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Nos directions/Direction de la logistique/Service des achats

Service des achats

Le service des achats est au cœur d’une gestion réussie de la chaîne d’approvisionnement. Il travaille de concert avec les requérants et dans le respect des lois, règlements, politiques, directives du Secrétariat du Conseil du trésor et de la politique de gestion contractuelle du CISSS de la Montérégie-Ouest.

Le service des achats offre un service de soutien afin de répondre à vos questions sur l'utilisation de GRM et sur le suivi de vos commandes.

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Comment nous joindre?

Pour toutes demandes et questions à l’équipe du soutien aux opérations, vous devez ouvrir une requête dans Octopus. Il suffit de sélectionner la tuile « Achats » et « J’ai besoin d’aide ! ».

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Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la note de service Octopus - Nouveaux formulaires pour le Soutien aux opérations.

L’équipe du soutien aux opérations demeure sans contredit accessible par téléphone ou par courriel pour répondre à vos questions et demandes. Cependant, il est primordial d’avoir un numéro de billet Octopus en main avant de vous adresser à nos équipes. 

Les heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 8 h à 15 h 30.

Horaires de fermeture de nos fournisseurs pendant le temps des Fêtes

Plusieurs de nos fournisseurs seront fermés ou auront des horaires réduits pendant le temps des Fêtes. Afin de bien planifier la livraison de vos commandes en temps voulu pendant cette période, nous vous invitons à consulter l’horaire de fermeture de nos fournisseurs.

Horaires des Fêtes 2025 - Fournisseurs

Vous y trouverez les délais de transmission de vos commandes que nos acheteurs doivent respecter afin que vous puissiez recevoir vos commandes en décembre 2025.

Alertes médicales

Des alertes médicales et des avis de rappel de produits sont régulièrement émis par Santé Canada, GBM Montérégie, l’Institut de recherche sur les soins d’urgence [ou Emergency Care Research Institute (ECRI)], ainsi que par des fournisseurs et des manufacturiers. Les établissements de santé doivent tenir compte de ces avis et de ces alertes médicales afin d’assurer la sécurité de la clientèle et éviter tout préjudice pour ces derniers. 

Vous pouvez consulter les procédures et notes de services émises à cet effet sur la page intranet du service de la gestion contractuelle.

Bordereaux de livraison et questionnement... Vous cherchez à qui appartient la commande GRM que vous avez reçue? 

Vous cherchez à qui appartient la commande GRM que vous avez reçue? 

Assurez-vous d’avoir le bordereau de livraison en main, puis écrivez à l’adresse suivante : magasin.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Pour effectuer la réception de vos bons de commande, veuillez les faire suivre par courriel à l’adresse suivante : bordereaux.livraison.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Cartes professionnelles

Pour l'impression de nouvelles cartes professionnelles, veuillez compléter le formulaire suivant et le retourner à Guylaine Denis (guylaine.denis.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteuse responsable des commandes de cartes professionnelles.

Veuillez noter que seuls les gestionnaires de programme ou leur agent(e) attitré(e) sont autorisé(e) à procéder à la requête.

GRM

Code d'accès GRM

Pour toutes les demandes suivantes, vous devez créer une requête Octopus dans la tuile Ressources financières :

  • Création d’un nouvel utilisateur GRM
  • Modification d’un accès existant, par exemple l’ajout ou le retrait d’unités administratives
  • Réinitialisation du mot de passe
  • Désactivation d’un accès GRM

Code secondaire - message d'erreur dans GRM

Le message suivant apparaît lorsque vous entrez un code secondaire dans GRM?

exemple-de-message-erreur-code-secondaire-grm

Pour ajouter un code secondaire* à votre profil GRM, vous devez transmettre votre demande par courriel à generationcompte.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Dans l'objet du message, indiquez :

  • Le nom de votre direction - ajout de code secondaire

Veuillez également nous fournir les détails suivants :

  • L'unité administrative/code primaire (code de 7 chiffres);
  • Le code secondaire/nature (4 chiffres);
  • Une brève description du produit demandé ainsi que le code GRM.

