Demandes de formation, colloque ou congrès financées à même les revenus de stage
Le formulaire Octopus a été mis à jour pour toutes les demandes de formation, de colloque ou de congrès financées à même les revenus de stage.
Désormais, chaque dépense doit être imputée en totalité au budget des revenus de stage ou au budget de la formation (PDC - plan de développement des compétences). Vous devez sélectionner l’option appropriée dans la liste déroulante. Des précisions supplémentaires sont également indiquées dans le formulaire Octopus.
À retenir
Vous devez utiliser le formulaire Octopus dans les situations suivantes :
- lorsqu’un montant doit être prélevé à partir des revenus de stage;
- lorsqu’un montant doit être réparti dans le budget de formation (PDC).
Dans ces cas, vous devez utiliser uniquement le formulaire accessible dans Octopus, à partir de la tuile « Formation Montérégie-Ouest », puis sélectionner « Budget – Utilisation des revenus de stages ».
Pour connaître le montant qui vous a été octroyé, veuillez vous référer à votre gestionnaire.
Besoin de soutien?
Pour toute question, communiquez avec :
- Service des stages : stages.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
- Jennifer Lew : jennifer.lew.crditedme16@ssss.gouv.qc.ca
Étapes à suivre dans Octopus : guide pas à pas
1. Cliquez sur « Nouvelle requête » dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez la tuile « Formation Montérégie-Ouest ».
3. Cliquez sur la tuile « Budget – Utilisation des revenus de stages ».
4. Choisissez ensuite « Demande de formation – Utilisation des revenus de stages ».
5. « Approbation gestionnaire » doit être effectuée par votre supérieur immédiat.
6. Portez une attention particulière à la section suivante du formulaire :
7. Complétez les sections appropriées du formulaire et joignez toutes les pièces justificatives demandées.
Compte de dépenses Logibec
Quand utiliser les codes suivants :
4 : Utiliser « Km Formation » et inscrire la note « Budget revenus de stage » dans la section « Détail »
24 : Utiliser « Form-Inscript Sup De Stages TX » pour des factures d’inscriptions taxables (ex. 100$ + taxes = 114,98$ inscrire 114,98$).
25 : Utiliser « Form-Inscrip Sup De Stages Ntx » pour des factures d’inscriptions non taxables (ex. 100$ non taxable = 100$ inscrire 100$).
26 : Utiliser « Autre Dep-Form Sup De Stages » pour les frais de péage, bus, stationnement, repas, hébergement et inscrire une note « Budget revenus de stage » dans la section « Détail ».
Étapes pour faire un Compte de dépenses Logibec :
Créer votre compte de dépenses puis utiliser l’un des codes suivants : Km Formation, 24, 25 ou 26 si vous avez choisi d’imputer vos dépenses dans le budget des revenus de stage.
Voici ce que vous verrez lorsque vous créer le compte de dépenses :
Ajoutez une capture d’écran du courriel de « Confirmation admissibilité » que vous avez reçu de la part du service des stages dans l’onglet « Pièces justificatives »
Remboursement :
Une pièce justificative sera exigée par les comptes à payer pour toute demande effectuée avec les codes 24, 25 ou 26 dans vos comptes de dépenses Logibec. Il est important de joindre la capture d’écran de la confirmation d’admissibilité qui sera envoyée par courriel. Par exemple :
Aucun remboursement ne pourra être effectué si vous n’êtes pas en mesure de fournir une validation budgétaire du Service des stages.
Rappel important
Pour les demandes imputées au budget des revenus de stage :
- Utiliser le code FSTAG pour les heures de formation.
- Utiliser le code 4 pour le kilométrage (KM-Formation).
- Sélectionner l’un des codes 24, 25 pour les frais d’inscription.
- Utiliser le code 26 pour les autres dépenses ex. repas, hébergement.
Pour les heures de formation, veuillez utiliser le code FORMA dans le relevé de présence et choisir l’un des codes appropriés dans le compte de dépenses.
Écrivez à l'adresse formation.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca pour toute demande de clarification.
Équipe des stages
Direction des ressources humaines, du développement organisationnel et de l'apprentissage (DRHDOA)