Ma boîte à outils

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La boîte à outils s’adresse à tout le personnel et les médecins de l’organisation.

Objectifs de la boîte à outils

1. Harmoniser les outils de communications.
2. Donner un aperçu des gabarits et des ressources disponibles.
3. Donner accès facilement aux bons outils et aux bonnes références.

Gabarits de l'identité visuelle

Affiche Word 1 page recto pour diffusion interne seulement Format lettre portrait Format lettre paysage Format légal portrait	Document Word « One pager » 1 ou 2 pages Format lettre portrait	Document Word court 2 pages et plus, sans table des matières et sections Format lettre portrait - foncé Format lettre portrait pâle	Document Word long   2 pages et plus avec table des matières et sections Format lettre portrait - foncé Format lettre portrait - pâle Format lettre portrait - blanc
Formulaires (Forms) En continu (classique) Style 1 - foncé Style 1 - pâle Bloc entête (moderne) Style 2 - foncé Style 2 - pâle	PowerPoint 1 PPT avec plusieurs choix de pages couvertures et de sections Gabarit PowerPoint	Fonds d'écran Teams 4 fonds d'écran différents Fond d'écran Teams, version foncée avec rayon et coeur Fond d'écran Teams, version pâle avec rayon et coeur Fond d'écran Teams, version foncée avec barres obliques Fond d'écran Teams, version pâle avec barres obliques

Autres visuels : 

• La diapo de lancement de Santé Québec Montérégie-Ouest à ajouter à votre PPT de téléviseurs.
• D'inspiration pour la création de vos documents et de vos présentations? Consultez la banque d'icônes et la banque de pictogrammes.

Outils administratifs

Gabarits

Nouveaux

• Avis d'intérim
• Avis de nomination
• Compte rendu (format lettre)
• Compte rendu (format légal)
• Lettre
• Note de service
• Ordre du jour (portrait)
• Ordre du jour (paysage)
• Procès-verbal (format lettre)
• Procès-verbal (format légal)
• Questionnaire
• Télécopie

Outils corporatifs

Comment commander pour impression à l'externe? Voici la méthode :

1- Faites une commande au Service des achats.
2- Vous aurez besoin du nom du fichier et du code GRM, indiqués sous le visuel un peu plus bas. 

Bannières déroulantes

Un budget de plus de 200 $ est nécessaire pour imprimer une bannière déroulante (roll-up de format 33 x 82 po + structure). Après votre demande, comptez environ 2 semaines avant de la recevoir.

Carte d'affaires

Choix de carte d'affaires pour impression en couleur ou en noir et blanc.

Pochette

Pochette avec rabats et insertion de cartes d'affaires

Pochette9x12_SanteQuebec Code GRM: 1138362

Outils de références

Questions-réponses

IDENTITÉ VISUELLE

À quoi sert une identité visuelle?

L’identité visuelle regroupe les éléments qui permettent de reconnaître facilement une organisation, comme le logo, les couleurs, la typographie et les visuels.  En utilisant tous la même identité visuelle, nous contribuons à faire connaître et reconnaître Santé Québec Montérégie-Ouest. 
Une identité visuelle cohérente permet : 
* d’être facilement reconnue par la population; 
* d’inspirer confiance; 
* d’offrir une image uniforme dans l’ensemble de nos installations; 
* de rendre les communications plus claires et accessibles; 
* de renforcer l’efficacité de nos messages.  

J’ai besoin de visuel ou de gabarit qui sont non disponibles. Que dois-je faire?

Les gabarits approuvés sont ajoutés progressivement dans l’intranet par le Service des communications. Si le visuel ou le gabarit dont vous avez besoin n’est pas encore disponible, vous pouvez continuer d’utiliser votre document actuel à l’effigie du CISSS de la Montérégie-Ouest jusqu’à ce qu’une nouvelle version soit déployée. Pour un besoin urgent, communiquez avec le Service des communications. Afin d’assurer une image cohérente de l’organisation, la création de matériel graphique non approuvé n’est pas autorisée. L’employé n’est donc autorisé à développer son propre matériel graphique. 

Je souhaite développer un logo et un slogan pour un nouveau projet pour me démarquer.

Aucun projet ou équipe ne doit développer son logo ou un slogan, sauf si celui-ci est fourni par le MSSS ou par le siège social de Santé Québec (ex. : Aire ouverte).
Nous représentons tous Santé Québec Montérégie-Ouest. L’utilisation du logo officiel permet à la population de reconnaître rapidement la provenance de l’information et de lui accorder sa confiance. Une identité visuelle uniforme favorise la cohérence des communications dans l’ensemble du réseau de la santé et des services sociaux. 

