Nouvelle signature courriel pour la protection des renseignements confidentiels
Une nouvelle signature courriel a été rédigée pour renforcer la protection des renseignements confidentiels.
Avis de confidentialité
L’avis doit être ajouté à la toute fin de votre signature personnelle, de préférence en petits caractères (Arial, taille 8) :
« Ce courriel et ses pièces jointes peuvent contenir des renseignements personnels ou confidentiels. Si vous n'êtes pas le destinataire prévu, sachez que la divulgation, la distribution et la reproduction de cette communication sont strictement interdites. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, avisez immédiatement l'expéditeur et supprimez-le. »
L'ajout d'un avis de confidentialité à votre signature personnelle n’est pas obligatoire, mais fortement recommandé.
Nous avons tous un rôle à jouer dans la protection des renseignements personnels et confidentiels.
Il est de notre devoir de protéger les données de nos usagers et de signaler tout incident de confidentialité. Pour toute information concernant la protection des renseignements personnels, contactez le Service de la protection des renseignements personnels au prp.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Pourquoi utiliser un avis de confidentialité ?
Le courriel est le moyen de communication prédominant dans notre établissement. Bien que pratique, l’utilisation du courriel comporte le risque que des renseignements personnels et confidentiels tombent entre de mauvaises mains et soient utilisés à mauvais escient.
C’est pourquoi l’avis de confidentialité est essentiel, puisqu’il a pour principal objectif de dissuader un mauvais destinataire de prendre connaissance ou de divulguer les renseignements personnels ou les pièces jointes contenues dans l’envoi et de faciliter la collaboration avec l’expéditeur. Il démontre également notre engagement, à titre d’établissement de santé, de protéger les renseignements personnels de nos usagers et à maintenir les normes de confidentialité les plus élevées.
Gardez en tête que l’avis n’exonère pas l’établissement des conséquences d’une violation de confidentialité. Toutefois, il peut réduire le risque de préjudices pour les personnes dont les renseignements personnels sont concernés.
Direction de la qualité, de l’évaluation, de la performance et de l’éthique (DQEPE)