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Télétravail

Mise à jour : 5 septembre 2024

Le télétravail est maintenant devenu un incontournable que ce soit pour répondre aux besoins du personnel ou aux besoins de la population desservie. Voici des informations et des outils pertinents pour vous permettre de réussir votre transition vers le télétravail dans le cadre de vos fonctions, et ce, dans le respect des politiques et procédures en vigueur. 

**NOUVEAUTÉ**  FORMULAIRE EN LIGNE**

Pour faire une demande d’adhésion ou renouvellement au télétravail volontaire, vous devez dorénavant utiliser ce lien :

PRO-10244-ANNEXE I formulaire d'adhésion au télétravail volontaire

Pour plus de détails, consulter le Guide d’utilisation pour employés.

Pour toutes questions, vous pouvez vous référer à la page intranet Télétravail : questions-réponses.

Enregistrement séances ouvertes, voir l'espace multimédias au bas de la page ou cliquer sur la thématique

Documents utiles

Arrière-planTeams - voir onglet : Bonne pratique en télétravail / Les outils de collaboration informatiques

 

Contexte associé au télétravail

Définition du télétravail

Le télétravail est un arrangement selon lequel une personne est autorisée à travailler hors de son lieu de travail, le plus souvent à son domicile, au moyen des technologies de l'information et des communications (TIC).

Avantages et inconvénients 

Le télétravailleur performant et heureux est en mesure de s’automotiver et de mettre à profit des compétences en gestion du temps et en organisation du travail. L’utilisation et l’apprentissage de nombreux outils technologiques deviennent également un incontournable. Voici les principaux avantages et inconvénients observés pour le télétravailleur. 

Avantages Inconvénients
  • Moins de temps consacré au transport 
  • Meilleure conciliation travail-vie personnelle 
  • Gain en autonomie 
  • Réduction des coûts (transport, habillement, lunch, etc.) 
  • Flexibilité de l’horaire 
  • Augmentation de la concentration 
  • Sentiment d'isolement  
  • Difficulté à définir les limites entre le travail et la vie personnelle 
  • Risque de passer à côté d'informations pertinentes liées au travail et à l'organisation
  • Détachement et perte de motivation
  • Difficulté avec l'utilisation des technologies de l'information et des communications (TIC)

Aide à la décision 

Le télétravail n’est pas fait pour tout le monde et n’est pas à la portée de l’ensemble des travailleurs. Êtes-vous un bon candidat au télétravail? Vous trouverez dans cette section quelques pistes de réflexion pour répondre à cette question. Vous saurez ainsi si vous avez les conditions gagnantes en place pour faire du télétravail. 

  • Avez-vous un environnement de travail sécuritaire et propice au travail à réaliser?
  • Avez-vous à votre disposition le matériel de bureau de base pour bien fonctionner (bureau, éclairage adapté, chaise)? 
  • Avez-vous de la facilité à mettre en place une routine de travail et vous y discipliner? 
  • Êtes-vous autonome dans la réalisation de votre travail? 
  • Est-ce que l’organisation du travail et la gestion des priorités font partie de vos forces? 
  • Êtes-vous en mesure d’atteindre les échéanciers fixés la majorité du temps? 
  • Vous sentez-vous bien dans un environnement où vous êtes seul sans aucun contact direct avec vos collègues ou collaborateurs? 
  • Êtes-vous à l’aise avec l’utilisation des technologies de l’information et des communications?

Documents encadrant le télétravail

Rôle du télétravailleur 

Ressources informationnelles (portable, jeton de téléaccès, logiciels, applications, licences) 

Si, pour effectuer son travail, le télétravailleur a besoin de ressources informationnelles qui ne lui sont pas déjà offertes, une requête Octopus doit être logée par le supérieur immédiat. Document de référence rédigé par la DRIM : Guide des bonnes pratiques en sécurité des ressources informationnelles 

Tout employé peut faire la demande pour avoir une licence Teams par l'entremise d'une demande Octopus : Requête / télésanté / Demande de licence Teams. Le gestionnaire devra approuvé la requête : Note de service - Nouvelle procédure: Demande de licence Teams

Code de paie

À partir du 13 avril 2021 et donc effectif lors de la complétion de la feuille de temps pour la période de paie du 11 au 24 avril, les employés qui font des heures en télétravail doivent inscrire le code TELET. Vous avez des questions sur le sujet - Télétravail : questions-réponses.

Sécurité de l’information et confidentialité 

Des mesures raisonnables doivent être mises en place pour assurer que les standards de confidentialité ainsi que les standards de sécurité des actifs informationnels sont respectés lors du télétravail. À cet égard, l’ensemble de la règlementation professionnelle applicable à son titre d’emploi doit être respectée. Pour connaître les mesures à prendre pour protéger les informations en votre possession lors du télétravail, référez-vous à la page : Sécurité des informations et confidentialité. 

