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Nos directions/Direction de la logistique/Service des achats

Service des achats

Le service des achats est au cœur d’une gestion réussie de la chaîne d’approvisionnement. Il travaille de concert avec les requérants et dans le respect des lois, règlements, politiques, directives du Secrétariat du Conseil du trésor et de la politique de gestion contractuelle du CISSS de la Montérégie-Ouest.

Le service des achats offre un service de soutien afin de répondre à vos questions sur l'utilisation de GRM et sur le suivi de vos commandes.

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Comment nous joindre?

Pour toutes demandes et questions à l’équipe du soutien aux opérations, vous devez ouvrir une requête dans Octopus. Il suffit de sélectionner la tuile « Achats » et « J’ai besoin d’aide ! ».

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Pour plus d’information à ce sujet, veuillez consulter la note de service Octopus - Nouveaux formulaires pour le Soutien aux opérations.

L’équipe du soutien aux opérations demeure sans contredit accessible par téléphone ou par courriel pour répondre à vos questions et demandes. Cependant, il est primordial d’avoir un numéro de billet Octopus en main avant de vous adresser à nos équipes. 

Les heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 8 h à 15 h 30.

Alertes médicales

Des alertes médicales et des avis de rappel de produits sont régulièrement émis par Santé Canada, GBM Montérégie, l’Institut de recherche sur les soins d’urgence [ou Emergency Care Research Institute (ECRI)], ainsi que par des fournisseurs et des manufacturiers. Les établissements de santé doivent tenir compte de ces avis et de ces alertes médicales afin d’assurer la sécurité de la clientèle et éviter tout préjudice pour ces derniers. 

Vous pouvez consulter les procédures et notes de services émises à cet effet sur la page intranet du service de la gestion contractuelle.

Bordereaux de livraison et questionnement... À qui appartient la commande reçue?

Cherchez-vous à qui appartient la commande GRM que vous avez reçue? Assurez-vous d'avoir le bordereau de livraison en main, et selon la région, contactez l'agente administrative au numéro de téléphone suivant :

Pour une demande de réception au système, merci d'acheminer votre bordereau de réception à l'adresse suivante : bordereaux.livraison.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Cartes professionnelles

Pour l'impression de nouvelles cartes professionnelles, veuillez compléter le formulaire suivant et le retourner à Denis Lavigne (denis.lavigne.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable des commandes de cartes professionnelles.

Veuillez noter que seuls les gestionnaires de programme ou leur agent(e) attitré(e) sont autorisé(e) à procéder à la requête.

Cliquez ici pour accéder à la version Web de GRM.

GRM

Code d'accès GRM

Pour toutes les demandes suivantes, vous devez créer une requête Octopus dans la tuile Ressources financières :

  • Création d’un nouvel utilisateur GRM
  • Modification d’un accès existant, par exemple l’ajout ou le retrait d’unités administratives
  • Réinitialisation du mot de passe
  • Désactivation d’un accès GRM

Code secondaire - message d'erreur dans GRM

Le message suivant apparaît lorsque vous entrez un code secondaire dans GRM?

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Pour ajouter un code secondaire* à votre profil GRM, vous devez transmettre votre demande par courriel à generationcompte.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Dans l'objet du message, indiquez :

  • Le nom de votre direction - ajout de code secondaire

Veuillez également nous fournir les détails suivants :

  • L'unité administrative/code primaire (code de 7 chiffres);
  • Le code secondaire/nature (4 chiffres);
  • Une brève description du produit demandé ainsi que le code GRM.

*Exceptionnellement pour les codes secondaires 5997 et 5999, veuillez transmettre votre demande par courriel à achats.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Guides de formation GRM

GRM Web

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  • GRM Web - Création de réquisitions (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM Web - Tableau de bord (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM Web - Gestionnaire - Autorisation budgétaire (voir la capsule vidéo ci-dessous)

GRM version lourde

grm-pagesaccueil

  • GRM version lourde - Création de réquisitions (voir la capsule vidéo ci-jointe)

  • GRM version lourde - Tableau de bord (voir la capsule vidéo ci-dessous)

  • GRM version lourde - Gestionnaire - Autorisation budgétaire (voir la capsule vidéo ci-dessous)

Section pour les requérants du service de soutien à domicile (SAD)

Notes de service - guides de formation

Outils administratifs et documents de références

Pénurie de produits

Alternatives de remplacement temporaire

Pénurie critique d’électrodes pour défibrillateur HeartStart

Pénurie de valves anti-reflux pour Salem

Fin partielle de la rupture d’inventaire – petits tampons et tiges de chlorhexidine

Contenants de succion – virage progressif des produits

Gants d’examen stériles 11 po – substitution de produit

Contenants de succion - alternative aux produits en rupture d’inventaire

Spéculum vaginal jetable prélubrifié Galenica – alternative aux grandeurs discontinuées

Pénurie anticipée de solutions orales de glucose Glucodex 50g

Pénurie réelle de rouleaux encreurs pour adressographes

Pénurie réelle de tampons et tiges montés de Chlorhexidine 2 % et d’alcool 70 %

Pénurie réelle de tampon antiseptique imbibé de gluconate de chlorhexidine et d’alcool isopropylique

Pénurie réelle du nécessaire à cathétérisme et installation sonde vésicale

Remplaçant temporaire du produit discontinué – nécessaire pour installation de sonde vésicale (code d’article 85-5013B)

Changement de tubes de prélèvement pour analyses urinaires en biochimie et en microbiologie de la Montérégie

Plaintes au Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG)

Cliquez ici pour accéder au gabarit Formulaire de plainte CAG pour envoi au Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG) lors de problèmes avec des produits faisant partie d'ententes d'achats regroupés : Formulaire de plainte CAG

Pompes Vac

Pour visualiser le nouveau processus de requête et de retour de pompes Vac effectif depuis le 19 juin 2023 :

Requête d'équipement médical, non médical et mobilier

Cliquez ici pour accéder à Octopus, puis cliquez sur la tuile Achats > Achat d'équipement, mobilier et achat > 1000 $.

