Gestion contractuelle : tout ce que vous devez savoir
Si vous participez à un processus contractuel comme requérant, veuillez signer le document Attestation d’engagement de confidentialité et déclaration de conflits d’intérêts annuellement*, comme requis dans notre Politique de gestion contractuelle et attribution des contrats.
Tout au long d'un processus d'appel d'offres, il est important que les communications avec les soumissionnaires potentiels soient faites par le service de la gestion contractuelle. De cette façon, on s'assure de transmettre la même information à tous les fournisseurs par un processus équitable et transparent.
Un fournisseur vous sollicite directement?
Transmettez-lui l'adresse courriel gestion.contractuelle.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca ou donnez-la au responsable de votre dossier. Nous nous assurerons du suivi.
Demandes de contrat et de modification
Les demandes de contrat et les demandes de modification de contrat sont faites grâce à un formulaire web de notre application ISIOS. Attention, il s'agit de deux formulaires distincts :
Prolongation de contrat : quel formulaire remplir?
- Si vous souhaitez prolonger de quelques semaines un mandat qui ne s'est pas terminé à la date prévue, complétez une demande de modification de contrat.
- Si vous souhaitez reconduire un contrat d'un an qui vient à échéance pour une période additionnelle d'un an qui n'était pas prévue, veuillez faire une nouvelle demande de contrat.
Quoi de neuf au service de la gestion contractuelle
Aux deux ans, le seuil d'appel d'offres public est modifié en fonction des calculs prévus dans les accords de libéralisation des marchés. Ainsi, au 1er janvier 2024, le seuil est passé de 121 200 $ à 133 800 $. Le service de la gestion contractuelle recommande tout de même de privilégier le mode de sollicitation de l'appel d'offres public pour tout besoin dont la valeur totale est estimée à 100 000 $ et plus.
En novembre dernier, nous avons présenté au comité de concertation des directeurs adjoints notre projet de mise en place des plans d'approvisionnement. Qu'est-ce qu'un plan d'approvisionnement? Il s'agit de dresser la liste des besoins, qu'ils soient récurrents ou non, pour chacune des directions. L'objectif est d'abord de s'assurer de la prise en charge des renouvellements ou des nouveaux contrats à mettre en place, de même que de mieux planifier en s'assurant d'établir un échéancier réaliste en fonction du mode de sollicitation. Cela permet également d'assurer un équilibre dans la charge des dossiers de l'équipe en gérant mieux les dossiers non planifiés par une communication constante sur l'évolution de ces plans avec les différentes directions.
L'équipe s'agrandit! Nous avons maintenant deux agents de planification, de programmation et de recherche, Annick Rabouin (annick.rabouin.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca) et David Sauvé (david.sauve.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca), qui sont nos experts en approvisionnement. Vous avez des questions concernant la stratégie d'acquisition pour un contrat à mettre en place? Consultez Annick pour tout ce qui concerne les produits et les équipements médicaux et non médicaux, incluant les besoins en technologies de l'information. Dans le cas de tous les services, incluant l’hébergement, et tous les travaux de construction, référez-vous à David!
Portrait personnalisé des activités contractuelles
Chaque année, le Secrétariat du Conseil du trésor procède à l'analyse de différentes données publiées par les organismes publics dans le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) afin de produire un portrait pour chaque organisme public sur trois différents volets :
- Les statistiques sur les activités contractuelles;
- L'évaluation de la conformité et des pratiques en gestion contractuelle, soit le niveau de respect au cadre normatif à l'aide d'un taux de conformité;
- Les indicateurs en matière de gestion contractuelle.
Le portrait personnalisé permet également de se comparer à d'autres organismes similaires.
Pour l'année 2022-2023, le taux de conformité du CISSS de la Montérégie-Ouest a été de 92,6 %. Cela représente bien la rigueur de l'équipe de la gestion contractuelle dans les différentes étapes d'un contrat. Bravo à toute l'équipe!
Autres faits saillants
En 2022-2023, nous avons conclu 325 contrats de plus de 25 000 $ pour une valeur de plus de 173 millions $. Cela représente une augmentation de plus de 10 % du nombre de contrats et près de 125 % de la valeur par rapport à l'année 2021-2022.
À améliorer au cours des prochaines semaines
Dans les pratiques à améliorer au niveau de la gestion contractuelle afin d'augmenter le taux de conformité, nous devons :
- Mettre en place des mécanismes systématiques encadrant le processus d'évaluation de rendement des contractants lorsque le rendement est considéré comme insatisfaisant;
- Assurer une meilleure vigie au niveau des délais requis en reddition de compte.
*Envoyez une copie de l'attestation signée à l'adresse courriel gestion.contractuelle.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.
Direction de la logistique (DL)