Guide simplifié pour monter une nouvelle dans le CMS

Trucs et astuces pour la création d'une nouvelle destinés aux conseillers et conseillères en communication de la Direction des communications et des affaires publiques. 

Onglet général

Actif : Vous pouvez cocher la case et mettre une date ultérieure (voir ci-dessous date) pour que votre article apparaisse plus tard sur intranet.

Lire la suite : Permet d'afficher le lien « Lire la suite » à la fin de l'aperçu, sur le fil d'actualité intranet.

Clinique ou autre : Bien souvent cela sera autre, car nous écrivons moins souvent concernant des sujets cliniques.

Catégorie : Sélectionnez la catégorie où vous voulez que votre article soit affiché dans la section de gauche
NOS NOUVELLES. Ça permet aux utilisateurs de filtrer et de retrouver plus vite la nouvelle qu'ils recherchent. 

Date : Date qui sera affichée dans le haut de votre nouvelle.

Date et heure de début :  Date à laquelle sera diffusé votre article dans intranet, dans la section de gauche NOS NOUVELLES.

Date et heure de fin : Date à laquelle votre nouvelle sera désactivée, (restera dans le CMS). Mettre une date de fin quand il y a une date limite ou une fin précise. Exemple : Vous avez jusqu'au 20 avril pour vous inscrire!

Fil d'actualité : Date à laquelle sera diffusée votre nouvelle sur le fil d'actualité intranet. Ce n'est pas obligatoire de le diffuser sur le fil. Par exemple, les nouvelles pour les médecins ne s'y trouvent pas, elles se retrouvent uniquement dans la section NOS NOUVELLES.

Type : Ne rien sélectionner s.v.p., car ceci est uniquement pour l'espaceMÉDICAL. Jacinthe et Noémie s'en occupe. (Si vous voulez que votre nouvelle soit dans l'espaceMÉDICAL, mettez votre lien de nouvelle dans le line up de la cyberlettre.)

Onglet contenu

C'est ici que vous rédigez votre article. 

Slug : Le slug, c'est l'URL. Il se créera automatiquement à partir de votre titre. Vous ne devriez pas le modifier une fois que votre nouvelle est diffusée, car certaines personnes auront peut-être déjà enregistré et mis en favoris votre nouvelle. Si vous dupliquez une nouvelle pour en créer une autre, dans ce cas-ci, il faut supprimer l'URL existant.

Nom : C'est votre titre d'article. Court et accrocheur, on doit comprendre de quoi il s'agit rapidement! On peut aller chercher une émotion chez le lecteur. 

Aperçu : C'est ce qui apparaîtra sous le titre et à droite de l'image à la une. Interpeller votre lecteur, selon votre objectif! Allez chercher une émotion, s'il le faut. Mentionnez l'appel à l'action et/ou la date limite, s'il y a lieu. Une ligne est suffisante.

Contenu : 

Dans le premier paragraphe, mettez de l'avant les infos les plus importantes. C'est le temps d'accrocher l'attention. Vous pouvez mettre les 5W : what, why, who, when, where (quoi, pourquoi, qui, quand et où). La typographie en-tête 4, ou paragraphe en caractère gras est une bonne idée à utiliser pour ce premier paragraphe.

Titre et sous-titre : Les titres et les sous-titres permettent de classer l'information. Les dernières recherches expliquent que le lecteur préfère lire en diagonale plutôt que de cliquer sur des accordéons pour faire défiler le contenu! Les accordéons ne sont donc pas recommandés, sauf si vous avez énormément de contenu! Les titres doivent être plus gros que les sous-titres. Choisissez les en-têtes 2, 3 et 4.

Vouvoiement ou tutoiement : Dans l'intranet, en général, on vouvoiera puisqu'on s'adresse à plusieurs personnes en même temps. 

Rédaction épicène et formulation neutre : L'écriture épicène est de plus en plus utilisée et le Québec en est un précurseur, selon l'OQLF. Des options existent : 

Féminisation de la phrase
À la place d'écrire ça : L'infirmier.ère praticien.ne prend la tension du patient. Écrivez ça : L'infirmière praticienne prend la tension du patient. (La phrase est féminisée, car notre public est majoritairement composé de femmes.) L'inverse, le masculin, est aussi valide! *L'utilisation des points est autorisée seulement sur notre site Web et nos médias sociaux.*

Doublet complet
Exemples : Les agents et les agentes administratives peuvent suivre cette formation. Les conseillers et les conseillères en communication sont vraiment formidables! Ceux et celles qui veulent un congé de popotte doivent faire vite. Le candidat ou la candidate sera accueilli parmi nous.
*L'emploi des doublets peut être lourd. L'emploi du masculin générique est une solution.*

Phrase neutre
À la place d'écrire ça : Les employés et les employées doivent remplir leur feuille de temps toutes les deux semaines. Écrivez ça : Le personnel doit remplir leur feuille de temps toutes les deux semaines.

