Outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l’IA (scribe ambiant)

Dans le contexte de l'évolution des technologies en intelligence artificielle (IA) et de leur intégration croissante dans les pratiques cliniques, nous souhaitons vous informer des orientations encadrant l’utilisation d’outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l’IA au sein du CISSS de la Montérégie-Ouest. 

Orientation de Santé Québec à l'égard de l'utilisation d'outils de reconnaissance vocale et de transcription basés sur l'IA

L’orientation actuelle de Santé Québec est que seuls les outils de reconnaissance vocale et de transcription basés sur l’IA ayant été officiellement évalués et approuvés par le comité évaluateur sont autorisés à être utilisés dans les établissements. Les établissements ne disposent d’aucune marge discrétionnaire pour déroger à cette orientation ou pour autoriser l’utilisation d’outils non approuvés.   

Pour être autorisé, un outil doit disposer de la certification Trousse globale de vérification (TGV) et avoir fait l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). 

🚩Pour connaître les outils approuvés par Santé Québec et le statut des différentes certifications, consultez la page Projets de transcription par intelligence artificielle – Professionnels de la santé.

Les résultats du projet d’expérimentation de la valeur ajoutée d’utiliser l’intelligence artificielle générative pour soutenir la rédaction de notes cliniques sont disponibles ici: Cliquez ici

Principes d'utilisation responsable des outils d'IA générative

Les outils de reconnaissance vocale basés sur l’IA doivent être utilisés de façon responsable, sécuritaire et éthique, en conformité avec les exigences en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information. Les utilisateurs de ces outils doivent connaitre et respecter ces principes.

Vous trouverez ici un résumé des principes clés de l’utilisation responsable des outils de reconnaissance vocale et de transcription basés sur l’AG.    

Consentement éclairé et transparence

L’utilisation des outils de reconnaissance vocale et de transcription basés sur l’IA nécessite le consentement libre et éclairé de la personne usagère. Pour ce faire, l’intervenant doit lui expliquer brièvement les bases de fonctionnement de l’outil, de même que les avantages et les risques qu’il comporte. Qu’il soit obtenu verbalement ou à l’aide du formulaire de consentement CLI-60794 (français/anglais), le consentement doit être déposé ou consigné au dossier de la personne usagère. Advenant un refus de la personne usagère relatif à l’utilisation d’un outil de reconnaissance vocale basé sur l’IA, l’intervenant devra ajuster sa démarche clinique en conséquence. Pour plus de détails sur le consentement, consultez la page Consentement aux soins et aux services.  

Sécurité et confidentialité

L’utilisation des outils de reconnaissance vocale basés sur l’IA doit être effectuée en toute sécurité. Ces outils doivent être utilisés sur des appareils corporatifs de l’établissement et sur ses réseaux sécurisés. Lors de la création d’un compte, l’utilisation de l’adresse courriel institutionnelle est requise afin d’assurer un niveau de sécurité accru. Seuls les outils de reconnaissance vocale basés sur l’IA autorisés par Santé Québec peuvent être utilisés par un(e) intervenant(e) œuvrant au sein de Santé Québec.  

Toute fuite de renseignements personnels ou tout incident doit faire l’objet d’une déclaration au moyen du formulaire AH-223, conformément à la procédure en vigueur dans l’établissement. Pour plus de détails, consultez la page Intranet Incidents et accidents – SISSS, disponible à ce lien. 

Tenue de dossiers et gestion des notes cliniques

En tout temps, l’intervenant(e) demeure pleinement responsable de la qualité et de l’exactitude de l’information consignée au dossier de la personne usagère. Il est donc essentiel que l’intervenant(e) procède à une révision attentive et à une validation du contenu généré par l’outil de reconnaissance vocale basé sur l’IA. L’IA ne doit pas se substituer à l’interaction humaine ni au jugement clinique. Son utilisation requiert prudence, vigilance, transparence et mise à jour continue des compétences. L’encadrement de l’IA en santé est évolutif et sera amené à se préciser prochainement. L’intervenant(e) doit modifier ses pratiques afin de se conformer aux règles en vigueur.  

Les notes produites par les outils de reconnaissance vocale et de transcription basés sur l’IA doivent être intégrées dans les plus brefs délais au dossier de la personne usagère, puisque les outils autorisés conservent les renseignements pour une durée maximale de 48 heures.

Quoi faire pour utiliser un outil de reconnaissance vocale et de transcription basé sur l'IA ? 

Conformément à la demande de Santé Québec, le pôle innovation du CISSS de la Montérégie-Ouest doit tenir un répertoire des utilisateurs et utilisatrices d'outils de reconnaissance vocale basés sur l'intelligence artificielle (IA) générative. 

