Gestion des activités de remplacement
Notre rôle et offre de services
Le service de la gestion des activités de remplacement (GAR), relevant de la Direction des ressources humaines, du développement organisationnel et de l'apprentissage (DRHDOA) comporte deux GAR afin de desservir les différentes catégories d'emplois.
La GAR SRP (soutien, réadaptation et professionnels) est chargée d’accompagner les gestionnaires dans la confection des horaires,prend en charge la gestion des remplacements et de la gestion de la liste de rappel pour le personnel administratif, les professionnels, le personnel des services auxiliaires et de métiers et réadaptation.
Notre service est opérationnel tous les jours de 5h30 à minuit.
gar.srp.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
La GAR Clinique, est chargée également d’accompagner les gestionnaires dans la confection des horaires, prend en charge la gestion des remplacements et de la gestion de la liste de rappel pour le personnel soignant, incluant les infirmiers, infirmiers auxiliaires, inhalothérapeutes, préposés aux bénéficiaires, aides de service, préposés aux unités et auxiliaires aux services de santé et sociaux.
Notre service est opérationnel tous les jours de 6h00 à minuit.
gar.clinique.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
Voici une liste exhaustive, mais non limitative de nos principaux services
Assure la gestion du personnel pour la liste de rappel et des équipes volantes, en veillant à une utilisation optimale des ressources;
Assure la gestion des remplacements à court et à long terme selon la convention collective en vigueur;
Participe activement à la confection des horaires du personnel;
Conseille,accompagne et soutient les gestionnaires dans la gestion quotidienne de leurs effectifs;
Promeut les meilleures pratiques liées aux remplacements
Offre de la formation continue auprès des gestionnaires et responsables aux horaires afin d'assurer une application uniforme des processus;
Planifie et encadre l'utilisation de la main d'oeuvre indépendante, dans une optique d'efficacité et de conformité.
Nos équipes
Les services de la gestion des activités de remplacement au CISSS de la Montérégie-Ouest sont constitués de :
2 Chefs de service;
2 Chefs de secteur;
3 Agents de gestion de personnel;
5 Techniciens en administration;
Agents administratifs classe 1;
Agents administratifs classse 2.
Gestionnaires de la GAR
Véronique Lemieux, CRHA, est cheffe du service de la gestion des activités de remplacement - Volet SRP (soutien, réadaptation et professionnel)
Détentrice d’un baccalauréat en administration des affaires – gestion des ressources humaines et d’un microprogramme de deuxième cycle en administration des services de santé, elle œuvre depuis plus de 24 ans à titre de conseillère principale dans le milieu des ressources humaines, dont quatre (4) ans à titre de gestionnaire au CISSS de la Montérégie-Ouest au sein du service de la gestion des activités de remplacement. Véronique est aussi la supérieure immédiate des employés de la liste de rappel et de l’équipe volante pour le personnel administratif, les assistants en réadaptation, les professionnels et le personnel des services auxiliaires.
Jean-Sébastien Laforme est chef du service de la gestion des activités de remplacement - Volet Clinique
Actuellement étudiant universitaire en administration, il œuvre depuis plus de dix (10) ans au CISSS de la Montérégie-Ouest dont plus de neuf (9) ans à la gestion des activités de remplacement. Jean-Sébastien est aussi le supérieur immédiat des employés de la liste de rappel et de l’équipe volante pour le personnel infirmier et d’assistance en soins infirmier.
Qui fait quoi à la GAR ?
Pour avoir une liste exhaustive du Qui fait quoi? à la GAR, clique ici : Qui fait quoi à la gestion des activités de remplacement
Boîte à outils pour les employés
Clique ici pour consulter la boîte à outils pour les gestionnaires.
Gestion de mon horaire et de mes disponibilités
Gestion de mon horaire
Tu peux consulter ton horaire en tout temps, du travail ou de la maison, sur un ordinateur en cliquant ici.. Il est déconseillé de consulter le GRH-Web sur votre téléphone intelligent ou sur une tablette électronique. Tu auras besoin de ton code usager et du mot de passe qui t’ont été remis lors de ton embauche. On te recommande de consulter ton horaire régulièrement (au moins deux (2) fois par semaine), car il peut être modifié par la GAR ou par ton gestionnaire.
