Politique d'affichage et de sollicitation

Le comité de direction du CISSS de la Montérégie-Ouest a adopté une politique et une procédure en matière d’affichage et de sollicitation et déploiera le tout dans ses installations au cours des 24 prochains mois. L’application de cette politique a pour objectifs d’harmoniser les pratiques au sein de l’ensemble de l’établissement, d’encadrer les pratiques tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de toutes les installations du CISSS de la Montérégie-Ouest dans un but ultime de favoriser une circulation de l’information optimale et de réduire la pollution visuelle. 

L’affichage, sous forme traditionnelle (affiches, impressions murales, etc.) ou numérique (écran en circuit fermé, intranet, Internet, etc.), doit être régi, encadré, voire limité, afin de s’assurer de son efficacité et d’éviter toute pollution visuelle. 

Points saillants

• Notre vision est d’avoir des lieux d’affichage limités et centralisés pour favoriser l’efficience et la visibilité des messages diffusés et limiter la pollution visuelle engendrée par la multiplication de messages de toutes sortes, disposées un peu partout dans nos installations.
• Toute sollicitation de nature commerciale, c’est-à-dire, toute activité dont le but est de vendre un produit ou un service dans le but de faire un profit, est interdite au sein du CISSS.
• Toutes les activités de sollicitation, doivent être encadrées, limitées et réservées aux partenaires internes et externes préidentifiés pour préserver la mission première du CISSS de la Montérégie-Ouest. Toute demande doit être adressée au Service des communications et celles de nos partenaires internes seront accordées en priorité. 
• Outre les partenaires internes préidentifiés, soit les comités des usagers, les comités de bénévoles, les conseils professionnels, les clubs sociaux par anciennes composantes et les partenaires philanthropiques, personne ne peut faire de sollicitation (vente de billets pour une cause X, événement, etc.) par courriel. 
• Tout affichage doit respecter certains principes, dont le respect de la mission, de la vision et des valeurs de l’établissement, l’image de marque de l’organisation, les grands principes de communication, ainsi que l’intégrité de ses lieux physiques. 
• Tout affichage doit également respecter la législation applicable à l’Office québécois de la langue française. 
• L’affichage numérique (intranet, télévision, etc.) ainsi que l’affichage traditionnel (outils de communications imprimés) sont visés par cette politique. 
• Les syndicats, conseils professionnels et clubs sociaux conservent le statu quo en ce qui concerne la gestion de leurs babillards.  

Exemples de décision

Gestionnaires

Le gestionnaire doit soutenir la diffusion et l’actualisation de la politique en sensibilisant les membres de son équipe. Il s’assure aussi qu’une mise à jour des informations qui sont affichées dans son secteur soit réalisée sur une base régulière pour contribuer à éliminer la pollution visuelle dans l’ensemble de notre établissement.

• Avec le déploiement graduel de la politique, tout affichage devra être centralisé sur des babillards, en priorité dans les aires communes, et non sur les murs. 
• Même si le déploiement de babillards organisationnels sera concentré dans les aires communes, nous comptons sur la collaboration de tous pour maintenir une vigie afin de faire de nos installations, des lieux propres, exempt de pollution visuelle afin de favoriser la lecture et compréhension des messages pour nos usagers et notre personnel. 
• Chaque équipe/unité sera responsable de l’achat, l’installation et de la gestion de ses babillards, le tout selon les règles d’affichage et les structures approuvées par le Service des communications. Pour toute question ou demande de soutien, vous êtes invité à communiquer avec le Service des communications au communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca 

Personnel

Le personnel doit connaître et respecter la politique. Il doit informer son supérieur immédiat de toute situation non conforme.  

Conseils professionnels

Pour les conseils professionnels, aucun changement n’est prévu au niveau de la gestion de leurs babillards. Cependant, les règles en ce qui concerne la sollicitation doivent être respectées. 

• Ils sont autorisés à la vente de billets en lien avec leurs activités annuelles.
• Aucune visibilité commerciale (logo) n’est autorisée.
• Les affiches ou promotions liées à des activités de financement peuvent contenir la mention « en partenariat avec xyz » et doivent être approuvées par le Service des communications. Elles seront seulement diffusées dans les espaces dédiés, convenus avec le Service des communications.
• Outre les partenaires internes préidentifiés, soit les comités des usagers, les comités de bénévoles, les conseils professionnels, les clubs sociaux par anciennes composantes et les partenaires philanthropiques, personne ne peut faire de sollicitation (vente de billets pour une cause X, événement, etc.) par courriel. 

Comités

Les comités (bénévoles, usagers, etc.) bénéficient d’un espace dédié sur les babillards organisationnels et sont responsables de l’installation et du retrait de leur affichage, ainsi que des coûts engendrés. Pour tout autre type de communication : bannière déroulante, dépliants, etc., il est possible de disposer ces informations dans des lieux ciblés et autorisés par le Service des communications.

Tout comme pour les fondations, les comités des usagers et les bénévoles peuvent tenir des kiosques dans nos aires communes, après autorisation du Service des communications. 

Partenaires philanthropiques (Fondations) du CISSS de la Montérégie-Ouest

Les fondations officielles du CISSS de la Montérégie-Ouest bénéficient d’un espace dédié sur les babillards organisationnels et sont responsables de l’installation et du retrait de leur affichage, ainsi que des coûts engendrés. Pour tout autre type de communication, elles doivent communiquer avec la Direction des communications et des affaires publiques pour convenir des modalités possibles.

Tout comme pour les comités, les fondations font partie des partenaires privilégiés et autorisés de tenir des kiosques, sur une base ponctuelle, dans nos aires communes, après autorisation et réservation de l’espace, du Service des communications.