Responsable d'installation

La mise en place des responsables d’installation ne vise pas à modifier les procédures et les communications déjà en place dans les installations. Elle vise plutôt à bonifier et à assurer une meilleure vigie sur le bon fonctionnement, la sécurité et la qualité de l’environnement dans les installations.

Bref historique

• Avant la création du CISSS de la Montérégie-Ouest, la notion de responsable d’installation était déjà présente dans quelques anciennes composantes.
• De façon informelle, plusieurs personnes ont souligné à la Direction des services techniques (DST) le besoin d’avoir des responsables d’installation.
• En janvier 2017, le comité de direction a donné son aval à la DST afin d’évaluer la possibilité d’implanter le rôle de responsable d’installation.
• Dans les mois suivants, la création de la liste des responsables d’installation a été effectuée en collaboration avec l’ensemble des directions. En septembre 2017, le comité de direction a adopté la liste des responsables d’installation et les rôles et responsabilités qui leurs sont attribués.
• À l'automne 2025, un comité de suivi a été mis en place, dont la composition est déterminée une fois par année lors d'un comité de concertation des directeurs adjoints (CCDA).
• Pendant l'année 2025 jusqu'au 1er avril 2026, la Direction des programmes Déficiences (DPD) a pris les devants pour soutenir le rôle de responsable d'installation avec la collaboration de la DST. La DPD a développé un guide et des outils pour les responsables d'installation.
• À partir du 1er avril 2026, pour les installations où c'est possible, une rotation annuelle des responsables d'installation sera instaurée afin que ce rôle soit partagé entre les gestionnaires qui ont des équipes présentes dans l'installation. L'outil de rotation a été mis en place par la DPD.

Rotation des responsables d'installation

Chaque année, une rotation des responsables d'installation sera effectuée le 1er avril dans la majorité des installations. Afin de faciliter une transition harmonieuse lors de la passation du rôle entre le responsable actuel et le nouveau responsable annuel, des documents ainsi qu'une trousse d'outils sont disponibles dans l'équipe Teams CISSSMO - Responsables d'installation - TM.

Rôles et responsabilités du responsable d'installation

Le responsable d'installation a accès à des documents dans l'équipe Teams CISSSMO - Responsables d'installation - TM qui pourront l'aider dans son rôle et ses responsabilités. Un feuillet qui résume l'essentiel de ces documents est accessible par le lien suivant : Responsable d'installation - Les essentiels en un coup d'œil.

Un document synthèse des rôles et responsabilités des responsables d'installations est également disponible en cliquant sur le lien suivant : Responsables d'installation - Rôles et responsabilités.

Les rôles et responsabilités du responsable d’installation se déclinent ci-après en quatre (4) volets.

Assurer la vigie sur la qualité de l’environnement

Le responsable d’installation garde un oeil sur la qualité générale de l’environnement de l’installation, et ce, autant pour les lieux dédiés à la clientèle que ceux utilisés par le personnel. Il avise les directions concernées lorsqu’il constate des irrégularités au niveau du fonctionnement de l’installation, des bris ou dommage ou des enjeux de sécurité. Il s’assure que les occupants utilisent les lieux dans le respect des règles.

Mise en garde

Le responsable d'installation ne doit pas être avisé si vous remarquez un bris ou un dommage « d’usage normal », par exemple une ampoule brûlée, une toilette souillée ou qui déborde, une porte d'armoir brisée ou arrachée ou un lavabo bouché. Vous devez plutôt aviser le personnel de la direction ou des directions concernées et/ou produire vous-même une requête Octopus.

Intervention du responsable d'installation

Si vous constatez des irrégularités dans le fonctionnement de l’installation ou des bris importants ou des enjeux de sécurité, comme un des exemples indiqués ci-dessous. Vous devez en aviser le responsable d'installation afin que cette problématique soit adressée rapidement.

• Des problématiques liées à des espaces communs dans l’immeuble, telles que des autocollants promotionnels qui ont été apposés sans permission dans les fenêtres de l’entrée principale;
• Un bris ou un dommage qui est récurrent et qui touche plusieurs occupants;
• Une problématique qui limite ou empêche la prestation de services.

Relayer l'information

Dans plusieurs de nos installations, l’équipe des communications n’est pas physiquement présente. Bien que le courriel soit grandement utilisé, il reste que plusieurs communications « papier » doivent être mises à la disposition de la clientèle et du personnel.

