Projets et bons coups à la DPD
De nombreux projets inspirants faconner par notre expertise et de notre désir de toujours faire le meilleur pour nos usagers ayant une DI, un TSA ou une DP.
Pour proposer un bon coup à la Direction veuillez utiliser le formulaire Forms suivant : Projets et bons coups à la DPD
Regard ou retour sur quelques-uns des projets au sein de la direction.
Adaptation du 1er service pour la clientèle en déficience langagière
Enjeux :
- Le premier service offert avant le projet pilote (ainsi que dans les équipes non ciblées par ce projet pilote) était un service de groupe parent-enfant.
- Le projet pilote pour l'adaptation du premier service en DL avait débuté à l'hiver 2020 et a été mis en suspend dans le cadre de la 1re vague de la pandémie.
- La pandémie nous a forcés à revoir la planification du projet pilote (et de l'évaluation associée à cette offre de service) et à s'organiser pour être en mesure de maintenir notre offre de service en contexte de pandémie.
- Le volume d'usager référé au 0-6 ans pour une DL qui a augmenté de 100 % au cours des 10 dernières années.
Pourquoi c’est une fierté :
- Adaptation de l'offre de service sur l'ensemble des équipes 0-6 ans en déficience langagière .
- Documents diffusés pour harmoniser l'offre de service offerte pour une compréhension commune.
- Démarche d'évaluation adaptée (par rapport au projet pilote) et en place pour tous les usagers et intervenants impliqués.
Retombée clientèle :
- Offre de service individuelle plus spécialisée visée pour la clientèle.
- Offre de service permettant une desserte en modalité téléréadaptation en fonction des besoins / usagers.
- Questionnaire de satisfaction / perception des effets transmis à chaque usager ayant terminé le premier service en DL, et ce, dans tous les secteurs 0-6 ans.
Éléments de généralisation :
Liens pertinents à faire dans le cadre du projet Agir tôt avec les partenaires où un continuum de service est à mettre en place en Montérégie.
Boîte à outils pour soutenir le milieu scolaire
Disponible sur notre site Internet, cette boîte se veut évolutive afin de répondre aux besoins identifiés par les équipes et les partenaires. Les premiers outils abordent la DM ou la DL. Dans un 2e temps, les équipes en déficience auditive, en DI et en TSA seront mises à contribution pour enrichir le coffre à outils.
Développement d’une équipe maintien des acquis en services spécifiques
Description sommaire du projet :
L'équipe des services spécifiques de Vaudreuil a mis sur pied une équipe d'intervenants dédiés à la clientèle non hébergée en MDA. Les usagers voient en alternance chacun des intervenants de cette équipe. Le but : stabiliser le changement comme mode de fonctionnement. L'usager connait bien chacune des personnes de l'équipe MDA qui le visite à tour de rôle. Il n'est pas assigné qu'à un intervenant, mais il est assigné à une équipe qui s'assure que sa vie autonome soit sécuritaire, stimulante et intégrée dans sa communauté. L'équipe a su innover autant dans l'organisation du travail par l'utilisation commune de Outlook, de courriel commun, de carte d'affaires adaptée visuellement.
L'équipe, en partenariat avec le soutien civique, permet de garder les gens à domicile plus longtemps et de manière autonome en favorisant leur autodétermination et en étant défenseur de cette autodétermination à l'intérieur de leur communauté.
| Enjeux | Solutions |
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Clientèle intégrée à la charge d’un intervenant unique = lourdeur pour un seul intervenant, car grand besoin de soutien pour ces usagers. Changement fréquent de personnel = usager qui pouvait se retrouver sans intervenants pendant de longue période. |
Équipe de 4 intervenants pivots pour un seul usager. L’usager voit en alternance chaque intervenant de l’équipe. L’usager ne se retrouve jamais sans service, même si un des intervenants de l’équipe n’est plus disponible. |
| Défi d’organisation du travail et de communication pour l’équipe qui suit les mêmes usagers |
Création d’un calendrier Outlook et adresse courriel unique pour soutenir l’organisation du travail de l’équipe.
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| Partenariat avec PCVS qui effectue de l’accompagnement similaire avec clientèle. | Développement d’un comité de suivi et de concertation conjoint PVCS et CISSSMO pour faciliter le travail de collaboration. |
Résultats et éléments de généralisation du projet :
- Modèle innovant autant dans l'organisation du travail par l'utilisation commune de Outlook, de courriel commun, de cartes d'affaires adaptées visuellement.
- Travail en partenariat avec OC Soutien Civique.
- Permet de garder les gens à domicile plus longtemps et de manière autonome en favorisant leur autodétermination et en étant défenseur de cette autodétermination. à l'intérieur de leur communauté.
- Continuité de services et stabilité pour la clientèle malgré l’absence de certains intervenants.