Le code usager est composé des deux (2) premières lettres de ton nom de famille, des deux (2) premières lettres de ton prénom, suivi d'un nombre. Le mot de passe est composé des deux (2) premières lettres de ton nom de famille, des deux (2) premières lettres de ton prénom, et des trois (3) derniers chiffres de ton numéro d'assurance social, suivi du #.
Par exemple, les accès de François Untel serait UNFR0123 et son mot de passe unfr456#.
Mon horaire en autogestion
Si vous êtes en situation d'autogestion et que vous avez des questions, veuillez-vous référer à la page dédiée à cet effet: Autogestion
Gestion de mes disponibilités
Complétez votre disponibilité via Espresso Web!
Toute personne désirant modifier ses disponibilités pour des remplacements à court terme, long terme ou en temps supplémentaire devra le faire via GRH-Paie Web.
Pour qui est-ce disponible?
L’ensemble des personnes salariées des accréditations syndicales FIQ, SCFP et APTS.
Un outil précieux
Afin de t'aider à compléter ta disponibilité web, un guide de l'utilisateur - Disponibilité Web est à ta disposition.
Une vidéo explicative est également disponible :
Disponibilité à court terme, à long temps ou à temps supplémentaire?
Afin de bien différencier les types de disponiblités,un feuillet explicatif a été conçu. N'hésite pas à t'y référer!
Liste des services par catégorie d'emploi
NOUVEAU ! Liste des services disponibles pour chacun des titres d'emploi
Ce nouvel outil te permet de déterminer quels sont les services pour lesquels ton titre d'emploi peut faire des quarts de travail. Un onglet au début du fichier t'explique comment naviguer facilement à travers l'outil. Cela faciletera le choix dans les services et programmes à inscrire dans tes nouvelles demandes de disponibilités.
Liste des programmes, services et points de service - Catégorie 1
Liste des programmes, services et points de service - Catégorie 2
Liste des programmes, services et points de service - Catégorie 3
Liste des programmes, services et points de service - Catégorie 4
À certaines occasions, tu auras la possibilité de modifier et de mettre à jour tes disponibilités court terme, long terme ou temps supplémentaire.
ATTENTION ! Tu ne peux pas modifier tes disponibilités à tout moment. Nous t’invitons à consulter les dispositions locales de ta convention collective pour savoir à quel moment tu peux le faire.
Tableau de réduction de disponibilités
Tableau de diminution de disponibilités 2025-2026 afin de consulter le tableau de diminution de disponibilités
Demande de congé
Si tu souhaites bénéficier d’un congé ou modifier tes vacances, tu dois aviser ton supérieur immédiat le plus rapidement possible afin qu’il puisse évaluer ta demande. Tu peux consulter le formulaire approprié en cliquant ici.
Calendrier de confection des horaires
Le service de la GAR affiche les horaires quatre (4) fois par année pour une période de 12 semaines (16 semaines en été).
Calendrier 2025-2026
Clique ici pour consulter le calendrier de confection des horaires (2025-2026) sous forme de tableau.
Calendrier 2025-2026- CAT.4 (APTS)
Dates révisées (en raison du Processus unique de reconaissance d'ancienneté -PURA) – Catégorie 4 : du 1er septembre 2025 au 21 février 2026.
Clique ici pour consulter le calendrier de confection des horaires (2025-2026) sous forme de tableau CAT.4 (APTS).
Présentation Powerpoint de la journée d'accueil
Pour comprendre la base et le fonctionnement du service de la gestion des activités de remplacement, consulte la présentation Powerpoint de la journée d’accueil | Journée d'accueil GAR.
Procédure de réclamation d’un manque à gagner
Tu peux consulter le formulaire à compléter ci-dessous :
GAR-SRP (Cat. 2-3-4) : Réclamation d'un manque à gagner | GAR SRP
GAR-CLINIQUE (Cat. 1-2): Réclamation d'un manque à gagner | GAR CLINIQUE
Espace étudiant
Le sais-tu? Si tu es aux études dans un domaine relié à un titre d’emploi de la Nomenclature des titres d'emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du réseau de la santé et des services sociaux, il est possible de déroger à la disponibilité minimale pour travailler seulement une fin de semaine sur deux (1/2 FDS).
