Passez le mot : un courriel part vite, et ne revient pas

La campagne Passez le mot se poursuit avec une situation que tout le monde a déjà frôlée : un courriel transmis à la mauvaise personne. C'est l'un des incidents de confidentialité les plus fréquents, et l'un des plus faciles à prévenir.

Une erreur banale, des conséquences réelles

Il suffit d'un instant. La saisie automatique propose un nom qui ressemble au bon, un destinataire est ajouté en copie sans qu'on y prête attention, une pièce jointe contenant des renseignements personnels est jointe au mauvais fil de discussion. Le courriel part, et avec lui, de l'information qui aurait dû rester confidentielle.

Contrairement à un document oublié sur un bureau, un courriel mal adressé ne se rattrape pas d'un simple geste. Dès qu'il est envoyé, le renseignement a quitté son cadre prévu.

Le bon réflexe : vérifier avant d'envoyer

La prévention tient à quelques secondes d'attention : Je vérifie chaque destinataire, en particulier ceux proposés automatiquement par la messagerie. Je m'assure que les bonnes personnes sont en copie, et seulement elles. J’utilise la copie conforme invisible lorsqu'un envoi s'adresse à plusieurs destinataires qui n'ont pas à se connaître entre eux. Je confirme que la pièce jointe est la bonne, et qu'elle ne contient que les renseignements nécessaires. Je me demande si le courriel est le bon moyen, ou si un système sécurisé serait plus approprié pour ce type d'information. Une habitude simple aide beaucoup : saisir les destinataires en dernier, une fois le message relu et la pièce jointe vérifiés.

Si l'erreur survient malgré tout

Personne n'est à l'abri d'une erreur. Ce qui compte, c'est la réaction.

Devant un courriel mal adressé, quatre gestes :

• contenir, en tentant de rappeler le courriel si l'outil le permet;
• préserver, en conservant la trace de l'envoi sans rien modifier ou supprimer;
• déclarer sans délai, par le formulaire prévu pour un usager ou par le portail de la protection des renseignements personnels pour un dossier de ressources humaines;
• collaborer avec les personnes responsables du suivi.

On déclare même lorsqu'on est soi-même à l'origine de l'erreur, et même en cas de doute. Une situation signalée aujourd'hui, c'est un risque maîtrisé demain.

Simple, mais efficace

La règle est simple : avant d'envoyer, je relis le message, je vérifie la pièce jointe, puis je confirme les destinataires. En cas de doute sur la marche à suivre, je me réfère à mon responsable désigné.

Quelques secondes de vérification valent mieux qu'un courriel à rattraper. Passez le mot.

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Direction de la qualité, de l'innovation, de la performance et de l’éthique (DQIPE)