Afin d’être conforme dans votre utilisation de ce type d’outils dans le cadre de vos activités professionnelles, vous devez obligatoirement : 

1. Déterminer si l’outil que vous utilisez est approuvé par Santé Québec. En cas de doute, communiquez avec l’équipe Innovation: innovation.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
2. Vous inscrire au répertoire des utilisateurs et utilisatrices dans l’établissement en vous assurant de lire et d’attester de votre engagement relatif à l’utilisation responsable, sécuritaire et éthique de l’outil, en cliquant sur ce lien.
3. Utiliser l’outil uniquement sur des appareils corporatifs conformes et approuvés par l’établissement ainsi que sur ses réseaux sécurisés. Lors de la création d’un compte, l’utilisation de l’adresse courriel institutionnelle est requise afin d’assurer un niveau de sécurité accru.
4. Obtenir obligatoirement le consentement libre et éclairé de chaque personne usagère avant l’utilisation de l’outil, verbalement ou à l’aide du formulaire de consentement CLI-60794 (français/anglais) Ce consentement doit être déposé ou consigné au dossier de la personne usagère. 
   
   • Mettre à disposition de la personne usagère une fiche informative formulée en langage claire et accessible.  
   • Pour toute consultation subséquente avec la même personne usagère, l'intervenant(e) doit s’assurer que le consentement demeure valide et éclairé.
5. Vérifier chaque transcription générée par l’outil afin d’en assurer la validité, la précision et la cohérence contextuelle.
6. La note produite par l’outil doit être intégrée au dossier clinique le plus rapidement possible, puisque les outils autorisés conservent les renseignements pour une durée maximale de 48 heures.  

Questions et réponses

N'hésitez pas à nous poser vos questions sur les outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l’IA par courriel ce qui nous permettra d'alimenter notre Foire aux questions sur l'intelligence artificielle: innovation.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca. Les réponses à vos questions seront ajoutées régulièrement. 

Quels avantages puis-je tirer de l’utilisation de l’IA dans ma pratique clinique? 

L’utilisation d’un outil d’IA peut offrir plusieurs avantages concrets dans votre pratique. Voici les principaux bénéfices attendus : 

• Réduction du temps consacré à la rédaction des notes cliniques;
• Amélioration de la qualité linguistique (orthographe, grammaire, syntaxe);
• Standardisation de la structure des notes, ce qui facilite leur lecture et leur compréhension;
• Allègement de la charge mentale liée à la prise de notes (moins de détails à mémoriser ou à reconstituer après la rencontre);
• Meilleure présence et écoute active auprès de l’usager pendant la rencontre.

Le projet d’expérimentation en cours avec CoeurWay a pour objectif de confirmer l’existence et l’ampleur de ces avantages dans différents contextes cliniques.

L’IA peut-elle m’aider à produire toutes mes notes cliniques?   

En principe, oui, l’IA peut vous aider à produire une grande variété de notes cliniques, à condition que l’outil soit bien configuré pour le type de rencontre. Par exemple, si vous appliquez un modèle conçu pour une note d’orthophonie à une discussion administrative, le résultat risque d’être peu pertinent.

Le projet d'expérimentation en cours avec CoeurWay a justement pour but d’identifier les situations où l’IA est la plus efficace. Il est possible que, dans certains cas, comme une rencontre très brève résumée en quelques mots, l’IA n’apporte pas de gain significatif. 

Comment puis-je savoir si la note générée par l’IA est cliniquement adéquate? 

Même si la note est générée par un outil d’IA, vous en demeurez l’auteur. C’est votre nom et votre signature qui y sont associés. Il est donc de votre responsabilité de relire, valider et, si nécessaire, ajuster le contenu avant de l’utiliser ou de l’insérer dans un dossier clinique.

L’IA peut vous aider à structurer et formuler la note, mais elle ne remplace pas votre jugement clinique.  

Assurez-vous que: 

• les informations sont exactes et complètes;
• le ton et le vocabulaire sont appropriés;
• la note reflète fidèlement l'interaction. 

Les médecins doivent-ils utiliser uniquement les outils de reconnaissance vocale basés sur l'IA autorisés par Santé Québec ? 

Oui, tout médecin exerçant dans un établissement de Santé Québec en vertu de privilèges qui lui ont été accordés est tenu d’utiliser uniquement les produits ou services technologiques autorisés par Santé Québec, tel que le prévoit la Politique-cadre sur l’accès à l’information et la gouvernance des renseignements personnels de Santé Québec. 

Pourquoi est-il nécessaire d'obtenir le consentement explicite de la personne usagère pour l'utilisation des outils de reconnaissance vocale basés sur l'IA ? 