Voici les étapes à respecter si tu désires remplir une demande de réduction de disponibilité ou congé d’études pour chacune de tes sessions.
Tu étudies dans un domaine relié à la Nomenclature des titres d'emploi, des libellés, des taux et des échelles de salaire du réseau de la santé et des services sociaux et tu as plus d’un (1) an de service. Voici comment faire pour pouvoir bénéficier du congé pour études :
- Remplir une nouvelle disponibilité web qui sera en vigueur dès votre première journée d’école. Une capsule webinaire est disponible en ligne afin de vous aider si vous éprouvez des difficultés à remplir une disponibilité.
- Remplir le formulaire de demande de congé et modification de vacances : formulaire de demande de congé et modification de vacances.
- Une fois complété, tu dois faire autoriser le formulaire par ton gestionnaire et lui fournir une preuve d’études. Cette preuve doit contenir les informations suivantes : nom, prénom, statut (temps plein, temps partiel), domaine d'études, nom de l'établissement ainsi que les dates de début et de fin de session.
IMPORTANT ! Une nouvelle demande de congé d'études devra être complétée à chaque début de session. Cette demande doit être acheminée au moins 30 jours à l'avance.
Tu as moins d’un (1) an de service et tu es actuellement étudiant à temps complet. Voici comment faire pour déroger de la disponibilité minimale et travailler une fin de semaine sur deux.
- Remplir une nouvelle disponibilité web qui sera en vigueur dès votre première journée d’école. Une capsule webinaire est disponible en ligne afin de vous aider si vous éprouvez des difficultés à remplir une disponibilité.
- Remplir le formulaire de demande de congé et modification de vacances : formulaire de demande de congé et modification de vacances.
- Une fois complété, tu dois faire autoriser le formulaire par ton gestionnaire et lui fournir une preuve d’études. Cette preuve doit contenir les informations suivantes : nom, prénom, statut (temps plein, temps partiel), domaine d’études, nom de l’établissement ainsi que les dates de début et de fin de session.
Si tu es titulaire de poste ou en remplacement long terme dans un service
Tu dois envoyer tes documents à ton chef de service avant la date butoir.
Si tu fais partie d’une équipe volante ou tu assures un poste à temps partiel temporaire, sans remplacement et sans poste (TPT)
Tu dois faire faire parvenir tes documents à l’une des adresses courriel ici-bas selon votre catégorie d’emploi avant la date butoir.
IMPORTANT ! Lorsque tu modifies tes disponibilités, cela n'a pas pour effet de modifier ton congé partiel sans solde pour étude. Il est dès lors important de s'assurer que tes disponibilités reflètent les mêmes informations que ton congé. Cette modification doit être envoyée aux personnes identifiées ci-haut (selon tes affectations)
EXEMPLE : En commençant ta session, tu demandes un congé pour étude afin de travailler seulement deux (2) jours par période de paie (2/15 ou 0.2). Toutefois, après quelques semaines, tu réalises que la charge de travail est moins importante que tu pensais. Tu décides donc de changer tes disponibilités pour travailler six (6) jours par période de paie (6/15 ou 0.6).
Afin de t'ajouter des quarts supplémentaires, tu dois modifier ton congé pour indiquer que tu es maintenant disponible 6/15 ou 0,6 sans quoi, la GAR ne pourra te faire travailler que dans les limites prévues par ton congé.
Adresses courriel de la GAR :
Catégories 1 et 2 (PAB, PAU, ASSS et ADS) : gar.clinique.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Catégories 2 (services auxiliaires, techniques et de metier, 3 et 4) : gar.etudiants.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Évolia - Nouveau logiciel de gestion du temps supplémentaire en hors disponibilité
La Gestion des activités de remplacement (GAR) est heureuse d’annoncer le déploiement du logiciel Évolia. Il sera utilisé en complément de Logibec pour faciliter la sollicitation du personnel en hors-disponibilité pour du temps supplémentaire (TS) lorsque les quarts de travail seront en liste épuisée. L’objectif est de rendre les quarts vacants accessibles aux employés, de simplifier le processus de traitement des hors-disponibilités et d’assurer une attribution plus rapide et plus transparente des opportunités de remplacements ponctuels.