- Constat de pertinence +++ en contexte COVID et pendant les inondations du printemps dernier.
- Plus d’une douzaine d’usagers entourés par cette équipe dans le secteur de Vaudreuil.
- Exportation du modèle d’intervention dans le secteur de Valleyfield et Haut-St-Laurent au courant de l’année 2020 (environ une douzaine d’usagers desservis).
- Exportation du modèle d’intervention dans le secteur de JR au courant de l’année 2021.
Épisode de service lors d’un 1er service pour les usagers en liste d’attente - programme spécialisé DI 7 ans et +
- Optimiser la gestion de la liste d’attente dans les délais prévus au plan d’accès.
- Augmenter les chances de partenariat avec le référant pendant que celui-ci est encore impliqué au dossier et par le fait même, mettre en place de meilleures conditions à la réussite de l’intervention (objectifs atteints). Actualiser l’épisode dans un délai de 3 mois augmenterait les chances de bénéficier de ce partenariat.
- Orienter rapidement l’usager vers le bon programme selon la nature de ses besoins et éviter des délais d’attente additionnels.
- Diminuer certaines frustrations d’usagers / familles en attente de recevoir le service en les soutenant plus rapidement.
- Éviter l’addition de situations préjudiciables pouvant mener à des situations d’urgences, avec impacts aggravants et nécessitant une re-priorisation (P1 ou P2).
- Fermer le dossier si le besoin spécialisé est répondu dans le cadre de l’épisode de service_1er service.
Déroulement de l’épisode 1er service :
Tous les usagers sur la liste d’attente sont contactés par une psychoéducatrice ou SCG pour leur offrir un épisode de service de 4 rencontres comme premier service. Le dossier est alors assigné à un intervenant pivot, selon le besoin spécialisé et l’objectif prioritaire déterminé au préalable par la psychoéducatrice ou la SCG qui effectuera le pré-suivi. L’usager ou sa famille doit être disponible à recevoir une intensité de service sur une base hebdomadaire ou bimensuel pour la durée des 4 rencontres. À la fin des quatre rencontres, l’usager est réorienté selon ses besoins et les résultats de l’intervention. À noter que si l’usager a toujours des besoins spécialisés suite aux 4 rencontres, il sera ajouté sur la liste d’attente deuxième service.
Une valise d’outils cliniques /administratifs a été créée afin de soutenir l’intervenant pivot au travers du processus d’actualisation des interventions dans le cadre de l’épisode 1er service.
Résultats et éléments de généralisation du projet :
Ce projet pilote a été implanté dans le secteur Centre de la coordination des services spécialisés DI 7 ans et plus. Pour la période de novembre 2019 à mars 2020, 5 épisodes de services de 5 rencontres ont eu lieu. Suite aux 5 rencontres, nous avons fermé 3 dossiers, dirigé 1 dossier au programme PLSG et ajouté 1 dossier à notre liste d’attente 2e service. Ces résultats démontrent que lorsque nous arrivons au moment opportun pour faire l’intervention, les résultats sont beaucoup plus efficaces, répondent mieux aux besoins de l’usager et permettent de clore l’épisode de service plus rapidement.
Le projet sera également exporté dans les trois autres secteurs de la coordination des services spécialisés DI 7 ans et plus, soit à l’Est, l’Ouest et l’Estrie.
Évaluation d’aide à la mobilité à distance - service des aides techniques (SAT)
Enjeux : avoir la collaboration de l’équipe du SAT, principalement la présence du technicien en orthèse prothèse du SAT sur place (au CHSLD), la collaboration et présence de l’ergothérapeute du milieu de vie de l’usager, l’équipe informatique de téléréadaptation et de téléconsultation.
Pourquoi c’est une fierté : ce projet a permis à l’ergothérapeute du SAT de poursuivre ses interventions dans son programme tout en répondant aux critères du SSMET pour la réalisation de plus de 100 évaluations faites à distance dans les derniers mois. L’élément le plus important est la collaboration de tous pour permettre l’évaluation de ces usagers qui auraient pu attendre leurs services pendant plusieurs mois supplémentaires. De plus, plusieurs consultations dans nos milieux ont été faites par téléconsultation, et ce, même avec des médecins.
Retombée clientèle : plus de 100 usagers ont pu être évalués dans un contexte où le remplacement d’une ergothérapeute au SAT est habituellement complexe (formation, connaissances et compétences).
Éléments de généralisation : Il est fort probable que cette modalité sera conservée pour certaines situations particulières. Nous allons en faire l’évaluation plus détaillée en ce qui a trait aux avantages, inconvénients et enjeux dans les prochaines semaines.