Prévention des risques en matière de santé, sécurité et mieux-être 

La Loi sur la santé et la sécurité au travail s’applique également aux personnes en télétravail. En collaboration avec l’employeur, vous devez donc participer à l’identification et à l’élimination des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles sur votre lieu de télétravail et prendre les mesures nécessaires pour protéger votre santé, sécurité et intégrité physique (ex. : ergonomie, sécurité des installations et du matériel, sécurité incendie).  

Prévenir les risques d'accident de travail

Aménager un poste de travail ergonomique pour rendre le télétravail agréable et productif

Travailler dans une posture contraignante peut occasionner avec le temps de l’inconfort et des douleurs, notamment au niveau du cou, des épaules et des poignets. 

Transport de documents

  • Réduire au minimum le nombre d’effets à transporter.
  • Utiliser un sac barré, identifié et à roulette ou encore un sac à dos pour transporter l’ordinateur et les documents.
  • Assurer la sécurité des données : Sécurité des informations et confidentialité.

Si vous avez des questions ou des préoccupations plus particulières en lien avec votre santé, sécurité et mieux-être dans le cadre du télétravail, consultez la page Télétravail : questions-réponses ou communiquez avec votre supérieur immédiat. 

Avantages fiscaux  

Les employés qui effectuent, sur une base annuelle, plus de 50% de leur temps de travail en télétravail ont droit aux formulaires TP-64.3 et T2200S, pour joindre à leur déclaration de revenus, s’ils ont des dépenses admissibles. L’employé a la responsabilité de consulter les feuillets explicatifs, pour déterminer si sa situation et ses dépenses sont admissibles.  

*Mesures d'assouplissement exceptionnelles pour l'année d'imposition 2020. 
Pour plus d’information, lien vers l'article : En télétravail… quelles dépenses mettre sur mes impôts?

Fournitures de bureau (papier, crayons, trombones, chemises, post-it) 

Le télétravailleur peut utiliser des fournitures de bureau du CISSS de la Montérégie-Ouest selon les besoins requis par ses fonctions. Il peut les apporter à son lieu de télétravail. Elles ne doivent pas servir à un usage personnel ou familial et doivent être utilisées de manière raisonnable. 

Bonnes pratiques en télétravail 

Savoir télétravailler 

Voici quelques trucs et astuces pour rester engagé et productif lorsque vous faites du télétravail. En parcourant ces outils et en les rendant visibles dans votre environnement de travail, vous vous permettrez de tirer profit des avantages associés au télétravail tout en minimisant certains des inconvénients. Bref, vous développerez le « savoir télétravailler »!  

Gestion du temps et organisation de l’horaire 

Structure de travail : Il peut être avantageux de vous définir une structure de travail avec des plages dédiées à certains dossiers ou livrables. Vous pourriez vous fixer 2-3 priorités de la semaine (ou de la journée) c’est-à-dire les incontournables sur lesquelles vous devez plancher peu importe les imprévus qui surviennent en cours de route. 

Suivi des tâches accomplies : En termes de suivi des tâches réalisées, nous vous suggérons de documenter votre emploi du temps. À cet effet, vous pourriez utiliser votre agenda électronique ou un dossier partagé avec votre gestionnaire. Pour le suivi des mandats communs avec vos collègues, un dossier partagé où vous pouvez mettre à jour l’avancement des dossiers à une fréquence préétablie est un moyen efficace.  

Collaboration et travail d’équipe 

Garder contact avec vos collègues : Il est important de prévoir des moments d’échanges avec vos collègues de travail pour remplacer les occasions informelles de discuter lorsqu’on est en présence. Des cafés virtuels aux heures de pauses ou la création d’une équipe de travail dans TEAMS permettant le clavardage sur des dossiers en communs sont des trucs à privilégier pour permettre des moments de socialisation. 

Maintenir l’engagement : Maintenez les rencontres d’échanges multidisciplinaires, misez sur des rencontres d’échanges entre pairs visant le partage d’expérience, le développement des compétences ou le partage d’information. Les rencontres de type « kick-off » journalières ou hebdomadaires sont des moyens intéressants de rester connecté à l’équipe et à ses enjeux. Vous pourriez favoriser le travail en duo pour certains dossiers afin de maintenir le travail d’équipe. 