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET CLINIQUES

Je cherche un gabarit qui n’est pas encore disponible. Que dois-je faire?

Continuez d’utiliser le gabarit actuellement en vigueur jusqu’au déploiement du nouveau modèle. Les documents disponibles se trouvent dans cette page. Pour les documents de type aide-mémoire, politique et procédure, ils sont en développement. Nous vous aviserons lorsque disponibles.

SIGNATURE COURRIEL

Suis-je obligé de me conformer à la signature courriel?

Oui. La signature courriel officielle doit être utilisée par l’ensemble du personnel. Cette signature permet d’assurer une image cohérente de l’organisation et de faciliter l’identification des interlocuteurs. 
Il est important de :  
* ne pas modifier les couleurs;  
* toujours utiliser la police Segoe UI;  
* ne pas ajouter de GIF ou d’animation;  
* ne pas changer la disposition ni le logo de Santé Québec dans la signature courriel. 

Ajout des diplômes professionnels ou ordre professionnel à la signature

L’ajout d’un diplôme peut être autorisé lorsqu’il est pertinent à la fonction exercée et qu’il apporte une information utile à vos interlocuteurs. 
Toutefois, l’ajout d’un ordre professionnel n’est pas souhaité. Les qualifications nécessaires à l’exercice de votre fonction sont déjà reconnues dans le cadre de votre emploi à Santé Québec. Votre titre d’emploi apparaît en signature.  

Puis-je ajouter un pronom à ma signature?

Oui. Il est permis d’utiliser des pronoms binaires (il/elle), ou bien une combinaison de pronoms et néopronoms (iel/ielle). Prière d’utiliser les pronoms en français et non en anglais, puisque nous sommes un établissement public au Québec. 

Ajout de bannière à la signature courriel

En règle générale, les bannières ne sont pas autorisées, sauf exception, dans les signatures courriel. Certaines exceptions peuvent être accordées pour des messages liés à la sécurité ou à la promotion de services de notre établissement ((ex. : mesures d’urgence, le programme régional des veilleurs). Toute bannière permanente doit être approuvée par le Service des communications. Dans ce contexte, il n’est malheureusement pas possible d’intégrer une bannière d’un ordre professionnel de manière permanente. 
Une bannière temporaire provenant d’une source reconnue peut également être utilisée dans le cadre d'une campagne de sensibilisation ou d'une activité ponctuelle (ex. : Semaine des personnes handicapées, bannière produite par l’Office des personnes handicapées du Québec). La bannière temporaire doit être cohérente avec notre mission et nos valeurs.  
Les règles suivantes doivent être respectées : 
* une seule bannière à la fois; 
* la bannière doit être placée sous la signature; 
* elle doit apparaître au-dessus de l’avis de confidentialité.

SIGNALÉTIQUE

Que faisons-nous avec la signalétique de nos installations?

La signalétique actuellement en place demeure en utilisation. Tout nouveau projet de signalétique doit être approuvés au préalable par Santé Québec. Des travaux sont en cours.

SITES INTERNET ET MÉDIAS SOCIAUX

Est-ce que les URL ont changé, puisque certains de mes outils dirigent vers nos sites Internet?

Sites Internet : les URL n’ont pas changé à l’heure actuelle. Les liens sont encore fonctionnels.  
Médias sociaux : comme nous avons modifié le nom de notre organisation, les URL ont été modifiées automatiquement. C’est le cas pour LinkedIn, Facebook, Instagram, TikTok et YouTube. Si vous utilisez des raccourcis Web, des hyperliens ou des codes QR menant vers ces plateformes, veuillez vous assurer de les mettre à jour. 

Grammaire et révision linguistique

• Banque de dépannage linguistique
• Termium
• Acronymes fréquents
• Lexique des mots clairs en santé
• Clarté santé : et si on parlait le même langage que les usagers?

Couleurs, polices de caractères et signature courriel

• Couleurs
• Signature courriel
• Polices de caractères

Cadres de référence sur la gestion des documents d'encadrement 

Les cadres de référence sur la gestion des documents d’encadrement vous permettent de saisir les modalités entourant la création d’outils administratifs et cliniques qui sont adoptés officiellement et qui régissent la gouverne, la gestion et le fonctionnement des services cliniques, administratifs et de soutien dans l’organisation.

Deux (2) cadres de référence sur la gestion des documents d'encadrement sont disponibles.

Pour les documents d'encadrement cliniques, consultez la page Documents d'encadrement cliniques et gabarits . 

Pour les documents d'encadrement administratifs, consultez la page Documents d'encadrement administratifs et gabarits.