Le responsable d’installation coordonne l’affichage dans les endroits prévus à cette fin, en fonction des directives reçues des communications. Il s’assure également que l’affichage en place est à jour, dans le respect de ce qui est en vigueur concernant l'affichage.

Le responsable d’installation peut aussi être un facilitateur lorsque de l’information doit être transmise à l’ensemble des occupants, ou encore que les occupants souhaitent transmettre de l’information vers des directions précises pour une question ou un problème d’ordre général.

Chaque occupant demeure tout de même autonome dans la transmission de ses requêtes.

Favoriser un environnement sécuritaire

Le responsable d’installation doit également favoriser un environnement sécuritaire. Pour ce faire, le responsable d'installation :

• collabore avec la coordination des mesures d’urgence et de la sécurité civile dans la planification des plans de mesures d’urgence et lors d’événements;
• participe à la planification des formations et exercices en mesures d’urgence ainsi qu’au bilan à la suite d’un événement;
• lorsque présent, il agit comme « Personne en autorité » lors d’événement dans l’installation;
• agit comme personne en référence lors de la prise de décision en réponse à un événement.

Exemple

Une installation doit être fermée à la suite d’un dégât d’eau majeur. Les impacts sur la clientèle doivent être mesurés et des solutions temporaires doivent être trouvées. Le responsable d’installation collabore à la prise de décision. Il propose des solutions et il agit à titre de facilitateur entre les différentes parties prenantes.

Agir comme personne-ressource

Le responsable d’installation, en collaboration avec un membre de son équipe, est la personne-ressource lors d’une intervention qui nécessite une coordination sur le site (donner accès à un local technique, débarrer une porte, etc.), notamment sur les plus petites installations n’ayant pas la présence d’employés des directions de soutien.

Il est un acteur privilégié, une personne de référence, dans le cadre de consultation sur le fonctionnement des installations, notamment lors de la mise en place de nouvelles politiques et procédures.

Le responsable d’installation :

• collabore à la mise à jour du dossier de l’occupation des locaux;
• agit comme lien sur place avec la Direction des services techniques;
• s’assure que les locaux sont utilisés selon les balises établies;
• participe aux discussions entourant l’attribution des espaces.

Le responsable d’installation agit également comme porte-parole des autres services présents sur le site quant aux demandes de remplacement de l'équipement non médical et du mobilier dans les locaux communs de l’édifice (aires d’attente, locaux de réunion, salles de repos, aires extérieures, etc.)

Exemple 1

Les chaises de la salle à manger du personnel doivent être remplacées. Le responsable d’installation effectue la demande de remplacement du mobilier dans le cadre de l’appel de projets annuel.

Exemple 2

Un fournisseur demande l’accès à un local technique. C’est le responsable d’installation qui lui donnera cet accès.

Rôles et responsabilités des directions ou des services

Le responsable d'installation a besoin d'être soutenu par chacune des directions ou services dans son rôle et ses responsabilités. Le guide de soutien pour le responsable d'installation au CISSS de la Montérégie-Ouest vient définir dans une liste non exhaustive les rôles et responsabilités de chacune des directions ou services.

Le guide de soutien pour le responsable d'installation est accessible par le lien suivant : Guide de soutien pour le responsable d'installation au CISSS de la Montérégie-Ouest.

Liste des responsables d'installation

Pour connaître le responsable d'une installation, vous êtes priés de consulter la liste des responsables d'installation qui est accessible en cliquant sur le lien suivant : Liste des responsables d'installation.

Il est à porter à votre attention que tout courriel adressé à un responsable d'installation doit contenir au début de l'objet « RESPONSABLE INSTALLATION : ».

Exemples

RESPONSABLE INSTALLATION : À afficher - Sondage sur les habitudes de déplacement de Santé Québec
RESPONSABLE INSTALLATION : Avis de fermeture partielle – 2e étage

Si vous devez communiquer une information à tous les responsables d'installation, vous êtes invités à utiliser le groupe de distribution Outlook CISSSMO - Responsables d'installation. [Sera en vigueur au 1er avril 2026.]

Pour toute modification à la liste des responsables d'installation ou au groupe de distribution Outlook, veuillez faire parvenir la modification à sonia.bricault.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.