Boîte à outils GAR | Gestionnaires et responsables aux horaires
Notre offre de formation
Offre de formation de la GAR-DSIEU
- Tu souhaites améliorer tes compétences en gestion des horaires ?
- Tu aimerais développer ton autonomie dans la gestion des horaires de ton équipe ?
- Tu es nouvellement en poste, pas encore familier avec Logibec et tu dois gérer l'horaire de ton unité ?
Nous sommes là pour t’aider !
Rempli le formulaire d'inscription en cliquant ici pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé dispensé par notre technicien en administration spécialisé dans la formation et le développement des compétences.
Prendre note que le formulaire doit être complété par un gestionnaire. Une fois soumis, notre formateur prendra contact avec toi pour planifier le plan de formation. Il est important de noter que le temps du formateur sera imputé à ton unité administrative.
Offre de formation de la GAR-DRHDO
- Tu souhaites améliorer tes compétences en gestion des horaires ?
- Tu aimerais développer ton autonomie dans la gestion des horaires de ton équipe ?
- Tu es nouvellement en poste, pas encore familier avec Logibec et tu dois gérer l'horaire de ton unité ?
Nous sommes là pour t'aider!
Rempli le formulaire d'inscription en cliquant ici pour bénéficier d'un accompagnement personnalisé dispensé par notre technicien en administration spécialisé dans la formation et le développement des compétences.
Prendre note que le formulaire doit être complété par un gestionnaire. Une fois soumis, notre formateur prendra contact avec toi pour planifier le plan de formation. Il est important de noter que le temps du formateur sera imputé à ton unité administrative.
Capsules de formation et d'informations
Approbation des heures de travail à l'horaire
Voici une courte capsule expliquant le fonctionnement de l'approbation des heures travaillées via le module MO-GRH PAIE (Horaire).
Un aide-mémoire a également été fait : Approbation des heures travaillées via le module MO-GRH Paie (Horaire).
ATTENTION ! Cette façon de faire ne s'applique que pour les heures travaillées par des ressources issues de la main-d'oeuvre indépendante.
Utilisation du tableau des besoins de la GAR DSIEU
Voici une capsule qui t'explique en profondeur tout ce que tu dois savoir sur les tableaux des besoins de la GAR DSIEU :
Consulte également l'Aide-mémoire - Plans d'actions GAR DSIEU pour comprendre rapidement l'utilisation du plan d'action compris dans les tableaux des besoins de la GAR DSIEU.
WEBINAIRE Utilisation du module Horaire
(À venir)
Nos outils et procédures
Calendrier de confection des horaires
Calendrier de confection des horaires
Clique ici pour consulter le calendrier de confection des horaires sous forme de cartographie (version 2024-2025)
Clique ici pour consulter le calendrier de confection des horaires sous forme de tableau (version 2023-2024)
Clique ici pour consulter le calendrier de confection des horaires sous forme de tableau (version 2024-2025)
Présentation vidéo – Quatre (4) affichages d’horaire
Clique ici pour visionner la vidéo
Questions fréquemment posées
Clique ici pour consulter les questions fréquemment posées et leurs réponses
Procédure et formulaire de demande de remplacement, de surcroît long terme ou de modification de canevas d’horaire
Le service de la gestion des activités de remplacement traite les demandes de remplacement et de surcroît long terme en continue dès la réception du formulaire. Les demandes de surcroît doivent être signé par un cadre supérieur pour être autorisé.
Nous demandons aux gestionnaires de nous faire parvenir une mise à jour de leurs demandes de remplacement au moins quatre (4) fois par année aux moments prévus dans le calendrier de confection des horaires. À défaut de recevoir une mise à jour de votre part au cours d’une période de 6 mois, nous pourrions retirer systématiquement votre demande de remplacement de nos tableaux de suivis.
Qu’est-ce qu’une demande de remplacement ou de surcroît long terme?