*Exceptionnellement pour les codes secondaires 5997 et 5999, veuillez transmettre votre demande par courriel à achats.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Guides de formation GRM

GRM Web

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  • GRM Web - Création de réquisitions (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM Web - Tableau de bord (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM Web - Gestionnaire - Autorisation budgétaire (voir la capsule vidéo ci-dessous)

GRM version lourde

grm-pagesaccueil

  • GRM version lourde - Création de réquisitions (voir la capsule vidéo ci-jointe)

  • GRM version lourde - Tableau de bord (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM version lourde - Gestionnaire - Autorisation budgétaire (voir la capsule vidéo ci-dessous)

Section pour les requérants du service de soutien à domicile (SAD)

Notes de service - guides de formation

Outils administratifs GRM et documents de références

Adresses (liste des codes d'adresse de livraison dans GRM)
Codes acheteurs GRM
Politique de gestion contractuelle et attribution des contrats (politique d’achat)

Cliquez ici pour accéder à la version Web de GRM.

Rehaussement GFM (NOUVEAU)

Le 17 novembre 2025, le CISSS de la Montérégie-Ouest procédera au rehaussement de la version GRF-GRM, incluant la mise en place d’une nouvelle interface web pour les réquisitions, qui sera utilisée par plus de 600 requérants. Plus de détails suivront sous peu.

Note de service (à venir)

Capsules de formation

À venir

Séances Teams

À venir

Documentation (à venir)

Pénurie de produits

Alternatives de remplacement temporaire

Pénurie critique d’électrodes pour défibrillateur HeartStart

Pénurie de valves anti-reflux pour Salem

Fin partielle de la rupture d’inventaire – petits tampons et tiges de chlorhexidine

Contenants de succion – virage progressif des produits

Gants d’examen stériles 11 po – substitution de produit

Contenants de succion - alternative aux produits en rupture d’inventaire

Spéculum vaginal jetable prélubrifié Galenica – alternative aux grandeurs discontinuées

Pénurie anticipée de solutions orales de glucose Glucodex 50g

Pénurie réelle de rouleaux encreurs pour adressographes

Pénurie réelle de tampons et tiges montés de Chlorhexidine 2 % et d’alcool 70 %

Pénurie réelle de tampon antiseptique imbibé de gluconate de chlorhexidine et d’alcool isopropylique

Pénurie réelle du nécessaire à cathétérisme et installation sonde vésicale

Remplaçant temporaire du produit discontinué – nécessaire pour installation de sonde vésicale (code d’article 85-5013B)

Changement de tubes de prélèvement pour analyses urinaires en biochimie et en microbiologie de la Montérégie

Plaintes au Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG)

Cliquez ici pour accéder au gabarit Formulaire de plainte CAG pour envoi au Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG) lors de problèmes avec des produits faisant partie d'ententes d'achats regroupés : Formulaire de plainte CAG

Requête d'équipement médical, non médical et mobilier

Cliquez ici pour accéder à Octopus, puis cliquez sur la tuile Achats > Achat d'équipement, mobilier et achat > 1000 $.

Retours

Retour des cartouches d'encre vides

Les anciennes composantes de Jardins-Roussillon, du Suroît et du Haut-St-Laurent : 
Expédier à l'Hôpital de votre territoire, à l'attention du magasin. 

L'ancienne composante Vaudreuil-Soulanges : 
Expédier au CLSC de Vaudreuil-Dorion, à l'attention du magasin. 

Les anciennes composantes CMR, Foster, Virage, CRDITED et SRSOR : 
Suivre les étapes suivantes : 
 


Retour de marchandise

Étapes pour le retour de marchandise :

  1. Accédez au système Octopus;
  2. Complétez les champs obligatoires et complétez la requête;
  3. Vous recevrez un courriel du soutien aux opérations, incluant une copie du bon de retour-fournisseur que vous devrez apposer sur le colis à retourner;
  4. Tout dépendant de votre installation, le soutien aux opérations vous donnera les spécifications pour acheminer votre colis à la bonne destination.

Paramètres d'autorisation au processus de retour de produits : 

  • Le seuil minimal pour le traitement d'un produit à retourner est fixé à 100 $*;
  • Toutes demandes de traitement d'un retour doivent être adressées via Octopus dans un délai maximal d'une (1) semaine après sa réception physique.
  • Tous les doublons de réquisition seront refusés;
  • Les retours en attente de traitement datant de la dernière année fiscale seront refusés, sauf pour ceux dont la valeur significative est de plus de 1000 $.

*En cas d'erreur du fournisseur, les retours en deçà de 100 $ pourront être traités.

