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Planifier son activité

La Direction des communications et des affaires publiques a préparé quelques procédures, gabarits et documents de référence pour vous outiller dans l'organisation de vos événements internes et externes.

Les fournisseurs recommandés ici-bas ne sont pas exlusifs. La Direction des communications et des affaires publiques se base sur sa propre expérience avec les fournisseurs ou l'expérience des équipes à l'interne. Nous ne sommes en aucun cas responsable de la qualité du service offert par les fournisseurs.

Sélection d'une date

Voici quelques questions à se poser avant d'officialiser la date de votre activité :

  • Votre événement est-il lié à une date ou à une occasion précise?
  • Y a-t-il un autre événement déjà publicisé qui pourrait éclipser votre activité?
  • Y a-t-il un congé férié ou une fête imporante en même temps?
  • Est-ce que mes participants (Direction générale, directeurs, conférenciers, etc.) clés sont disponibles?
  • Est-ce que la salle où je désire tenir le tout est disponible?

Réservation de salle

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La recherche et la réservation d'une salle est souvent la première étape dans l'organisation de la logistique de votre événement. C'est une étape importante à ne pas négliger! 

Avant de se lancer dans la recherche, il est imporant de se poser les questions suivantes :

  • Combien de personnes sont attendues à l'événement?
  • Est-ce que la salle doit être disposée d'une façon particulière (style cocktail, style plus formel avec des tables rondes, gradins, etc.) ou est-ce que la mise en place est flexible?
  • De combien de salles ais-je besoin?
    • Par exemple, si vous avez une rencontre pour tous suivi d'ateliers en petits groupes, vous aurez besoin de plusieurs salles.
  • Quel est mon budget?
  • Dans quel secteur l'événement doit-il se dérouler?
    • La majorité du temps, il est préférable de sélectionner un lieu central pour la majorité des participants.
  • Est-ce que nous avons des besoins particuliers ou des attentes spécifiques en lien avec la salle?
    • Voici quelques exemples : salle qui autorise l'utilisation d'un traîteur externe, salle qui inclut tout le matériel audiovisuel, etc.

Une fois que vous aurez déterminé vos critères de recherche, vous pouvez vous lancer dans la recherche de votre salle idéale! Pour vous aider, vous trouverez ici-bas une liste de quelques fournisseurs. Pour les salles régulièrement utilisées par la Direction des communications et des affaires publiques, nous avons créé des fiches descriptives. Dans le menu Un coup de pouce?, nous avons aussi inclut quelques sites intéressants.

Votre budget est limité? Pensez d'abord à voir si une salle dans une de nos installations est disponible!

Salles recommandées

Complexe Roméo-V.-Patenaude (Candiac) Fiche descriptive
Site Web
Ville de Saint-Rémi Site Web
Exporail, le Musée ferroviaire canadien (Saint-Constant) Fiche descriptive
Site Web
Pavillon de l'Ile (Châteauguay) Fiche descriptive
Site Web
Plaza Rive-Sud (La Prairie) Fiche descriptive
Site Web

Autres salles intéressantes

Services d'audiovisuel

Être accompagné d’un service d’audiovisuel lors de l’organisation d’événement est parfois nécessaire. Ces compagnies ont en leur possession du matériel qui nous facilite la vie le jour de l’événement. Par exemple, plusieurs choix de micros, des scènes de plusieurs grandeurs, des outils facilitants pour la projection d’un support visuel et bien plus encore.

Ci-dessous, vous trouverez une liste de quelques fournisseurs offrant un bon service à un prix raisonnable. Il est à noter qu’un certain montant devra être mis de côté pour ce service.

Fournisseurs recommandés

  • Décibel Audio
    • Contact : Valérie Grenier, 450 638-2366, location@decibelaudio.ca
  • Discair Productions
      • Contact : Luc Sévigny, 514 617-2994, info@discairproductions.com

Service de traiteur

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Vous avez un événement qui se déroule sur une journée complète ou à l’heure du souper? Il sera donc nécessaire de prévoir le repas ou du moins offrir quelques collations ainsi que le café. Si votre budget ne vous permet pas un tel service, avisez vos invités. De cette façon, ils pourront se prévoir un lunch.