On parle de remplacement ou de surcroît long terme lorsqu’une affectation temporaire est prévue 14 jours et plus ou à durée indéterminée. Une affectation prévue moins de 14 jours sera octroyée au ponctuel. Voici quelques exemples de remplacement long terme :
- Poste temporairement dépourvu de titulaire
- Titulaire de poste en arrêt de travail
- Titulaire de poste en libération syndicale
- Titulaire de poste en congé long terme
- Poste vacant
- Surplus de travail temporaire
Références : matière 6 des dispositions locales (FIQ, SCFP et APTS).
Processus de traitement des demandes de remplacement et de surcroît long terme
À venir …
Formulaire de demande de remplacement, de surcroît long terme ou de modification de canevas d’horaire
Clique-ici pour accéder au formulaire.
Formulaire de demande de remplacement multiple (GAR DSIEU seulement)
Cliquez-ici pour accéder au formulaire
NOUVEAUTÉ ! Tableau des besoins de remplacements et surcroîts disponibles
Clique-ici pour accéder au tableau
Gestion de la main-d’œuvre indépendante (MOI) et formulaire de plaintes
Séance d'nformation du 27 mars 2024 concernant le nouveau devis de la MOI :
- Présentation PPT du nouveau devis de la MOI (mars 2024)
- Questions et réponses sur le nouveau devis de la MOI (mars 2024)
La GAR assume la responsabilité cruciale de faciliter la communication avec les prestataires de services pour obtenir les demandes d'affectation nécessaires. C'est par ce biais que nous assurons une coordination efficace entre les besoins opérationnels et les ressources disponibles. Cette étape fondamentale garantit que chaque affectation soit attribuée de manière stratégique et en accord avec le contrat régi par le CAG.
Prendre note que les personnes salariées sont toujours notre première priorité. Nous valorisons leur expertise et leur engagement envers l'organisation en leur offrant en premier lieu les opportunités d'affectation disponibles. Cette approche favorise le développement interne tout en renforçant le sentiment d'appartenance à l'équipe. Une fois que nous sommes en liste épuisée, il est possible dès lors de demander une demande d'exécution des prestataires de services.
Dans le cas exceptionnel où aucune ressource interne ne peut combler une affectation à long terme (LT), nous envisageons la possibilité de recourir à une agence externe. Cependant, cette décision doit être clairement communiquée dans la demande de remplacement. Il est à noter que l'attribution des remplacements se fera en adéquation avec l'appel d'offres, et non pas selon les préférences individuelles des gestionnaires. Vous pouvez toutefois préciser certaines exigences afin de favoriser la stabilité clinique.
Pourquoi la GAR planifie parfois des surplus lorsque de la main-d’œuvre indépendante est planifiée à mon horaire ?
Nos équipes travaillent assidûment pour contribuer à l'atteinte des quotas établis sur vos unités. Notre mission nécessite fréquemment une planification anticipée de la main-d'œuvre indépendante sur plusieurs semaines. Dans le cadre de nos obligations syndicales, nous sommes tenus d'offrir en priorité à notre main-d'œuvre interne (CISSSMO) chaque quart de travail comblé par de la main-d'œuvre indépendante.
Cette obligation a souvent pour résultat de laisser la perception que la GAR ajoute des surplus inutiles à vos services. C'est pourquoi nous avons mis en place une stratégie de balayage périodique des surplus. Nous sommes conscients de la pression ressentie par les gestionnaires pour respecter les budgets, et nous reconnaissons notre rôle dans cette gestion.
Nous comprenons que vous pourriez envisager d'utiliser les potentiels surplus pour renforcer votre capacité à offrir des soins ou à fournir de la formation additionnelle. À cette fin, nous vous proposons une méthode : veuillez indiquer les codes horaires SURC (SURX1; SUR1½ et SURX2 sont des variantes de ce code) pour nous informer que le surplus est requis par le service. Au besoin, référez-vous à la note de service à cet effet en cliquant ici
Formulaire de plaintes envers la main-d’œuvre indépendante
Si tu rencontres un enjeu important avec de la main-d’œuvre indépendante, notamment en lien avec le savoir-être ou le savoir-faire, tu peux formuler une plainte en cliquant ici.