Énumération :

• Lorsque c'est une phrase complète, nous écrivons une majuscule avec un point final.
• À toutes les jolies phrases que vous écrivez.
• Vous voyez, c'est facile.

Tandis que :

• quand;
• c'est;
• un;
• mot;
• ou une phrase incomplète;
• c'est une minuscule;
• et un point-virgule.

! et ? : Il n'y a pas d'espace entre un point d'exclamation et le mot final ni un point d'interrogation et le mot final.

Image dans le corps de l'article : Les images que vous ajoutez dans le corps de l'article doivent être sans pixelisation. Les photos d'équipe, de projets et d'installations sont les bienvenues si vous avez les consentements. Si vous n'avez pas de photos, vous pouvez ajouter un FINT, mais ce n'est pas obligé. Pour la disposition des images, il est mieux d'utiliser l'option tableau. Je vous recommande aussi de coller l'URL de votre photo (créé lorsque vous déposez l'image dans la Médiathèque) sur celle-ci, comme cela en cliquant dessus elle s'agrandira!

Tableau : Bien à utiliser pour mettre de l'avant une info importante ou pour mettre des photos. Dans Propriétés du tableau, Avancé, vous pouvez choisir de laisser les lignes de votre tableau telles quelles, de mettre les lignes transparentes ou bien d'ajouter une couleur de notre marque employeur. Vous pouvez aussi choisir de mettre un fond de couleur. Si vous choisissez le fond bleu foncé, vous devez utiliser la typographie en-tête 5 (blanche), sinon on ne verra rien. *Attention à l'assemblage pizza.*

Mot d'une autre langue, exagération, expression et titre d’un ouvrage ou d'une section (procédure, roman, article, document, section intranet, etc.) : On utilise l'italique et une majuscule. Effectivement, dans la source de l'OQLF, il est expliqué que l'italique et les guillemets peuvent être utilisés pour tout, mais qu'il faut opter pour l'un ou l'autre pour être constant et enlever la confusion! Donc nous utiliserons dorénavant l'italique pour tout, SAUF pour les citations.

Citation : On utilise les guillemet ( «  » ).

Émoji : L'émoji dans l'article n'est pas une nécessité. On laisse ça aux médias sociaux. Un pictogramme, comme celui-ci 📞, peut être utilisé, mais n'est pas obligatoire!
Exemple, on peut écrire ceci : Pour plus d'information, téléphonez à Caroline Guénette, cheffe de service du bénévolat au 450 555-5555.
Ou ceci : 📞 Simon Guénette, chef de service du bénévolat 450 555-5555 et 💻 Simon Guénette, chef de service du bénévolat simon.guenette.cisssmo16@ssss.gouv.qc.ca.

Signature : Dans le bas de l'article, il faut toujours inscrire le nom de la direction. Indiquer le service, s'il y a lieu. Attention, pour indiquer le service, il doit être officiel et donc inscrit dans l'offre de service de la direction, exemple le Service de prévention, promotion et mieux-être au travail (PPMET). Le nom du service officiel prend une majuscule. Aussi, il peut y en avoir plusieurs. Si c'est le cas, faire SHIFT+CTRL entre chaque destinataire pour ne pas laisser d'espace. Pour finir, inscrivez le nom de la direction au long, l'acronyme entre parenthèses, le tout en caractère gras et mettez la ligne au-dessus du destinateur. Voir l'exemple dans l'accordéon Exemple d'article tiré de La Presse, ici-bas.

Onglet relation

Installation : Si vous voulez ajouter les installations touchées, mais ce n'est pas du tout obligatoire car souvent la communication en touche plusieurs.

Direction : Toujours indiquer la ou les directions responsables du contenu.

Onglet visibilité

Cocher gestionnaires si votre nouvelle s'adresse uniquement à eux. Dans ce cas, seulement les gens avec les accès gestionnaires intranet pourront visualiser l'article.

