire qui a été transféré sur intranet. Le contenu du I-CMR a aussi été transféré sur intranet en 2020. Le portail transitoire et le I-CMR sont fermés. 

Le contenu encore valide des autres anciens intranets (SRSOR, Jardins-Roussillon, Suroît, etc.) sera transféré dans une phase 2. Vous y avez encore accès dans la section Nos applications et liens Web.

Pourquoi ne pas avoir tout migré en un seul temps?

Comme le travail est colossal, nous avons préféré planifier des phases de bascule des anciennes plateformes afin de nous assurer de bien répondre aux différents besoins de l’ensemble du personnel. Il faut comprendre que l’intranet est et sera toujours un outil à bonifier et en constante évolution.

Les anciens intranets seront-ils encore accessibles?

Oui, tant et aussi longtemps que leur contenu encore valide ne sera pas basculé dans la nouvelle plateforme, vous aurez toujours accès à ceux-ci.Vous y avez encore accès dans la section Nos applications et liens Web.

Toutefois, les anciens intranets ainsi que le portail transitoire ne seront pas maintenus à jour et il est donc risqué d’utiliser leur contenu qui peut être désuet. Si vous utiliser fréquemment des documents provenant d'un ancien intranet et qu’ils ne sont toujours pas harmonisés, vous pouvez demander à faire harmoniser celui-ci afin d’être en mesure d’en faire le dépôt dans notre intranet et ainsi, prendre un peu d’avance et être moins pressé lors de la fermeture de cet ancien intranet.

Petit conseil : Faites une recherche sur le nouvel intranet pour obtenir dans un premier temps l’information souhaitée ou le document recherché, car son contenu est le plus à jour dans notre CISSS.

J’ai remarqué que le contenu d’une section ou qu’un document n’est pas à jour, que dois-je faire?

Il faut comprendre que les données, les projets, les secteurs sont en constante évolution. Il se peut donc que l’intranet présente parfois des éléments qui ne sont plus valides. Nous avons donc tous la responsabilité de veillez à ce que son contenu soit maintenu à jour. Nous vous remercions à l’avance de votre compréhension et de votre engagement. 

Nous vous invitons à signaler tout changement en communiquant avec un des contributeurs de votre direction en consultant l'Organigramme éditeurs et contributeurs intranet.

Je dois déposer une nouvelle version d’un outil ou un nouveau document, comment faire?

1. Rendez-vous sur l’intranet sur la page Demande de modification dans l'intranet pour remplir le court formulaire de demande.
2. Communiquez avec un des contributeurs de votre direction en consultant l'Organigramme éditeurs et contributeurs intranet.

Documentation utile

Aide-mémoire :

• Guide des utilisateurs d'intranet : Ce guide fait un survol des principales sections et fonctions de notre intranet. C'est un document idéal pour un nouvel utilisateur ou pour un utilisateur peu fréquent de l'intranet.
• Feuillet sur le nouveau moteur de recherche intranet

Articles : 

• Arrivée des nouvelles libre-service!
• Arrivée des documents libre-service!
• Rappel : un bottin des services est maintenant disponible
• Découvrez le nouveau moteur de recherche de votre intranet
• Le bottin des employés : un outil simple à utiliser!
• Un favori par jour facilite la recherche pour toujours!
• Nouvelle section sur l'intranet : pour accueillir les documents encore valides des anciennes plateformes

Vidéos :

• Découvrez le nouveau moteur de recherche intranet
• Tout savoir sur le bottin des employés
• Tout savoir sur la recherche de documents

Vous éprouvez des difficultés à accéder à la plateforme? Contactez soutien-intranet.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
Vous désirez mettre à jour votre fiche dans le bottin, déposer un document ou mettre à jour une page? Contactez un contributeur de votre direction.