Retours

Retour des cartouches d'encre vides

Les anciennes composantes de Jardins-Roussillon, du Suroît et du Haut-St-Laurent : 
Expédier à l'Hôpital de votre territoire, à l'attention du magasin. 

L'ancienne composante Vaudreuil-Soulanges : 
Expédier au CLSC de Vaudreuil-Dorion, à l'attention du magasin. 

Les anciennes composantes CMR, Foster, Virage, CRDITED et SRSOR : 
Suivre les étapes suivantes : 
 


Retour de marchandise

Étapes pour le retour de marchandise :

  1. Accédez au système Octopus;
  2. Complétez les champs obligatoires et complétez la requête;
  3. Vous recevrez un courriel du soutien aux opérations, incluant une copie du bon de retour-fournisseur que vous devrez apposer sur le colis à retourner;
  4. Tout dépendant de votre installation, le soutien aux opérations vous donnera les spécifications pour acheminer votre colis à la bonne destination.

Paramètres d'autorisation au processus de retour de produits : 

  • Le seuil minimal pour le traitement d'un produit à retourner est fixé à 100 $*;
  • Toutes demandes de traitement d'un retour doivent être adressées via Octopus dans un délai maximal d'une (1) semaine après sa réception physique.
  • Tous les doublons de réquisition seront refusés;
  • Les retours en attente de traitement datant de la dernière année fiscale seront refusés, sauf pour ceux dont la valeur significative est de plus de 1000 $.

*En cas d'erreur du fournisseur, les retours en deçà de 100 $ pourront être traités.

Cliquez ici pour accéder à Octopus, puis cliquez sur la tuile Achats > Retour de marchandises.

Staples (eway.ca)

Saviez-vous qu’il existe un moyen simple, rapide et efficace de procéder à vos commandes de fournitures de bureau? En effet, les commandes de certaines fournitures de bureau peuvent maintenant être effectuées sur le portail Web de commande en ligne eway.ca*, plutôt que par GRM.

Pour des questions en lien avec Staples Professionnel, veuillez consulter le document Pas de question sans réponse.

Création de comptes

1. Compléter le fichier Gabarit - Création, modification, ajout et retrait - STAPLES selon les procédures décrites dans l’onglet « Consignes d’utilisation » du fichier. 

2. Vous devez faire parvenir le fichier par courriel à Denis Lavigne (denis.lavigne.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable de la gestion des comptes utilisateurs sur eway.ca, en ajoutant en copie conforme votre gestionnaire lors de l'envoi.

Réinitialisation du mot de passe

Pour faire réinitialiser votre compte sur eway.ca, veuillez communiquer avec Denis Lavigne (denis.lavigne.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable de la gestion des comptes utilisateurs sur eway.ca. 

Ajout, modification et retrait d’unités administratives ou d’adresses de livraison

1. Complétez le fichier Gabarit - Création, modification, ajout et retrait - STAPLES selon les procédures décrites dans l’onglet « Consignes d’utilisation » du fichier. 

2. Faites parvenir le fichier complété par courriel à Denis Lavigne (denis.lavigne.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), l'acheteur responsable de la gestion des comptes utilisateurs sur eway.ca. N'oubliez pas d'ajouter votre gestionnaire en copie conforme dans le courriel.

Documents de référence

Pour placer une commande

Pour ajouter le local ou lieu de livraison principal sur le bon de livraison de Staples

Si vous voulez que votre commande soit bien identifiée afin d'être acheminée au destinataire final de l'installation où elle sera livrée, lorsque vous finalisez votre commande sur le portail eway.ca, à l'étape « Détails de la livraison», vous devez ajouter le local ou lieu de livraison finale (voir image).

Staples - pour ajouter le local ou lieu de livraison principal

Pour un produit restreint

Pour un article en rupture de stock

Pour un retour de marchandise

Pour l'approbation des commandes

Notes de service

Des questions?

Pour obtenir du soutien pour l’utilisation du site eway.ca ou un suivi de vos commandes :

Communiquez avec le service à la clientèle de Staples Professionnel au 1 877 272-2121 du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h.

* Ce processus concerne seulement les fournitures de bureau. Pour les commandes de mobilier, de cartouches d’encre ou d'équipement informatique, vous devez utiliser GRM, car ces produits sont à contrat chez d’autres fournisseurs et nous ne pouvons pas vous y donner accès sur le portail Web de eway.ca. La même procédure s'applique si vous désirez commander un produit qui est sous restriction sur le site eway.ca : vous devez compléter une réquisition pour un produit « 0 » dans GRM.

Cliquez ici pour accéder à eway.ca.

Notes de service

Direction:
DL
Dernière mise à jour:
Septembre 2024