L'application sera déployée le 15 décembre pour le personnel de la catégorie 1.
Vidéo explicative du nouveau logiciel Évolia
Certaines sections de la vidéo ne s’appliquent pas à notre utilisation actuelle. Vous n’aurez pas la possibilité de consulter les horaires de vos collègues ni à la messagerie.
Pour télécharger l'aide-mémoire, cliquez ici Évolia pour la gestion du hors-dispo TS
Évolia – Logiciel de gestion du hors-dispo TS
Qu’est-ce qu’Évolia et comment sera-t-il utilisé ?
Évolia est une application complémentaire à Logibec de gestion des horaires qui servira à vous communiquer les quarts qui demeurent non comblés à la suite de l'attribution selon les disponibilités de Logibec (en régulier et TS). Cette plateforme est gratuite et est accessible par Web ou une application sur le téléphone.
Dans cette première phase, débutant le 15 décembre 2025, l’application sera accessible aux employés de catégorie 1 ayant une disponibilité TS dans leur dossier, ainsi que les personnes salariées sous l’annexe 1 ou retraités réembauchés. La deuxième phase, prévue au début 2026, inclura les autres catégories d’emploi.
Votre responsabilité
Dès aujourd’hui, vous pourrez vous inscrire en créant votre compte à partir du courriel que vous recevrez d’Évolia sur votre adresse courriel personnelle. Veuillez vérifier vos courriels indésirables si vous ne le voyez pas dans votre boîte de réception. Si vous n’avez pas reçu d’invitation, veuillez compléter une disponibilité de temps supplémentaire.
Lorsqu’un quart est publié, vous recevrez une notification pour les quarts compatibles avec votre profil. Vous pourrez confirmer votre intérêt à prendre un quart de travail directement dans l’application. Lorsqu'un quart vous sera octroyé, vous recevrez une notification et il sera intégré à votre horaire Logibec. Assurez-vous de toujours valider votre horaire dans Logibec.
Pour toute modification ou annulation, continuez à contacter la GAR
(1-833-454-3427)
Application
Les quarts de travail non comblés seront disponibles dans l’application toutes les semaines et seront relancés quotidiennement. Ils seront attribués sous l’ordre du premier arrivé, premier servi.
Reçois les besoins de la GAR par texto
Pour t'inscrire, c'est ici : Formulaire d'adhésion
Questions fréquemment posées
Je suis un nouvel employé et j'ai besoin d'information sur le CISSSMO
Clique ici pour accéder à la page intranet dédiée aux employés.
Que dois-je faire si j'ai des questions et que je ne sais pas à quel service m'adresser ?
Communiquer avec Mon centre RH: 450 377-7297
Lundi au vendredi de 8h à 16h
Clique ici pour accéder à la page intranet
Que dois-je faire lorsque je dois m'absenter ou que je débute un arrêt de travail?
Si tu dois t’absenter du travail pour une raison qui échappe à ton contrôle, voici ce que tu dois faire :
- Communique avec un agent de la GAR par téléphone le plus rapidement possible afin d’activer le processus de remplacement de ton quart de travail (l’agent indiquera une absence à motiver ‹AAM› à ton horaire);
- Justifie ton absence auprès de ton supérieur immédiat (ton gestionnaire modifiera l’AAM pour le code d’absence approprié).
ATTENTION ! En cas d’urgence, en dehors des heures d’ouverture de la GAR, tu dois rejoindre un coordonnateur d’activités de soins.
N.B. S'il s'agit d'un arrêt de travail, tu dois faire parvenir ton billet médical au service de la gestion intégrée de la présence au travail (bureau de santé) par courriel : ssmet.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca ou par télécopieur au 450-699-8134. Tu peux consulter la page complète du service de la gestion intégrée de la présence au travail en cliquant ici.
Que dois-je faire si on m'a téléphoné ou texté pour m'offrir un remplacement ou des quarts de travail?
Si un membre de notre équipe a laissé un message sur ton téléphone pour t’offrir des quarts de travail en régulier ou en temps supplémentaire : RAPPELLE-NOUS!
Tu es disponible en temps régulier?