En raison de la captation de la voix, qui est un identifiant unique bénéficiant d'une protection particulière en vertu de la Charte des droits et liberté de la personne et du Code civil du Québec, dans un contexte de transmettre les cet enregistrement à un tiers aux fins de traitement et de génération de notes cliniques. 

Comment présenter simplement l'IA à la personne usagère ? 

L’IA est encore un concept nouveau et parfois mal compris. Certaines personnes peuvent ressentir de la méfiance, surtout lorsqu’il est question d’enregistrer une conversation. Elles peuvent craindre, par exemple, que leurs propos soient conservés pour être utilisés contre elles. 

Pour que le consentement soit éclairé, vous devez expliquer à la personne usagère le fonctionnement de l’outil, ainsi que ses avantages et ses risques.

Nous vous suggérons, notamment, de :  

• Mettre l’accent sur l’objectif clinique (vous aider à mieux documenter la rencontre);
• Rassurer sur la durée limitée de conservation des données (maximum 48 heures);
• Éviter les termes techniques qui pourraient susciter des inquiétudes inutiles. 

Le consentement verbal de la personne usagère est-il acceptable ? Est-il obligatoire d'obtenir un consentement écrit ? 

La recommandation émise par le comité de Santé Québec privilégie l’obtention d’un consentement écrit. Cette démarche vise principalement à simplifier le processus pour les professionnels en évitant qu’ils aient à expliquer des notions complexes qu’ils ne maîtrisent pas entièrement.

Cela étant dit, le consentement explicite peut être obtenu de manière écrite ou verbale. Quelle que soit la forme adoptée, toute preuve de ce consentement doit être documentée et conservée.

Le consentement de la personne usagère est-il requis à chaque nouvel enregistrement?  

Oui, le consentement verbal de la personne usagère est requis à chaque rencontre enregistrée, même si le consentement verbal a été donné à la première utilisation ou qu'un formulaire de consentement a déjà été signé auparavant.

Voici les bonnes pratiques recommandées:

• Lors de la première rencontre enregistrée, présentez à la personne usagère le contenu du Formulaire de consentement CLI-60794 (français/anglais). Récoltez le consentement verbalement ou avec le formulaire.
• Pour toute rencontre subséquente, vous devez tout de même valider que le consentement demeure valide à chaque nouvel enregistrement.

Cette approche assure le respect des principes de consentement éclairé et de transparence. Pour plus de détails sur le consentement, consultez la page Consentement aux soins et aux services. 

Quelles sont les obligations en matière de consentement lorsque la personne usagère est accompagnée d’un tiers lors de l’utilisation d’un outil de reconnaissance vocale basé sur l'IA ?

Dans toute situation où le contexte d’utilisation s’écarte du cadre clinique standard (c'est-à-dire un intervenant rencontrant une personne usagère seule dans un environnement contrôle comme un bureau en établissement), notamment lorsqu’un scribe IA est utilisé à domicile, ou encore lorsque la personne usagère est accompagnée d’un tiers (ex. : membre de la famille, proche aidant, interprète, etc.), le consentement explicite du tiers présent doit être obtenu préalablement à l’enregistrement.

Le consentement de la personne usagère est-il requis si les intervenants utilisent les scribes IA en mode dictée ou lors d’échanges avec des collègues ?

Même si la captation de la voix de la personne usagère n'est pas en jeu ici,  la communication de renseignements à un tiers fournisseur demeure une
considération centrale pour laquelle il n’existe pas de réponse uniforme et sans équivoque pour le moment. 

Dans ce contexte, il apparaît prudent de privilégier une approche fondée sur le consentement éclairé et la transparence, même dans les situations où l’exigence du consentement pourrait sembler moins explicite d’un point de vue strictement juridique.

Enfin, nous vous référons aux lignes directrices émises par votre ordre professionnel, dont plusieurs ont statué que le consentement est requis pour toute utilisation d’un outil utilisant l’intelligence artificielle (scribe IA ou non), quels que soient le mode ou les modalités techniques d’utilisation.

Est-ce que je dois indiquer dans ma note qu’elle a été générée avec l’aide de l’IA ?  

Ce qui est obligatoire, c’est d’indiquer dans votre note que la rencontre a été enregistrée avec le consentement de la personne usagère. Conformément aux meilleures pratiques pour une utilisation responsable de l'intelligence artificielle, le comité VigIA recommande d'opter pour la transparence et de documenter l'utilisation de l'IA dans sa note. Pour les professionnels membres d'un ordre, vous devez vous assurer que vos pratiques de tenue de dossier respectent les attentes et recommandations de votre ordre professionnel en la matière.