Guide d’accueil du nouvel employé équipe TSA, secteur HUBLONBOU
Enjeux :
Les parcours antérieurs et le bagage des employés arrivant au sein du programme TSA divergent et leur accueil nécessite une adaptation pour chacun. Aussi, dans le contexte actuel de pénurie et de mouvement de personnel, il est parfois difficile de s'assurer d'un accueil facilitant l'intégration ainsi aussi le soutien nécessaire pour la suite. Nous souhaitons favoriser la rétention du personnel tout d'abord par un accueil chaleureux et soutenant et d'autre part éviter de surcharger toujours les mêmes personnes pour accueillir les nouveaux.
Pourquoi c’est une fierté?
C'est une fierté, car cela part d'une idée d'amélioration continue émise par l'équipe et travaillée par le tableau opérationnel. Aussi, malgré le contexte de pandémie, nous avons continué à conserver cet objectif d'amélioration de l'accueil au sein de l'équipe. Les personnes accueillies avec cette nouvelle procédure ont évalué positivement cette structure de soutien.
Retombée clientèle :
Plus les nouveaux intervenants sont soutenus à l'arrivée, mieux ils arrivent à comprendre le programme et à être efficient rapidement pour soutenir les usagers et leur famille. Aussi, cette approche favorise le sentiment d'appartenance et souhaitons-le la rétention du personnel.
Éléments de généralisation :
Le système d'accueil mis en place ainsi que les fiches à cochées par responsable ont été transmissent à l'ensemble de la coordination et pourraient facilement être adaptées à d'autres programmes pour en faire bénéficier un plus grand nombre.
Jumelage - pairage : assurer un chez soi à l'usager - hébergement RI-RTF
- une démarche entourant le jumelage (processus qui consiste à sélectionner une RI-RTF ayant un portrait qui la rend susceptible de répondre adéquatement aux besoins d'un usager) et le pairage (vérification de l’homogénéité ou la compatibilité entre le profil de l’usager visé par le jumelage et le profil des usagers déjà présents dans la ressource).
Ces étapes déterminantes du processus de placement requièrent plusieurs acteurs provenant des différents programmes. Il est vite devenu évident l’importance de définir clairement :
- les rôles et les responsabilités de chacun;
- la durée de chaque étape;
- les outils à privilégier à chaque étape du processus;
- les canaux de communications.
La coordination des services d’hébergement en RI-RTF a chapeauté un mandat qui est au cœur des services rendus à l’usager : un chez soi en fonction de ses besoins.
La mise en œuvre de la démarche du jumelage et pairage est un effort collectif, qui devra être porté par tous les collaborateurs. Elle ouvrira la porte aux échanges et aux discussions interprogrammes et aura sûrement une influence positive sur chacune des étapes visant à offrir à l’usager un chez soi de qualité, sécuritaire et répondant à ses besoins.
Projet FedEx - programme spécialisé d'intégration au travail
Projet Performance programme spécialisé TC-TGC
Malgré le contexte particulier :
- La performance clinique et organisationnelle a été mesurée sur 465 dossiers usagers et au travers 17 résidences à assistance continue.
- Taux de 100% de participation à la collecte de données!
- Actualisation de 7 groupes de discussions (focus groups) incluant des représentants de tous les titres d’emplois ont participé à l’analyse des données.
- Collaboration transversale au projet de la part de la direction des ressources financières, direction des ressources humaines, communication et affaires juridiques; direction logistique.
- Un plan d’action incluant 9 pistes d’amélioration est en cour !
La performance clinique et organisationnelle, une condition gagnante pour l’usager et pour le travailleur !
Lien vers l'article : Les intervenants du programme TC-TGC engagés dans l'amélioration continue
Lien vers l'article: Projet Performance 2021
Projet sensibilisation au TSA
Enjeux :
Les délais étaient courts, les attentes face au contenu spécialisé étaient très élevées.
Pourquoi c’est une fierté?
Le comité a travaillé efficacement pour offrir un contenu de grande qualité, basé sur les meilleures pratiques existantes et répondant aux attentes de la clientèle. L’objectif était de pouvoir mettre sur pied une cohorte à l’automne ce qui a été réalisé (début des groupes)!
Retombée clientèle :
Possibilité de l’offrir en premier service ce qui permettrait d’avoir une réponse aux besoins plus immédiate pour la clientèle.
Éléments de généralisation :
L’intervention reçue permettra de poursuivre les interventions sur des bases communes pour tous, et ce, qu’elle soit effectuée en individuel ou en groupe. Tous les secteurs en TSA pourront utiliser ce même contenu.
Trousse aphasique
Nous sommes particulièrement fiers d’avoir pu mettre à contribution un usager en réadaptation pour l’illustration de la trousse. Cet usager bénévole a pu utiliser cette réalisation pour faciliter sa réinsertion au travail. Ainsi, nous pouvons rendre disponible cet outil, sans frais, à l’ensemble de la clientèle, par le biais de notre site internet.
Lien vers l'article : Un outil attendu pour les personnes aphasiques!