Cocher contenu public pour rendre votre nouvelle accessible à tous, connectés ou non à l'intranet. Attention! Les personnes de l'extérieur de notre CISSS qui tombent sur votre article pourront le consulter. En cochant contenu public, cela permet à tout notre personnel de visualier la nouvelle facilement, sans être connecté.

Si aucune case n'est cochée, votre nouvelle sera accessible pour tous les utilisateurs qui sont connectés à l'intranet. C'est une façon de sécurisée votre nouvelle si c'est un sujet sensible, par exemple.

Onglet module

Formulaire, quiz, page, nouvelle, publication et document : Permet de lier une ou plusieurs de ces options pertinentes à votre nouvelle.

Médiathèque : Permet d'aller chercher vos images, FINTS, etc. Il y a un raccourci au bas de la nouvelle complètement. 

Colonne principale : Ce que vous y cocherez se trouvera sous votre article. Vos photos apparaîtront plus grandes si elles se trouvent ici!

Colonne de côté :  Ce que vous y cocherez se trouvera à droite de votre article. C'est automatiquement sélectionné pour tout. Décochez médiathèque de colonne de côté pour la cocher colonne principale fera en sorte que vos photos s'affichent plus grandes.

Image à la une

L'image à la une doit être un FINT et doit comporter le ME (pour marque employeur). Caroline et Julie en créent et les déposent dans la médiathèque. Pour vous inspirer, allez voir sur SharePoint (section intranet - visuels fil actualite). Aussi, utilisez les bons mots-clés pour faciliter votre recherche dans le CMS. 

Liens et documents pertinents

Voici des outils pour devenir un AS de l'intranet :

• Lien vers le guide intranet pour les éditeurs : SharePoint DirComm - Intranet - Formation - Guides intranet
• Lien vers la page Intranet pour tout savoir.

Exemple d'article tiré de La Presse

Titre (nom) : L'art du bouquet écoresponsable

Aperçu : Les fleurs ont toujours fasciné Marc Sardi ; aujourd’hui, il vit sa passion à temps plein en tant que designer floral. Rencontre fleurie et conseils de pro pour élever vos bouquets en œuvres d’art éphémères.

Article :

La nature a toujours fait partie intégrante de la vie de Marc Sardi. Et les fleurs y prennent une place de choix depuis quelques années. Le biologiste de formation s’est réinventé au mitan de sa vie pour devenir designer floral. ll offre aujourd’hui son expertise et ses services lors d’ateliers et de mariages.

« Je suis formé en biologie de la faune et j’ai travaillé comme biologiste de terrain » , explique Marc Sardi. Celui-ci faisait surtout des recensements d’oiseaux, et inévitablement, il devait en apprendre plus sur leur habitat. Il s’est donc intéressé de plus près aux plantes. « J’ai développé une passion pour l’identification des plantes, surtout pour les plantes indigènes! »  

Les fleurs étaient déjà un objet de fascination depuis son enfance. Le designer floral a grandi face à un terrain vacant où s’épanouissaient de nombreux végétaux. « Il y avait un champ un peu boisé et il y avait plein de fleurs sauvages », raconte-t-il. « Je me faisais un gros bouquet de verges d’or, de marguerites, d’asters. »

Un beau parcours!

L’idée de lancer un projet en lien avec les fleurs s’est formée petit à petit. Marc Sardi s’inscrit en 2005 à un DEP en horticulture. « J’avais l’idée d’ouvrir une pépinière de vivaces ou de plantes indigènes ou une ferme florale », évoque-t-il. Finalement, le côté scientifique prend encore le dessus. Il devient animateur scientifique et, plus tard, chargé de projet en biodiversité urbaine pour plusieurs OBNL et municipalités.

 Un épuisement professionnel met toutefois un frein à ses activités. C’est à ce moment qu’il consacre plus de temps au gardening. La cour arrière de son appart était déjà l’objet de ses expérimentations. Il plongera encore plus les mains dans la terre.

Le tremplin Instagram

Il publie sur Instagram plusieurs de ses bouquets. Rapidement, il attire l’attention. Ses arrangements floraux, qu’il prend en picture, sont de véritables œuvres d’art. « J’apprécie tout ce qui est peinture de nature morte, les maîtres hollandais et européens du XVIe au XVIIIe siècle, » souligne Marc Sardi. 

On lui souhaite beaucoup de succès!

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Service de prévention, promotion et mieux-être au travail (PPMET)
Direction des ressources humaines et du développement organisationnel (DRHDO)