SIPAD et unité de mesures (HPS-HAP)

SIPAD : Système d'information pour les personnes ayant une déficience

Les membres du personnel des directions cliniques DP-DI-TSA en mission CR constituent les premiers utilisateurs du SIPAD. Ce système d'information permet la gestion de l’information relative :

• Aux usagers;
• Aux services qu’ils reçoivent;
• Au processus d’intervention dans lequel ils sont engagés.

L’accès aux informations de gestion est requis pour orienter, soutenir, évaluer et saisir leurs statistiques sur la prestation de services. Ceci permet d'alimenter la banque de données communes élaborées en cohérence avec le cadre normatif implanté du MSSS.

Guide SIPAD

Lorsque vous êtes dans SIPAD, vous avez accès à un guide complet pour soutenir son utilisation. Ce guide répondra à vos questions sur toutes les sections du SIPAD, comment remplir un écran, comment lire un écran, comment choisir une catégorie, etc.

Où trouver ce fabuleux guide? Accédez à votre session SIPAD, ensuite, vous pourrez choisir cet icône de cahier dans le coin supérieur à droite de votre écran.

La boîte suivante s’affichera :

Cliquez sur le lien en bleu et le guide s’affichera.

Le guide comprend plus de 400 pages de renseignements. Il est facilitant de faire une recherche avec les touches de votre clavier Ctrl + F et vous pourrez rechercher par un mot clé.

Sachez que chacune des sections de la table des matières est un onglet du SIPAD.

*IMPORTANT ne pas imprimer ou sauvegarder le guide, car ce dernier est mis à jour en continu. Utiliser l’icône dans SIPAD pour le consulter au besoin. 

Formations SIPAD 

Capsules de formations obligatoires pour s’initier au SIPAD

Capsules de formations complémentaires

Guide de formation SIPAD - Agent administratif Guide de formation SIPAD - Intervenant	Agent admin  Initiation au Sipad	Intervenant  Initiation au SIPAD	Mêmes hyperliens que pour les capsules obligatoires. Descendre plus bas sur la page pour accéder aux capsules complémentaires.	Agent admin	Intervenant
Introduction	✔	✔	Correction UA3 dans Assignation	✔
Accès au SIPAD	✔	✔	Mise en suspens dans Assignation	✔
Page d’accueil	✔	✔	Ordonnance légale 2022-11-01	✔	✔
Guide complet SIPAD	✔	✔	Transfert accompagnateur	✔
Liste des dossiers	✔	✔	AH-223 bonne saisie au SIPAD	✔
Assignation	✔	✔ *PREC voir capsule AA	Usager groupe	✔	✔
Évaluation et bilan	✔	✔	Usager groupe-Particularités (DI-TSA)	✔
Note évolution	✔	✔	Usager groupe – HPS intervenants	✔
Personne lien	✔	✔	Usager groupe – précision		✔
AEO	✔	✔	Ajout UA3 directe d’assignation ou par AEO (DI-TSA)	✔
Consentement et refus	✔	✔	Présuivi & Mesure d’appoint *Nouveau en DP 2024-04	✔
Décès et volonté	✔	✔	Ajout ICI et assignation ICI (DI-TSA)	✔
Diagnostic	✔	✔	Ajout ICP & assignation ICP (DI-TSA)	✔
Identification	✔	✔	Ajout PSIT Emploi & Plateau (DI-TSA)	✔
Info santé	✔	✔	Ajout PSIT Logement soutien gradué (DI-TSA)	✔
Milieu de vie	✔	✔	Ajout résidentiel (DI-TSA)	✔
Pièces jointes	✔	✔	DIS-DIP-DMS et C.A. (DI-TSA)	✔
Pilotage	✔		Clinique médicale – PS 0402 (DP)	✔
Procédure	✔		Groupe – PS 0401 (DP)	✔
Rapports	✔	✔	EGCP-II-R (DI-TSA)	✔	✔
IP-01	✔	✔	PII-PID (comment les indexer)	✔	✔
HPS HAP explications	✔	✔	Mesures de contrôle aux formations SIPAD - Saisie des PIMC	✔
HPS HAP ex. de saisie	✔	✔	HPS : motifs d'absence *Nouveau 2024-04		✔
Comment fermer votre assignation		✔	Transfert 0-6 ans à TSA 7 + *Nouveau 2024-01	✔
Situation problématique		✔
PSI		✔
PI		✔
Conclusion et outils	✔	✔

Mise à jour en date du 2024-04-16

Tenue de dossier

Les informations contenues au SIPAD font partie intégrante du dossier de l’usager. Ce dossier qui constitue le document légal de l’établissement doit :

• Protéger la confidentialité des renseignements;
• Faciliter le continuum de services;
• Témoigner de la qualité des services rendus;
• Être disponible pour répondre aux besoins d’information. 

