Dotation des postes cadres et modification de la structure d'encadrement

Cette page vous renseignera sur :

• Les procédures de dotation des postes cadres existants à la structure qui sont vacants de manière permanente ou temporairement (intérim);
• Les procédures de demande de modification de structure d’encadrement, soit l’ajout de poste cadre permanent (création) ou temporaire (surcroit) à la structure ou l’abolition d’un poste cadre.

Titre d'emploi des cadres intermédiaires, cadres supérieurs et hors cadres

Les catégories de postes de cadres intermédiaires sont les suivantes :

• Adjoint au directeur (hiérarchique ou fonctionnel)
• Coordonnateur
• Gestionnaire responsable
• Chef de service (incluant chef de programme et chef d'unité)
• Chef de secteur
• Conseiller cadre (incluant les partenaires d'affaires)

Les postes de cadres supérieurs sont les suivants :

• Directeur général adjoint
• Directeur
• Directeur adjoint
• Commissaire local
• Commissaire local adjoint aux plaintes et à la qualité des services

Les postes hors cadres sont les suivants :

• Président-directeur général (PDG)
• Président-directeur général adjoint (PDGA)
• Directeur général adjoint (DGA)
• Conseiller cadre à la direction générale

Délais de traitement et périodes d'affichage des postes cadres

Les affichages des postes cadres intermédiaires sont effectués les mercredis seulement, sauf exception. Ainsi : 

• Toute demande d’affichage de poste doit être reçue, dûment complétée, avant le vendredi midi précédant le mercredi d'affichage visé.
• Toute demande d’affichage de poste reçue après le vendredi midi sera traitée pour l’affichage du mercredi de la semaine suivante.

Le fait d’effectuer les affichages de postes uniquement le mercredi permet :

• De créer un engouement autour de la date de sortie des affichages, un genre de rendez-vous hebdomadaire ;
• De respecter plus facilement les délais annoncés dans le traitement des demandes ;
• Prévoir et planifier plus à l’avance les entrevues aux agendas des membres du comité de sélection.

À noter ! 

Il peut y avoir une réduction du nombre d’affichages durant les vacances des fêtes et durant la période estivale. En effet, durant ces périodes, le bassin de candidats potentiels diminue, alors que les chercheurs d’emploi ont tendance à ralentir leurs recherches durant ces périodes. 

Demande d'ajout d'un poste cadre permanent ou temporaire (surcroît) à la structure d'encadrement 

Obligations et responsabilités

Le MSSS détermine les ratios d'encadrement pour chacun des CISSS et CIUSSS, c'est-à-dire le nombre de postes cadres autorisés à leur structure (organigramme), et ce, par niveau de gestion (cadres supérieurs, cadres intermédiaires hiérarchiques et cadres intermédiaires fonctionnels). Le ratio d'encadrement est identifié en fonction de multiples critères, dont le nombre d’employés ; la grandeur du territoire couvert ; le nombre de programmes/missions de l’établissement ; pour ne nommer que ceux-ci. Il peut donc varier d’un établissement à un autre. 

Chaque établissement de santé a ainsi l’obligation d’obtenir l’autorisation du MSSS pour toute modification, permanente ou temporaire, à la structure d'encadrement. Par conséquent, ces demandes nécessitent les autorisations préalables suivantes:

• de la DRHDOAJ, qui doit valider la pertinence et la cohérence organisationnelle relativement aux modifications demandées ainsi que le nombre de postes disponibles en fonction du ratio d'encadrement autorisé, et ce, en tenant compte des prévisions;
• de la DRF, qui doit autoriser le budget du poste;
• selon les cas, du MSSS, qui détermine notamment les échelles salariales des postes en fonction des balises de classification.

** Notez que toutes les demandes de création de postes (permanents ou surcroits temporaires) sont envoyées au MSSS, pour approbation et validation de la classe salariale. Par conséquent, les délais d'autorisation d'affichage pourraient aller jusqu'à 6 semaines s'il y a des suivis requis auprès du MSSS**

Procédure à suivre pour faire une demande de création de poste ou de sucroit temporaire :

1. Envoyez un courriel à dotationcadres.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca avec les informations suivantes : 

• La justification de la demande (pourquoi voulez-vous créer ce poste? à quel besoin cela répond-t-il?)
• Le titre d’emploi cadre demandé
• Le statut (poste ou surcroit temporaire) et la durée du mandat (si temporaire)
• La description de fonction détaillée, en utilisant le Canevas_Description de fonction_cadre (2023-09-25)
• Le nouvel organigramme de la direction à jour incluant le nombre d’ETC de chaque poste cadre qui relèveront hiérarchiquement du cadre.

2. Le service aux cadres communiquera avec vous pour avoir plus de détails et vous expliquer les prochaines étapes. Nous vous confirmerons alors s'il est possible de créer le poste ou non et nous validerons le bon titre d'emploi cadre à utiliser, pour respecter la nomenclature des postes cadres.

3.  Une fois le poste autorisé par le service aux cadres et du développement organisationnel, vous devrez obtenir le budget pour financer le poste. Pour ce faire, veuillez compléter le Formulaire - Dotation de poste cadre ou de changement à la structure et l'envoyer par courriel à dotationcadres.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca, ainsi qu'à Marie-France Dallaire à la direction des ressources financières.

Important ! Le formulaire dument signé par la DRF sera exigé préalablement à l'affichage de(s) poste(s) ou à la confirmation d'un intérim ou d'une nomination sur un poste sans affichage, en cas de surcroit temporaire.

4. Lorsque la demande sera approuvée par la DRF, elle sera acheminée au MSSS par le service aux cadres et du développement organisationnel, qui en fera l'analyse et, le cas échéant, confirmera la classe salariale autorisée. 