Outils et documents complémentaires

Les outils de collaboration informatiques 

Tout employé peut faire la demande pour avoir une licence Teams par l'entremise d'une demande Octopus : Requête / télésanté / Demande de licence Teams. Le gestionnaire devra approuvé la requête : Note de service - Nouvelle procédure: Demande de licence Teams

Sur la page Télésanté, vous aurez accès à des capsules vidéos d’autoformation, des pas-à-pas ainsi que d’autres documents de références en soutien à l’utilisation de Teams. Microsoft TEAMS est actuellement déployée dans l’organisation comme outil de choix pour permettre la collaboration à distance. Cette application est donc toute désignée autant pour des fins cliniques (ex. : téléconsultations avec des usagers) qu’administratives (rencontre de supervision). 

Des séances sont déployées pour vous aider à vous familiariser avec les fonctionnalités liées à Microsoft TEAMS. Vous êtes invité à consulter le calendrier afin de participer à l’une ou l’autre de ces séances. Vous pouvez également à tout moment consulter les guides de démarrage rapide de Office.

Images d'arrière-plan pour mettre en fond lors de vos rencontres TEAMS! Vous n'avez qu'à télécharger l'image et l'ajouter dans votre Teams.

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Saines habitudes et mieux-être en télétravail 

Que ce soit en télétravail ou au bureau, le fait de travailler à l’ordinateur entraine, dans la majorité des cas, très peu de changement de position, ce qui peut causer des douleurs ou de la fatigue musculaire. Il est ainsi fortement suggéré de :  

  • Varier la posture de votre chaise : incliner l’assise légèrement vers l’avant ou le dossier vers l’arrière. 
  • Entrecouper le travail à l’ordinateur par d’autres tâches, si cela est possible. 
  • Respecter la règle du 20-20-20 : Toutes les 20 minutes, regardez à 20 pieds de vous pour une période de 20 secondes. Cet exercice détendra vos yeux. 
  • Prendre des micro-pauses : courtes pauses d’une durée de moins d’une minute. 
  • Se lever au moins une fois par heure. 

Pour des exercices d’étirement ou d’autres trucs et astuces pour être encore plus ergonomique :
Routines d’exercices pour le travail de bureau (ASSTSAS)

Pour de saines habitudes alimentaires :
Dîners rapides pour bien manger en télétravail de Geneviève O'Gleman
Bien manger en télétravail de Geneviève O’Gleman (vidéo Youtube)

Prendre soin de sa santé psychologique en télétravail

La santé psychologique est aussi importante que la santé physique. À cet égard, soyez attentif à vos signaux d’alerte comme votre niveau d’énergie, votre capacité de concentration, votre niveau de stress. En télétravail, on protège aussi sa santé mentale! À consulter :

Conciliation travail et vie personnelle 

Comme télétravailleur, vous avez à cœur la conciliation travail et vie personnelle. Un équilibre est encore plus important lorsque le lieu de travail et le lieu résidentiel sont le même.  

Horaire de travail et disponibilité 

Assurez-vous de confirmer votre horaire de travail avec votre gestionnaire. Si vous avez besoin d’un réaménagement d’horaire ponctuel, il est essentiel d’en discuter préalablement avec celui-ci.

Frontière entre le travail et la vie personnelle 

Il peut être difficile de tracer une ligne claire entre le travail et la vie personnelle lorsque nous pouvons « être connectés » en tout temps. Le télétravailleur a droit à la déconnexion en dehors des heures prévues pour son travail. Pour y arriver, éteignez votre ordinateur ou téléphone de travail à l’heure prévue. Si vous avez installé des applications comme Outlook ou Teams sur votre appareil mobile, désactivez les notifications en dehors de vos heures de travail.

Respect de la vie privée 

En acceptant que votre domicile devienne votre lieu de travail, vous acceptez également que l’employeur puisse continuer d’exercer son droit de gérance et s’assurer de respecter ses obligations législatives (ex. : en matière de santé et sécurité au travail). Toutefois, votre domicile étant considéré un lieu privé, il est attendu qu’aucun usager ou partenaire n’y soit rencontré. Il en va de même pour les réunions et les livraisons pour des fins professionnelles.

Utilisation des espaces de travail dans les installations 

Le port d’attache du télétravailleur demeure l’adresse d’une installation du CISSS de la Montérégie-Ouest. Vous aurez donc accès aux espaces de travail nécessaires à votre fonction dans nos installations comme les salles de réunions, salles d’intervention, salles de repos, etc. Un espace de bureau individuel, partagé ou polyvalent demeurera également disponible lors des journées où vous travaillerez en présence (il est souhaité d'établir un horaire).

Si vous avez des commentaires ou des préoccupations :

  1. Vous pouvez d'abord les adresser à votre supérieur immédiat.
  2. Au besoin, vous pouvez écrire à l’adresse suivante : teletravail.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Documents de référence

Direction:
DRHDO
DSMREU
Dernière mise à jour:
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