La numérisation, c'est gagnant : plusieurs projets réussis

Bonne nouvelle, la numérisation amène une ère nouvelle en ce qui a trait à la conservation des documents!

Nous avons récemment finalisé 2 premiers importants projets de numérisation dans nos installations :

• Avec le secteur de l’approvisionnement qui générait approximativement 30 boîtes par année (soit 200 boîtes sur 7 ans);
• Le secteur des comptes à recevoir qui générait 20 boîtes par année (soit 150 boîtes sur 7 ans).

Et c'est sans compter le projet de numérisation en cours pour les requêtes de laboratoire en CLSC qui génère approximativement 150 boîtes à conserver pour une durée de 2 ans!

À eux seuls, c’est 500 boîtes en moins que nous avons pu éliminer de nos entrepôts, sans compter toute la numérisation faite par le Secteur de la gestion documentaire.

Qu'en pensez-vous?

Avant

Après

Quelques bénéfices

La numérisation permet de nombreux avantages :

• L’économie de temps pour les intervenants qui ont maintenant accès en temps réel aux différents documents numériques;
• L’économie d’espace dans les secteurs qui n’ont plus à conserver les dossiers papier durant plusieurs jours;
• Une sécurité accrue des informations;
• La réduction considérable des coûts d’entreposage et de transport;
• Une réduction de l’empreinte écologique liée à une grande utilisation d’encre et de papier. ⁠ 

Un choix des plus gagnants, vous ne trouvez pas?

Nous soulignons le travail des différentes équipes impliquées dans ces projets de numérisation. Saluons également l’apport du Service de gestion documentaire en plus du personnel en travaux légers/en réaffectation qui ont accompagné et soutenu les secteurs dans cette démarche ainsi que dans le choix d’un système de classement efficace et optimal.

Si vous êtes intéressés à aller de l’avant avec un projet de numérisation dans votre secteur, n’hésitez pas à en discuter avec votre gestionnaire qui pourra communiquer avec le Service de gestion documentaire du CISSSMO. 

Pour en savoir plus

• Calendrier de règles de conservation des documents - série de gestion
• Calendrier de conservation – volet administratif

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Direction des programmes Soins critiques et spécialisés (DPSCS)