Pourquoi ne pas utiliser le service traiteur des Services alimentaires de notre organisation? Pour connaître leur offre de service, consultez la page Direction de la logistique sous le menu Services alimentaires.

Fournisseurs externes recommandés

Maître de cérémonie et conférencier

Maître de cérémonie (animateur)

Le maître de cérémonie ou animateur est la personne qui dirige votre événement. Si votre activité comprend une suite de présentations, c'est le maître de cérémonie qui fera le lien entre tous les présentateurs et qui fera l'animation.

Notre organisation regorge d'employés et de gestionnaires aux multiples talents. Sondez le terrain dans votre direction. Vous pourriez être surpris et découvrir des gens qui aimeraient tenir ce rôle.

Autrement, vous pouvez aussi utiliser les services d'un conférencier externe, si votre budget vous le permet.

Conférencier

Pour diversifier le contenu de vos événements, il peut être pertinent de recevoir un conférencier externe qui vient parler d'un sujet prédéterminé. Attention, vous devez prévoir un budget pour un conférencier. Selon la personne choisie, le coût varie entre 2 000 $ et 7 000 $ pour un conférencier professionel pour une durée moyenne de 90 à 120 minutes, incluant des rencontres préparatoires.

Même lors d’un événement organisationnel, il est bien de prendre un moment pour inspirer les employés sur différents sujets. Voici quelques idées : le travail d’équipe, la communication, l’humour au travail, la gestion du stress, la conciliation travail/famille, etc.

Vous pouvez contacter un bureau de conférenciers. Il vous sera proposé plusieurs conférenciers ou formateurs qui répondent à votre besoin.

Suggestions de fournisseurs :

Voici des suggestions de conférenciers qui ont été invités à des événements du CISSSMO :

Et si mon événement était écoresponsable?

Un événement écoresponsable intègre les principes du développement durable à chaque étape de son organisation, et ce, dès le début de la planification. En débutant par une analyse de la situation actuelle et l’évaluation des impacts majeurs potentiels, un événement écoresponsable vise donc à réduire les répercussions négatives sur l’environnement et à augmenter les retombées positives sur le plan social et économique.

Voici quelques avantages liés à l’organisation d’un événement écoresponsable :

  • Réduit les impacts sur l’environnement, en particulier la surconsommation de ressources ainsi que la génération de déchets et de gaz à effet de serre;
  • Augmente les bénéfices pour la société, tant sur le plan local qu’international;
  • Contribue au rôle social de l’organisation et améliore par le fait même son image auprès des médias, des participants et partenaires;
  • Motive les employés et les bénévoles;
  • Réduit les coûts (dépend des mesures écoresponsables choisies);
  • Sensibilise les participants, les fournisseurs et les partenaires;
  • Facilite l’implantation d’une démarche de développement durable au sein de l’organisation.

*Référence : Conseil québécois des événements écoresponsables

Alors, comment on fait ça un événement écoresponsable?

Voici quelques guides et outils qui vous aideront à faire un pas dans la bonne direction.

Conseil québécois des événements écoresponsables  Carrefour d’information et d’échange qui facilite et encourage l’organisation d’événements écoresponsables.
Guide sur l'organisation d'événements écoresponsables Guide produit par l’Équipe Événement écoresponsable pour le Bureau de coordination du développement durable du Ministère du Développement durable de l’Environnement et des Parcs.
Outils pour une démarche de développement durable Divers outils ont été conçus pour soutenir les ministères et organismes dans leur démarche de développement durable. Ces outils peuvent aussi aider les autres organisations qui, bien que non visées formellement par la Loi, sont invitées à s'approprier volontairement cette démarche.

Développement durable au CISSS de la Montérégie-Ouest

Depuis plusieurs années déjà, notre CISSS a une volonté profonde de s'engager dans une démarche de développement durable à tous les niveaux dans l'organisation. Un comité a d'ailleurs récemment été mis sur pied afin d'élaborer une politique complète à ce sujet.