5. Une fois toutes les autorisations requise reçues (celles de la DRF et du MSSS), nous communiquerons avec vous pour vous en informer et, si requis, débuter le processus de dotation.

Dotation d'un poste d'encadrement supérieur 

La procédure ci-dessous concerne les postes existants de directeurs, directeurs adjoints et hors cadres (postes permanents ou en remplacement). 

 Assurez-vous que le poste est existant, 

OU

que vous avez obtenu l’autorisation de création de poste permanent ou temporaire (surcroit) de la DRHDOAJ et de la DRF dans le cas d’un ajout à la structure.

Préparez les 3 documents suivants, qui devront nous être acheminés :

1. Remplir adéquatement le Formulaire - Dotation de poste cadre ou de changement à la structure
2. Rédiger l’affichage de poste, en utilisant le modèle suivant : Gabarit — Affichage de poste d’encadrement. Vous trouverez quelques conseils de rédaction d’affichage plus bas. 
3. Rédiger la description de fonction à jour, dans le modèle suivant : Gabarit_description de fonctions cadre CISSSMO 

Transmettez votre demande par courriel à aurelie.liard.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca

Veuillez noter que la nomination de cadres supérieurs (sauf en intérim ou en affectation temporaire) doit être entérinée par le Conseil d’administration, selon le calendrier des rencontres disponible sur la page intranet : Notre conseil d’administration

Dotation d'un poste cadre intermédiaire 

Conscients que la main-d’œuvre se fait rare, autant chez les cadres que le personnel syndiqué ou non syndiqué, nous avons la volonté de vous accompagner tout au long du processus de dotation, et ce, dès le traitement de votre demande de comblement de poste.

Si vous avez besoin d'aide pour réaliser les étapes, ou si avez des questions sur le processus, n'hésitez pas à communiquer avec votre agent de gestion du personnel du service aux cadres. Qui fait quoi Services aux cadres

Procédure: dotation ou modification d'un poste existant ou nouvellement créé (avec autorisation)

IMPORTANT !
La procédure ci-dessous s’adresse aux gestionnaires requérants pour toute demande de comblement d’un poste cadre de niveau intermédiaire (permanent ou surcroit), avec ou sans affichage.

  1.  Assurez-vous que le poste est existant;

• Si c'est une création de poste ou de surcroit temporaire, veuillez suivre les étapes de la section "Demande d'ajout d'un poste cadre permanent ou de surcroit temporaire à la structure"

2.  Préparez les 3 documents requis ci-dessous, et transmettez-les par courriel à dotationcadres.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca 

1. Le Formulaire - Dotation de poste cadre ou de changement à la structure
2. L'affichage de poste à jour, en utilisant le modèle suivant : Gabarit — Affichage de poste d’encadrement. Vous trouverez quelques conseils de rédaction d’affichage plus bas. 
3. La description de fonction à jour, dans le modèle suivant : Gabarit_description de fonctions cadre    

 3.  L'agent de gestion du personnel attitré à votre direction communiquera avec vous à l’intérieur de 2 à 3 jours ouvrables, suite à la réception des documents, dans le but de :

• Comprendre votre besoin/demande ; 
• Réviser l’affichage de poste, le cas échéant ; 
• Identifier les membres du comité de sélection et les plages horaires d’entrevue ; 
• Préparer les outils de sélection (grille d’entrevue…)
• Expliquer les prochaines étapes du processus.

Conseils de rédaction d'affichages de postes 

Le saviez-vous ? Les candidats ne prennent qu’environ une minute pour appliquer sur des postes aujourd’hui. Lorsque c’est trop long, ils se découragent et passent au suivant… !  

En effet, avec la pénurie de main-d’œuvre actuelle, les candidats potentiels sont sollicités de partout pour des opportunités d’emploi. Il est donc important d’avoir des affichages de postes attrayants, qui se démarquent, intéressants et courts à lire !

• L’affichage doit résumer l’essentiel des responsabilités, sans être trop détaillé, pour éviter de perdre l’intérêt du postulant ;
• Faites ressortir les bénéfices spécifiques au poste, mandat ou contexte ;
• Éliminez les éléments répétitifs ou superflus ;
• Dans la mesure du possible, faites en sorte qu’il ne dépasse pas une page.

Publication des affichages et envoi d'une candidature

Tous les postes cadres sont affichés ou partagés sur les plateformes suivantes :

• Carrière Emploi CISSSMO
• Intranet : fil des nouvelles et la page Appels à candidatures-postes de cadres
• Santé Montréal
• LinkedIn
• Indeed 

Pour postuler sur un poste :

Candidat externe à l'organisation:

Il faut consulter l'affichage de poste et postuler via le lien indiqué dans l'affichage de poste, qui vous amène sur Carrière emploi CISSSMO.

Candidat interne à l'organisation:

• Nous recommandons de postuler aussi via le lien au bas des affichages, qui vous amène sur Carrière emploi CISSSMO. Cela vous permettra de créer votre dossier de candidature et de postuler plus rapidement sur les affichages de postes. C'est très efficace !

• Sachez que nous traiterons aussi les candidatures internes reçues à dotationcadres.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca 

Processus de sélection

Sachez que nous avons, depuis peu, une nouvelle procédure en place qui pourrait retarder la réception de la liste des candidatures.
Nous effectuons maintenant des entrevues téléphoniques aux candidats de l'externe suite à la présélection de l'AGP au dossier. La liste des candidatures sera donc fournie au requérant aussitôt que possible suite à la date de fin d'affichage.

L’établissement s’engage à considérer d’abord les candidats de l’interne et ensuite ceux du réseau de la santé, avant le grand public.

N'hésitez pas à consulter la politique de dotation cadres