Pour plus d’information, réfères-toi à notre équipe de gestion des plaintes : gar.plainteagence.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca
WEBINAIRE Approbation des heures de travail à l'horaire
Cliquez ici pour regarder une courte capsule expliquant le fonctionnement de l'approbation des heures travaillées via le module MO-GRH PAIE (Horaire).
Un aide-mémoire a également été fait : Approbation des heures travaillées via le module MO-GRH Paie (Horaire).
ATTENTION ! Cette façon de faire ne s'applique que pour les heures travaillées par des ressources issues de la main-d'oeuvre indépendante.
Gestion des surplus
Tu constates un surplus sur un quart de travail? Voici quelques astuces et pistes de réflexion à explorer pour assurer l’optimisation de tes ressources et la gestion efficace de tes surplus.
- Est-ce qu’une main-d’œuvre indépendante pourrait être annulée ?
- ATTENTION ! À moins de 4H du quart de travail, nous pourrions devoir payer une pénalité. Voir la section dédiée à la main-d’œuvre indépendante pour plus d’informations.
- Est-ce qu’une ressource en temps supplémentaire pourrait être annulée ?
- Est-ce qu’un membre de l’équipe pourrait bénéficier de recevoir de la formation ou de l’accompagnement additionnel ?
- Est-il possible d’offrir des congés qui permettraient de vider les banques de vacances ou de fériés reportés ?
- Un échange est-il envisageable pour combler un besoin sur un autre quart de travail ou un jour de la semaine ?
- Est-ce qu’un employé de l’équipe volante ou de la liste de rappel accepterait de combler un quart de travail vacant dans un autre service ?
- Est-il possible d’offrir un congé non payé (AANR) ?
Gestion des bris de service
Personnel en soins infirmiers et d’assistance en soins infirmiers (incluant les ADS et les PAU)
À venir...
Évalue la qualité de notre service
GAR-DSIEU
Le service de la gestion des activités de remplacement (DSIEU) recueille les avis de nos partenaires à l'aide des quatre sondages d'appréciation ci-bas. Voici une explication détaillée de chaque niveau d'évaluation :
Excellent | Un sondage d'appréciation classé comme « excellent » signifie que le service de la GAR DSIEU a largement dépassé tes attentes. Cela peut se traduire par une grande satisfaction par rapport à la rapidité de traitement des demandes, la qualité des solutions proposées, la courtoisie du personnel ou encore l'efficacité globale du service. Les partenaires évaluant le service comme excellent ont généralement vécu une expérience très positive, souvent marquée par une interaction personnalisée et un accompagnement exceptionnel.
Bien | Un sondage d'appréciation classé comme « bien » indique que le service de la GAR DSIEU a répondu à tes attentes de manière satisfaisante. Les partenaires qui donnent cette note ont généralement reçu un service de qualité avec quelques améliorations mineures à suggérer. Les aspects tels que le temps d'attente, la réactivité du personnel et la clarté des communications peuvent être considérés comme adéquats, mais avec un certain potentiel d'amélioration.
Mauvais | Lorsqu'un sondage est classé comme « mauvais », cela signifie que le service de la GAR DSIEU n'a pas répondu à tes attentes. Tu peux avoir rencontré des problèmes tels qu'un manque de réactivité, des délais de traitement trop longs, ou des erreurs dans le processus de remplacement.
Médiocre | Une appréciation « médiocre » est la pire note que tu peux attribuer au service reçu. Cela indique que le service de la GAR DSIEU a totalement manqué de répondre tes attentes. Les partenaires qui donnent cette évaluation ont souvent eu des expériences très négatives, telles que des interactions irrespectueuses, des retards excessifs ou des erreurs graves dans le traitement de leurs demandes.
Pour évaluer un service reçu par un membre du personnel de la GAR DSIEU, tu n'as qu'à cliquer sur l'un des visages ci-bas en fonction de la note que tu désires offrir. Tu auras l'opportunité de laisser un commentaire et de demander un suivi concernant cette évaluation si tu le désires.
GAR-DRHDO
À venir …