Puis-je insérer automatiquement un texte généré par l’IA dans un formulaire clinique?

Les outils d’IA testés ne sont pas connectés aux formulaires cliniques (DCI, GDE, etc.), à l’exception de CoeurWay qui est intégré au DMÉ Myle.

Il n’y a donc pas de transfert automatique pour le moment, mais le copier-coller reste une méthode simple et efficace. 

Quel est le positionnement des ordres professionnels face à l'utilisation des outils de reconnaissance vocale basés sur l'IA ? 

Plusieurs ordres professionnels se sont positionnés concernant l’obligation d’obtenir un consentement explicite de la part des usagers avant d’utiliser des outils d’IA, notamment les scribes IA. Par exemple, le Collège des médecins du Québec souligne que l’usager doit donner un consentement éclairé couvrant non seulement la captation de la conversation, mais aussi les risques liés à la sécurité et à la confidentialité de ses renseignements. Pour cela, le médecin doit être pleinement informé des modalités précises de traitement des données par le fournisseur du service (enregistrement, transmission, utilisation pour l’entraînement des algorithmes, etc.) afin de pouvoir en informer adéquatement l’usager.

De manière similaire, l’Ordre des psychologues, l’Ordre des infirmières et infirmiers et l’Ordre des ergothérapeutes mettent l’accent sur la nécessité d’obtenir un consentement libre et éclairé préalablement à toute utilisation d’outils d’IA. Cela requiert une information claire et accessible à
l’usager concernant le fonctionnement de ces technologies, leurs bénéfices, leurs limites, ainsi que les risques qu’elles comportent, notamment en ce qui a trait à la confidentialité des renseignements.

Advenant un refus de l’usager, le professionnel a la responsabilité d’adapter sa pratique en conséquence, dans le respect de la volonté exprimée. Dans tous les cas, ces positions convergent vers un principe fondamental : le consentement explicite n’est pas une simple formalité, mais une démarche qui doit s’inscrire dans un dialogue transparent et respectueux, garantissant la protection des droits des usagers et la confiance envers le système de
santé.

Pourquoi la note générée par l’IA ne correspond-elle pas à mes attentes ?

L’IA est conçue pour extraire uniquement les informations cliniques pertinentes. Elle peut donc ignorer certains passages de la conversation si elle les juge hors contexte pour le type de note demandé.

Par exemple, elle pourrait exclure:

• des anecdotes personnelles (ex. : vacances, famille);
• des commentaires sur l’actualité ou la météo;
• des échanges informels sans lien clinique.

L’objectif est de produire une note claire, concise et centrée sur l’essentiel.

Le résultat peut également varier selon les paramètres choisis et les instructions fournies. Si la note générée semble incomplète ou ne reflète pas ce que vous attendiez, vous pouvez: 

• Modifier les configurations de la note;
• Ajouter des instructions personnalisées.

Ces ajustements vous permettent de raffiner le résultat sans devoir recommencer la transcription. N’hésitez pas à faire quelques essais pour trouver la combinaison qui vous convient le mieux. 

Dois-je mettre fin manuellement à l'enregistrement ? 

Oui. Considérant que plusieurs des outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l’IA (« Scribes IA ») autorisés ne comportent pas, à ce jour, de mécanisme d’arrêt automatique ni de rappel en fin de consultation, et en attendant que les fournisseurs concernés intègrent ces fonctionnalités conformément aux recommandations des ÉFVP, nous vous rappelons qu'il est essentiel que de mettre fin manuellement à l’enregistrement dès la conclusion de chaque consultation, afin de prévenir les risques associés à une poursuite involontaire de l’enregistrement.

Dois-je m'inscrire au répertoire des utilisateurs et utilisatrices des outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l'IA si j'ai actuellement une licence CoeurWay dans le cadre du projet d'expérimentation du CISSSMO ? 

Oui, vous devez vous inscrire au répertoire. Précisez dans la section commentaire que votre licence a été accordé dans le cadre du projet. 

J'utilise Copilot (M365) pour m'aider dans la rédaction de notes. Je n'enregistre pas la séance avec la personne usagère. Par contre, je dicte les informations sans nommer de renseignements personnels et confidentiels. Est-ce que je dois m'inscrire au répertoire des utilisateurs et utilisatrices des outils de reconnaissance vocale et transcription basés sur l'IA ?

Non, dans cette situation, vous n'avez pas à vous inscrire au répertoire. 

IMPORTANT Les équipes qui souhaitent adopter une solution d'intelligence artificielle (IA) doivent solliciter l’aide du pôle d'innovation en remplissant le formulaire Demande de soutien - Pôle Innovation.