Pour en savoir plus, visitez la page Développement durable.

Organisation d’événements 101 - Les questions les plus fréquemment posées... et les réponses!

QUESTION RÉPONSE
Est-il nécessaire de se procurer un permis de réunion pour pouvoir service de l'alcool lors de mon événement?

Une demande de permis de réunion doit être produite à la Régie afin de pouvoir vendre ou servir des boissons alcooliques à l’occasion d’un événement à caractère familial, social, culturel, éducationnel ou sportif qui aura lieu à l'extérieur de sa résidence ou d'un établissement de son entreprise où un permis n'est pas exploité.

Il arrive régulièrement que le traiteur qui founit la nourriture fasse lui-même la demande de permis de réunion. Validez donc avec lui d'abord.

Autrement, voici le site de la Régie des alcools, des courses et des jeux pour faire votre demande.

IMPORTANT : Consultez notre Politique sur l’usage de l’alcool et des drogues
Est-ce que je peux faire de la promotion pour mon événement en mettant des affiches dans les installations?

Le comité de direction du CISSS de la Montérégie-Ouest a adopté une procédure en matière d’affichage et de sollicitation qui a été déployée dans toutes les installations en 2022. 

L’affichage, sous forme traditionnelle (affiches, impressions murales, etc.) ou numérique (écran en circuit fermé, intranet, Internet, etc.), doit être régi, encadré, voire limité, afin de s’assurer de son efficacité et d’éviter toute pollution visuelle. 

Consultez la page Politique d'affichage et de sollicitation pour plus de détails.
Comment procéder pour placer une commande auprès d'un fournisseur externe (ex: articles promotionnels, affiches, dépliants, etc.)

Contactez le Service des achats pour connaître la procédure.
Qu'en est-il des événements reliés à la reconnaissance? Est-ce que des outils sont déjà développés?

Consultez les pages suivantes :

Pour vous simplifier la vie, quelques gabarits, guides et plus encore!

Gabarits

Un indispensable, la boîte à outils!

Ma boîte à outils découle du Programme d’identification visuelle (PIV) du gouvernement du Québec. Elle s’adresse à tout le personnel de l’organisation. Vous y retrouverez des outils de tous les types (graphiques, administratifs, de grammaire et de révision linguistique). N'hésitez pas à la consulter pour trouver des :

  • Outils graphiques (gabarits de présentations PowerPoint, règle d'utilisation des logos, banques de photos et d'icones, etc.);
  • Outils administratifs;
  • Outils de grammaire, d'orthographe et de vocabulaire;
  • Outils de révision linguistiques.

Dépêchez-vous de la consulter!

Encore un coup de pouce? 

Voici un site externe pour vous inspirer et vous guider dans l'organisation de vos événements!

Tourisme Montérégie Tourisme Montérégie offre aux planificateurs un service gratuit d’assistance à la recherche de lieux d’hébergement et de réunion ainsi que des renseignements sur les divers fournisseurs touristiques. Aussi, sur le site Web vous retrouverez des suggestions de sites de réunions, d'activités de consolidation d'équipe, de fournisseurs et beaucoup plus! 

1,2,3...on rayonne!

Vous aimeriez que nous vous aidions à faire rayoner votre événement sur l'une de nos plateformes de diffusion? 

Pour faire une demande de publication, demandez à votre gestionnaire de contacter la Directions des communications et des affaires publiques à communications.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca. 

Comme une image vaut mille mots, il est fortement recommandé d'inclure au moins une photo à toutes les publications. Pour que nous puissions diffuser vos photos, vous devez nous les faire parvenir accompagnées du formulaire de consentement photo.

Quelques exemples de publications en lien avec des événements 

Contexte de pandémie de COVID-19 : mesures à prendre pour les événements

Veuillez vous assurer de consulter les consignes en lien avec les mesures sanitaires en vigueur avant de débuter la planification de votre événement. Vous devez aussi vous assurer que les participants à votre événement respectent les mesures de protection (distanciation, port du masque, hygiène des mains, etc.).

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Direction:
DirComm
Dernière mise à jour:
Décembre 2023