Cliquez ici pour accéder à Octopus, puis cliquez sur la tuile Achats > Retour de marchandises.

Plateforme web HAMSTER- commandes de fournitures de bureau (NOUVEAUTÉS)

Nous avons le plaisir de vous informer que Novexco inc. (Hamster) est désormais le fournisseur attitré pour le contrat portant sur certaines fournitures de bureau et le papier en boîte. Ce contrat est en vigueur depuis le 15 octobre 2025, pour une durée de cinq ans (jusqu'au 30 septembre 2030). Voir la note de service du 10 décembre 2025 pour plus de détails. 

Les commandes peuvent être effectuées dès maintenant sur la plateforme Web de Hamster.ca*.

* ATTENTION : L’accès aux comptes utilisateurs sur la plateforme Web de Hamster.ca est possible uniquement en utilisant le navigateur Google Chrome.

Guide de l'utilisateur du site web de Hamster

Création de comptes

1. Compléter le fichier Gabarit Hamster - Création, modification, ajout et retrait selon les procédures décrites dans l’onglet « Consignes d’utilisation » du fichier. 

2. Vous devez faire parvenir le fichier par courriel à Jean-Philippe Daoust (jean-philippe.daoust.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable de la gestion des comptes utilisateurs sur Hamster.ca, en ajoutant en copie conforme votre gestionnaire lors de l'envoi.

Ajout, modification et retrait d’unités administratives ou d’adresses de livraison

1. Complétez le fichier Gabarit Hamster - Création, modification, ajout et retrait selon les procédures décrites dans l’onglet « Consignes d’utilisation » du fichier. 

2. Faites parvenir le fichier complété par courriel à Jean-Philippe Daoust (jean-philippe.daoust.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable de la gestion des comptes utilisateurs de Hamster.ca. N'oubliez pas d'ajouter votre gestionnaire en copie conforme dans le courriel.

Points importants à retenir

  • L’accès aux comptes utilisateurs sur la plateforme Web de Hamster.ca est possible uniquement en utilisant le navigateur Google Chrome.
  • Vous pouvez récupérer un mot de passe temporaire à tout moment sur la page de connexion Hamster. 
  • Les produits favoris du centre des acquisitions gouvernementales (CAG) sont facilement identifiables grâce à l’étiquette  etiquette-contrat-hamster
  • Les paniers d’une valeur supérieure à 500 $ seront transmis pour approbation à l’équipe des achats.
  • Des frais de 7,50$ ∗∗𝑠’𝑎𝑝𝑝𝑙𝑖𝑞𝑢𝑒𝑛𝑡 𝑎𝑢𝑥 𝑐𝑜𝑚𝑚𝑎𝑛𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑚𝑜𝑖𝑛𝑠 𝑑𝑒∗∗ 50$.
  • Certains produits ne sont pas autorisées et ne peuvent être ajoutées au panier.
  • Le délai moyen est 2 jours ouvrables pour les produits en inventaire.
  • Pour connaître la politique de retour des marchandises, visitez la page Retour & garantie.
  • Pour la gestion des usagers du web et les adresses de livraison, communiquez directement avec achats.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Des questions?

Pour joindre l'équipe Hamster, composez le 1 877 597 3261 ou écrivez au service à la clientèle à client.support@hamster.ca. Veuillez transmettre votre numéro de commande et/ou votre numéro de compte afin d'aider l'équipe Hamster à retracer rapidement vos informations.

Reprographie

Le service de reprographie du CISSS de la Montérégie-Ouest est fermé depuis avril 2025. Le CISSS de la Montérégie-Centre est maintenant notre fournisseur pour les services de reprographie. 

Comment faire une demande de reprographie?

Si vous avez un code GRM, vous devez effectuer une réquisition dans GRM.

Si vous n’avez pas de code GRM, vous devez effectuer une requête Octopus en utilisant le formulaire « Demande d’impression pour projets spéciaux » sous l’icône « Demande d’impression Montérégie-Ouest ».

Pour toutes autres demandes en lien avec une commande :  
 
Veuillez contacter le soutien aux opérations à achats.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca 
 ou 
 Ouvrir une requête Octopus sous l’icône « Achats Montérégie-Ouest » 

Notes de service

Direction:
DL
Dernière mise à jour:
Décembre 2025