Les quarts de travail en temps régulier (au ponctuel ou en affectation long terme) sont octroyés par ancienneté. Lorsqu’un agent communique avec toi, tu es prioritaire pour ledit quart de travail ou ledit remplacement pendant un certain délai. Dépassé ce délai, si l’affectation est octroyée à un autre employé, tu ne pourras plus la réclamer.
ATTENTION ! Un quart de travail qui te revient en régulier pourrait être ajouté automatiquement à ton horaire s’il est prévu à plus de sept (7) jours d’avis. On te recommande de consulter ton horaire au moins deux (2) fois par semaine.
Tu es disponible en temps supplémentaire?
Les quarts de travail en temps supplémentaires sont octroyés par tour de rôle*. Lorsqu’un agent communique avec toi, tu es prioritaire pour ledit quart de travail pendant un certain délai. Dépassé ce délai, si le quart de travail est octroyé à un autre employé, tu ne pourras plus le réclamer.
*Le tour de rôle est calculé selon la dernière offre que tu as reçue pour un quart de travail en temps supplémentaire. Un quart de travail accepté ou refusé et même un message laissé sur ton répondeur sont des exemples de situation pour lesquelles tu perds ta priorité sur ton tour de rôle.
Dans tous les cas, les agents de la GAR communiqueront avec toi à une seule reprise pour chaque quart de travail. C’est aussi possible que plusieurs quarts de travail te soient offerts dans le même appel. Dans ce cas, c’est maintenant de ta responsabilité de nous rappeler pour nous informer de ta disponibilité ou de ta non-disponibilité à prendre un quart de travail.
Que dois-je faire lorsque mon code d'accès à Espresso Web (Logibec), pour consulter mon horaire, ne fonctionne pas ou que j'ai oublié mon mot de passe?
Tu as besoin de soutien ? Communique avec le service de l’administration du personnel, de la rémunération, des avantages sociaux et des systèmes d’information de gestion : remuneration.as.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
Que dois-je faire si j'ai une erreur sur ma paie?
Tu dois contacter ton gestionnaire, celui-ci pourra s'assurer de faire une correction.
Qui dois-je contacter pour connaître le nombre de jours de vacances ou de maladie qu'il me reste dans ma banque?
Lors de ta connexion à Espresso Web (Logibec), tu peux retrouver cette information sous la section Dossier employé puis Banques. Cette information se trouve également au bas de ton talon de paie.
À qui dois-je m’adresser pour faire mon choix de vacances ou modifier celui-ci?
Lorsque le moment est venu d'exprimer ses choix de vacances, tu dois te rendre sur le module GRH-PAIE Web afin de formuler tes préférences dans les délais prescrits.
Lorsque tu désires modifier ton choix de vacances à l'extérieur des délais prescrits, tu dois remplir le formulaire de demande de congé ou modification de vacances CISSSMO.
Une fois complété, le formulaire devra être acheminé à ton gestionnaire.
Quelles sont les dates de sorties d’horaire et les dates limites pour remettre une demande de congé?
Pour connaître les dates de sorties d'horaire et les dates limites pour remettre une demande de congé, tu peux consulter le calendrier de confection des horaires 2025-2026.
Comment faire la distinction entre un remplacement long terme et un employé liste de rappel ?
Remplacement à long terme (LT) :
Un remplacement LT correspond à un mandat d’une durée supérieure ou inférieure à 14 jours, visant à assurer la continuité d’un poste en cas d’absence prolongée, maladie, congé d’un employé ou pour pourvoir un poste vacant.
TPO / Liste de rappel :
Un employé inscrit sur la liste de rappel se voit attribuer des quarts de travail uniquement en fonction de ses disponibilités communiquées préalablement. Cela signifie qu’aucun quart n’est garanti à l’avance. Les employés qui sont sous la liste de rappel relèvent des chefs de service responsables des activités de remplacement
Comment puis-je savoir si je suis éligible pour faire du temps supplémentaire (TS)?
La rémunération à taux supplémentaire est applicable :
- Pour tout travail effectué en supplément à la journée normale de travail ou de la semaine régulière de travail;
- Les heures complétées à l'intérieur de l'intervalle minimum de 16 heures entre deux quarts de travail, à moins que l'intervalle ait été réduit par arrangement local.