Les archivistes ont créé un guide de classement regroupant tous les documents contenus au dossier de l’usager. C’est l’outil principal pour les agents administratifs et les intervenants. IMPORTANT, il s’agit d’un document évolutif ne pas l’imprimer ou le sauvegarder, il est disponible en consultation aux liens suivants :

Guide de classement des documents DP
Guide de classement des documents DI-TSA

HPS-HAP

Heures de prestation de services (HPS) : 
Durée totale (temps réel) de la prestation de services directs ou indirects donnée aux usagers, à sa famille et à ses proches, aux partenaires ou à la collectivité. Convertie en minutes par l’intervenant. 

Heures d’activités professionnelles (HAP) : 
Tâches administratives et toutes activités cliniques non liées aux cas d’usagers identifiables assignés.

QUI	RESPONSABILITÉ	QUAND
Stagiaire	Aucune	Rien
Intervenant adaptation réadaptation	Saisit ses HPS-HAP journalières concordant à la date réelle et correspondant à la totalité du temps travaillé (en excluant son temps de pause); Finalise sa saisie de HPS-HAP quotidiennement, et ce, avant la date de fin de chaque période; Coche « Période complète » à la fin de la période.  Les HPS font foi des services rendus et doivent être reflétées au dossier de l’usager.	Respect des dates limites inscrites au calendrier suivant : Échéancier des approbations HPS 2024-2025
Gestionnaire	Approuve les HPS-HAP de chaque membre de son équipe au SIPAD;  Valide la qualité des HPS-HAP saisie par chaque membre de son équipe et intervient au besoin; Valide les unités de mesure des secteurs sous sa responsabilité au portail à la fin de chaque période; Approuve les données en indiquant si celles-ci sont conformes ou non à la fin de chaque période.
Équipe SIPAD	Génère, analyse, demande des validations; Ferme les données aux fins de périodes; Assure l’intégrité des données avant le transfert des données au portail (corrige les HPS-HAP); Alimente le portail en transmettant les données à la DQEPE à la fin des dates limites; Fournit les redditions de compte attendues par le MSSS; Assure le respect et la responsabilité des processus internes servant à harmoniser les pratiques entre les missions DP-DI-TSA conformément au cadre normatif.

Documents de références pour la saisie des HPS-HAP : 

• Arbre décisionnel HPS-HAP (avril 2024);
• Tableau descriptif des codes HPS-HAP (nouveau juin 2024);
• Tableau descriptif du code 400-usager collectif/partenaire (à venir 2024)
• HPS-HAP Attentes face aux intervenants

Intégration résidentielle (RI-RTF, RAC et achat de place CJM) - mise à jour septembre 2024

• Aide-mémoire rôles et responsabilités - Intégration résidentielle au SIPAD
• Intégration résidentielle - Pas à pas SIPAD 

Communications SIPAD - pour une vision commune

Cette section comprend des rappels sur des éléments importants à retenir, des trucs, des astuces et des nouveautés :

• Info SIPAD - Octobre 2024 - Pourquoi une alerte dans le bandeau de dossier? Nouvelle procédure Consentement « Soins et services »
• Info SIPAD - Septembre 2024 - Capsules de formation sur ENA et procédure de dépôt des PII-PID au SIPAD
• Info SIPAD - Mai 2024 - Procédure fermeture de dossier et fermeture compte SIPAD
• Info SIPAD - Octobre 2023 - Note de service - Harmonisation compte stagiaire

Besoin de soutien

Voici la procédure à suivre pour toutes questions en lien avec le SIPAD :

Consultez le guide SIPAD ou les capsules de formations; Référez-vous à votre agente administrative; Toujours besoin de soutien? C'est l’agente administrative qui doit faire une requête Octopus ou contacter l’équipe SIPAD à soutien.sipad.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.  Si la possibilité 3 n’est pas applicable, faire la démarche selon la situation.

Requêtes SIPAD qui doivent passer par Octopus : Demande d’accès pour les gestionnaires, les stagiaires et les utilisateurs externes (ex. : CLSC, clinique privée, etc.);  Accès élargis;  Modifications SIPAD (ajout, retrait, modification); Messages d’erreur/anomalies; Les demandes pour SOMNET; Les demandes pour extraction des données.  L’aide-mémoire pour faire une demande Octopus est disponible en cliquant ici.